Gratis voorbeeldfactuur

Klaar om jouw eerste facturen te versturen? Proficiat, dat betekent een belangrijke mijlpaal voor jouw onderneming. Maar hoe stel je een factuur op die er zowel professioneel uitziet als juridisch in orde is? In dit artikel geven onze experten een heldere uitleg. Je ontdekt er praktische tips én kunt gratis verschillende voorbeeldfacturen downloaden waarmee je meteen aan de slag kunt.

Voorbeelden van facturen

Facturen opstellen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Om je op weg te helpen, hebben we een aantal nuttige voorbeeldfacturen verzameld. Denk hierbij aan een factuur zonder btw, volledig afgestemd op de Belgische regelgeving.

Je kiest zelf hoe jouw factuur eruitziet, zolang de wettelijk verplichte vermeldingen aanwezig zijn. Dat geeft je de vrijheid om jouw eigen huisstijl toe te passen, wat direct een uitstekende manier is om jouw zaak vanaf de eerste factuur een professionele uitstraling te geven.

Voorbeeld factuur met btw Word

Factureren in Word? Dat kan perfect én volgens de regels. Met het onderstaande voorbeeld stel je eenvoudig een correcte en overzichtelijke factuur op in een omgeving die je al kent. Zo maak je in een handomdraai een document dat voldoet aan de btw-verplichtingen en meteen klaar is om te verzenden.

Voorbeeld factuur met btw in PDF

Een factuur in pdf-formaat straalt niet alleen professionaliteit uit, maar biedt ook praktische voordelen. Met dit voorbeeld zie je meteen hoe een afgewerkte factuur eruit kan zien: duidelijk gestructureerd, verzorgd opgesteld en klaar om te verzenden.

Voorbeeld factuur zonder btw

Factureren zonder btw? Geen probleem. Of je nu bent vrijgesteld van btw of factureert aan klanten waarvoor btw niet van toepassing is, met dit voorbeeld ziet je hoe je een duidelijke en conforme factuur opstelt zonder btw. Uiteraard met alle verplichte vermeldingen volgens de geldende regelgeving.

Voorbeelden van internationale facturen

Wil je factureren naar het buitenland? Zorg voor de juiste taal en indeling. Als je buitenlandse klanten hebt, is het belangrijk dat jouw factuur ook beschikbaar is in het Engels of een andere relevante taal. Daarom bieden we hieronder voorbeeldfacturen aan die afgestemd zijn op internationale communicatie, zodat je professioneel overkomt: waar jouw klant zich ook bevindt.

Factuur Franse voorbeeld

Voor opdrachten in Frankrijk en Wallonië is een correcte Franstalige factuur essentieel. Dit voorbeeld biedt een duidelijke structuur en bevat de correcte vertalingen van veelgebruikte elementen, zodat jouw factuur zowel professioneel als begrijpelijk is voor jouw Franstalige klant.

Factuur Duits voorbeeld

Voor klanten in Duitsland is een correcte Duitstalige factuur onmisbaar. Dit voorbeeld toont hoe jouw factuur overzichtelijk kan worden opgebouwd, met de juiste terminologie en een structuur die aansluit bij de professionele communicatie op de Duitse markt.

Factuur Engels voorbeeld

Voor internationale opdrachten of Engelstalige klanten is een goed opgestelde Engelse factuur noodzakelijk. Dit voorbeeld helpt je bij het opmaken van een duidelijke en professionele factuur die beantwoordt aan de verwachtingen van een internationaal publiek.

Hoe ziet een correcte factuur eruit?

Een factuur is meer dan een simpel betaalverzoek: het is een formeel document waarmee je voldoet aan jouw fiscale en administratieve verplichtingen als ondernemer. Of je nu werkt als zelfstandige, in een vennootschap zoals een BV, of via een andere rechtsvorm, een correcte factuur voorkomt misverstanden met klanten én problemen met de fiscus.

