Gratis voorbeeldfactuur

Een factuur maken lijkt eenvoudig, maar er zijn een aantal belangrijke regels waar je rekening mee moet houden.

👉 Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht voor B2B-transacties.

In dit artikel laten we je zien hoe een correcte factuur eruitziet, welke gegevens verplicht zijn en wat de Peppol-verplichting voor jou betekent.

Hoe ziet een factuur eruit?

Een factuur is meer dan een simpel betaalverzoek: het is een formeel document waarmee je voldoet aan jouw fiscale en administratieve verplichtingen als ondernemer. Of je nu werkt als zelfstandige, in een vennootschap zoals een BV, of via een andere rechtsvorm, een correcte factuur voorkomt misverstanden met klanten én problemen met de fiscus.

Hoewel je vrij bent om de lay-out af te stemmen op jouw eigen huisstijl, zijn er wettelijke verplichtingen waaraan elke factuur moet voldoen. Hieronder vind je de verplichte vermeldingen die op elke zakelijke factuur moeten staan:

• De volledige naam en het adres van jouw onderneming.
• De volledige naam en het adres van jouw klant.
• Jouw btw-identificatienummer.
• Jouw ondernemingsnummer (inschrijving bij de KBO: Kruispuntbank van Ondernemingen).
• De datum van uitreiking van de factuur.
• Een uniek factuurnummer in opeenvolgende volgorde.
• Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
• Het aantal geleverde eenheden of gepresteerde uren.
• De leverdatum van de goederen of diensten.
• Het bedrag exclusief btw.
• Het toegepaste btw-tarief.
• Het verschuldigde btw-bedrag.

Om zeker te zijn dat je geen belangrijke gegevens vergeet, is het aangewezen om te werken met een gestandaardiseerd factuursjabloon of betrouwbare facturatiesoftware. Deze tools zorgen ervoor dat je automatisch aan alle vereist.

Uitzonderingen bij facturen

Heb je met behulp van bovenstaande punten een factuur opgesteld? Houd er dan rekening mee dat in bepaalde gevallen ook het btw-nummer van jouw klant op de factuur moet worden vermeld. Dat is bijvoorbeeld vereist bij de uitvoer van goederen naar andere landen of bij bepaalde diensten. Ook wanneer de btw wordt verlegd, moet het btw-nummer van de klant duidelijk op de factuur staan. Raadpleeg daarom altijd de website van de FOD Financiën voor een volledig overzicht van alle verplichte vermeldingen en uitzonderingen.

Voorbeelden van facturen

Facturen opstellen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Om je op weg te helpen, hebben we een aantal nuttige voorbeeldfacturen verzameld. Denk hierbij aan een factuur zonder btw, volledig afgestemd op de Belgische regelgeving.

Je kiest zelf hoe jouw factuur eruitziet, zolang de wettelijk verplichte vermeldingen aanwezig zijn. Dat geeft je de vrijheid om jouw eigen huisstijl toe te passen, wat direct een uitstekende manier is om jouw zaak vanaf de eerste factuur een professionele uitstraling te geven.

Voorbeeld factuur met btw Word

Factureren in Word? Dat kan perfect én volgens de regels. Met het onderstaande voorbeeld stel je eenvoudig een correcte en overzichtelijke factuur op in een omgeving die je al kent. Zo maak je in een handomdraai een document dat voldoet aan de btw-verplichtingen en meteen klaar is om te verzenden.

Voorbeeld factuur met btw in PDF

Een factuur in pdf-formaat straalt niet alleen professionaliteit uit, maar biedt ook praktische voordelen. Met dit voorbeeld zie je meteen hoe een afgewerkte factuur eruit kan zien: duidelijk gestructureerd, verzorgd opgesteld en klaar om te verzenden.

Voorbeeld factuur zonder btw

Factureren zonder btw? Geen probleem. Of je nu bent vrijgesteld van btw of factureert aan klanten waarvoor btw niet van toepassing is, met dit voorbeeld ziet je hoe je een duidelijke en conforme factuur opstelt zonder btw. Uiteraard met alle verplichte vermeldingen volgens de geldende regelgeving.