Hoewel je vrij bent om de lay-out af te stemmen op jouw eigen huisstijl, zijn er wettelijke verplichtingen waaraan elke factuur moet voldoen. Hieronder vind je de verplichte vermeldingen die op elke zakelijke factuur moeten staan:

• De volledige naam en het adres van jouw onderneming.
• De volledige naam en het adres van jouw klant.
• Jouw btw-identificatienummer.
• Jouw ondernemingsnummer (inschrijving bij de KBO: Kruispuntbank van Ondernemingen).
• De datum van uitreiking van de factuur.
• Een uniek factuurnummer in opeenvolgende volgorde.
• Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
• Het aantal geleverde eenheden of gepresteerde uren.
• De leverdatum van de goederen of diensten.
• Het bedrag exclusief btw.
• Het toegepaste btw-tarief.
• Het verschuldigde btw-bedrag.

Om zeker te zijn dat je geen belangrijke gegevens vergeet, is het aangewezen om te werken met een gestandaardiseerd factuursjabloon of betrouwbare facturatiesoftware. Deze tools zorgen ervoor dat je automatisch aan alle vereist

Uitzonderingen bij facturen

Heb je met behulp van bovenstaande punten een factuur opgesteld? Houd er dan rekening mee dat in bepaalde gevallen ook het btw-nummer van jouw klant op de factuur moet worden vermeld. Dat is bijvoorbeeld vereist bij de uitvoer van goederen naar andere landen of bij bepaalde diensten. Ook wanneer de btw wordt verlegd, moet het btw-nummer van de klant duidelijk op de factuur staan. Raadpleeg daarom altijd de website van de FOD Financiën voor een volledig overzicht van alle verplichte vermeldingen en uitzonderingen.

Hoe maak je een factuur?

Een factuur opstellen kan op verschillende manieren. Je kunt bijvoorbeeld gebruikmaken van Word of Excel. In dat geval werk je met een sjabloon dat je manueel aanvult met de juiste gegevens. Daarnaast kun je ook kiezen voor een meer geautomatiseerde aanpak met behulp van facturatiesoftware. Zo’n programma helpt je om sneller en correcter te factureren, met minder kans op fouten. Hieronder lichten we graag de verschillende mogelijkheden toe om een factuur op te maken:

Hoe maak je een factuur in Excel?

Als je een factuur wilt opmaken in Excel, is het aangeraden om onderstaande stappen te volgen:

1. Start Excel op.
2. Kies een van de vooraf ingeladen factuursjablonen.
3. Voeg de naam, adresgegevens, contactinformatie, het ondernemingsnummer en btw-nummer van jouw bedrijf toe.
4. Vul de naam-en-adresgegevens van jouw klant in.
5. Vul de factuurlijnen in met een omschrijving, het bedrag en het btw-percentage.
6. Sla het bestand op als een pdf-bestand.
7. Jouw Excel factuur is nu klaar om te versturen.

Hoe maak je een factuur met Word?

Heb je weinig ervaring met Excel? Dan kun je ook perfect een factuur opmaken met Word. Met behulp van een sjabloon kun je gratis en eenvoudig zelf facturen aanmaken. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

1. Start Word op.
2. Kies een factuursjabloon.
3. Voeg de naam-en-adresgegevens van jouw onderneming toe.
4. Voeg de naam en contactgegevens van jouw klant toe.
5. Noteer de datum van aankoop of levering.
6. Voeg alle relevante informatie toe over de geleverde of verzonden goederen/diensten.
7. Sla het Wordbestand op als pdf.
8. Jouw Word factuur is nu klaar om te versturen.

Hoe zet ik een factuur in pdf?