Voorbeelden van internationale facturen

Wil je factureren naar het buitenland? Zorg voor de juiste taal en indeling. Als je buitenlandse klanten hebt, is het belangrijk dat jouw factuur ook beschikbaar is in het Engels of een andere relevante taal. Daarom bieden we hieronder voorbeeldfacturen aan die afgestemd zijn op internationale communicatie, zodat je professioneel overkomt: waar jouw klant zich ook bevindt.

Factuur Franse voorbeeld

Voor opdrachten in Frankrijk en Wallonië is een correcte Franstalige factuur essentieel. Dit voorbeeld biedt een duidelijke structuur en bevat de correcte vertalingen van veelgebruikte elementen, zodat jouw factuur zowel professioneel als begrijpelijk is voor jouw Franstalige klant.

Factuur Duits voorbeeld

Voor klanten in Duitsland is een correcte Duitstalige factuur onmisbaar. Dit voorbeeld toont hoe jouw factuur overzichtelijk kan worden opgebouwd, met de juiste terminologie en een structuur die aansluit bij de professionele communicatie op de Duitse markt.

Factuur Engels voorbeeld

Voor internationale opdrachten of Engelstalige klanten is een goed opgestelde Engelse factuur noodzakelijk. Dit voorbeeld helpt je bij het opmaken van een duidelijke en professionele factuur die beantwoordt aan de verwachtingen van een internationaal publiek.

E-facturatie via Peppol is verplicht

Sinds 1 januari 2026 is er iets belangrijks veranderd voor Belgische ondernemers.

👉 B2B-facturen moeten via het Peppol-netwerk verstuurd worden.

Dit betekent:

• facturen worden niet meer als PDF per e-mail verstuurd
• je factuur gaat rechtstreeks naar de administratie van je klant
• verwerking gebeurt automatisch in boekhoudsoftware

Met Peppol:

• wordt je factuur verstuurd als een gestructureerd bestand (UBL)
• kunnen systemen facturen automatisch verwerken
• verklein je de kans op fouten

👉 Een “gewoon” factuurvoorbeeld (zoals in Word of Excel) is dus niet meer voldoende voor B2B.

Hoe maak je een factuur die voldoet aan de verplichting?

Handmatig facturen maken wordt steeds lastiger door deze nieuwe regelgeving.

Daarom kiezen veel ondernemers voor facturatiesoftware.

Met software zoals WeFact:

• maak je eenvoudig correcte facturen
• voldoe je automatisch aan de Belgische regelgeving
• verstuur je facturen direct via Peppol
• voorkom je fouten en handmatig werk

Het gebruik van facturatiesoftware bij het maken van facturen

Wanneer het opmaken van facturen veel tijd in beslag neemt, is facturatiesoftware een uitstekende oplossing. Het grootste voordeel is dat veel processen automatisch verlopen. Denk bijvoorbeeld aan het genereren van factuurnummers, het invullen van de factuurdatum en het automatisch berekenen van bedragen. Zo vermijd je snel gemaakte fouten. Ook voldoe je met facturatiesoftware sneller aan de Peppol-verplichting voor B2B.

Bovendien volgt facturatiesoftware de betaaltermijnen voor je op, waardoor je meteen ziet wanneer je een herinnering kunt versturen. Vaak biedt de software ook extra functionaliteiten, zoals statistieken en overzichtsrapporten, die je meer inzicht geven in jouw inkomsten en uitgaven. Zo houd je niet alleen tijd over, maar ook beter zicht op jouw financiële situatie.

Factureren met het factuurprogramma van WeFact

Werk je met meerdere klanten en wil je het overzicht bewaren in jouw administratie? Met het facturatieprogramma van WeFact maak je snel en eenvoudig professionele facturen op, volg je betalingen op en behoud je het volledige overzicht over jouw facturatieproces. Verstuur facturen eenvoudig met WeFact via het Peppol-netwerk.

Je factureert steeds in jouw eigen huisstijl, verstuurt digitale facturen met één klik en ziet onmiddellijk welke facturen nog openstaan. Alle gegevens worden veilig opgeslagen, zodat je automatisch voldoet aan de wettelijke bewaarplicht. Ook voor particuliere facturen of specifieke betaalopties biedt WeFact flexibele instellingen op maat. Probeer het nu 30 dagen gratis en ervaar zelf hoe eenvoudig en professioneel online factureren kan zijn.