Heb je een factuur opgemaakt in Excel of Word? Dan is het belangrijk dat jouw factuur er professioneel uitziet. Dat doe je door het bestand om te zetten naar een pdf-bestand. Volg hiervoor onderstaande stappen:

1. Klik op het tabblad ‘Bestand’ en kies vervolgens ‘Opslaan als’.
2. Geef bij ‘Bestandsnaam’ aan onder welke naam je het pdf-bestand wilt opslaan.
3. Klik in het venster ‘Opslaan als’ op het pijltje naast de bestandsindeling en kies ‘pdf’.
4. Sla het bestand op.
5. Zoek het pdf-bestand in jouw documentenmap.
6. Jouw professionele factuur is nu klaar om te versturen.

Wat is het verschil tussen Excel, Word en PDF?

Veel beginnende ondernemers starten met het opstellen van hun facturen in Word of Excel, omdat dit een goedkope en toegankelijke manier is om de administratie als zelfstandige bij te houden. Wie kiest voor Word, gebruikt doorgaans een vast sjabloon waarin de factuurgegevens handmatig worden ingevuld. Dit zorgt ervoor dat de facturen er uniform en verzorgd uitzien. 

Excel werkt grotendeels op dezelfde manier, maar biedt als extra voordeel dat er met formules gewerkt kan worden. Hierdoor worden bedragen, subtotalen en btw automatisch berekend, wat niet alleen tijd bespaart, maar ook de kans op fouten verkleint. Voor een professionele afwerking wordt het document nadien opgeslagen als pdf. Dit zorgt ervoor dat de factuur er netjes uitziet, niet meer bewerkbaar is en klaar is om op een betrouwbare manier naar de klant verstuurd te worden.

Tips voor een professionele factuur

Een correcte factuur is essentieel voor jouw boekhouding, maar een professionele factuur gaat nog een stap verder. Ze straalt betrouwbaarheid uit, versterkt de identiteit van jouw onderneming en helpt om misverstanden over betalingen of inhoud te vermijden. Zeker bij nieuwe klanten of opdrachten op afstand draagt een verzorgde factuur bij tot een sterke en professionele eerste indruk. Met de onderstaande tips zorg je ervoor dat jouw factuur niet alleen juridisch in orde is, maar ook duidelijk en klantgericht overkomt:

• Gebruik een overzichtelijk factuursjabloon
• Zorg dat alle verplichte gegevens zichtbaar zijn
• Geef duidelijk aan wat je levert of factureert
• Voeg, indien van toepassing, een offertenummer toe
• Gebruik een nette, klantgerichte factuurtekst

Het gebruik van facturatiesoftware bij het maken van facturen

Wanneer het opmaken van facturen veel tijd in beslag neemt, is facturatiesoftware een uitstekende oplossing. Het grootste voordeel is dat veel processen automatisch verlopen. Denk bijvoorbeeld aan het genereren van factuurnummers, het invullen van de factuurdatum en het automatisch berekenen van bedragen. Zo vermijd je snel gemaakte fouten. 

Bovendien volgt facturatiesoftware de betaaltermijnen voor je op, waardoor je meteen ziet wanneer je een herinnering kunt versturen. Vaak biedt de software ook extra functionaliteiten, zoals statistieken en overzichtsrapporten, die je meer inzicht geven in jouw inkomsten en uitgaven. Zo houd je niet alleen tijd over, maar ook beter zicht op jouw financiële situatie.

Factureren met het factuurprogramma van WeFact

Werk je met meerdere klanten en wil je het overzicht bewaren in jouw administratie? Met het facturatieprogramma van WeFact maak je snel en eenvoudig professionele facturen op, volg je betalingen op en behoud je het volledige overzicht over jouw facturatieproces.

Je factureert steeds in jouw eigen huisstijl, verstuurt digitale facturen met één klik en ziet onmiddellijk welke facturen nog openstaan. Alle gegevens worden veilig opgeslagen, zodat je automatisch voldoet aan de wettelijke bewaarplicht. Ook voor particuliere facturen of specifieke betaalopties biedt WeFact flexibele instellingen op maat. Probeer het nu 30 dagen gratis en ervaar zelf hoe eenvoudig en professioneel online factureren kan zijn.