Het eerste kwartaal van 2025 zit er alweer bijna op! Tijd voor een korte update met belangrijke btw-tips en handige nieuwe functies in WeFact.

📅 Btw-aangifte staat weer voor de deur!

De deadline voor de btw-aangifte nadert, dus zorg dat je administratie op orde is. Veel ondernemers maken onbewust fouten die eenvoudig te voorkomen zijn.

E-facturatie via Peppol: Wacht niet tot 2026, regel het nu!

Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie via Peppol verplicht in België. Maar waarom wachten? Door nu al over te stappen op Peppol-facturatie met WeFact:

✅ Werk je efficiënter en bespaar je tijd
✅ Vermijd je last-minute stress en mogelijke boetes
✅ Ben je jouw concurrentie een stap voor

Nieuw in WeFact: Verbeterde huisstijlinstellingen

Stel bedragen en datums precies in zoals jij wilt:

📌 Bedragnotatie: 1.234,56 of 1,234.56
📌 Datumnotatie: dd-mm-jjjj, jjjj-mm-dd of mm-dd-jjjj

Pas ook factuur- en offertetermen aan, zoals BTW, korting of creditreferentie. Handig voor internationale klanten of een gepersonaliseerde schrijfstijl!

Nieuwe logfunctie: zie wanneer een back-up is hersteld

Werk je samen met collega’s of je accountant? Vanaf nu kun je eenvoudig zien wanneer een back-up is hersteld en door wie. Deze log is te vinden in de administratie-instellingen zodra er een back-up is teruggezet.

API-uitbreiding: banktransacties benaderen & matchen 

Voor wie met koppelingen werkt: WeFact biedt nu nóg meer mogelijkheden!

📌 Banktransacties inzien, toevoegen en verwijderen
📌 Facturen, aankoopfacturen en incassobatches automatisch matchen

Wil je WeFact koppelen met jouw systemen? Bekijk de API-documentatie.

We blijven WeFact continu verbeteren, zodat jij nóg slimmer kunt werken.
👉 Ontdek alle nieuwe functies in je account en haal er direct voordeel uit!

WeFact blijft verbeteren! We hebben een aantal nieuwe instellingen toegevoegd in de huisstijl. Zo kun je vanaf nu per huisstijl instellen hoe bedragen en datums worden weergeven en specifieke termen eenvoudig vertalen. Daarnaast is het vanaf nu mogelijk om banktransacties te benaderen én hebben we het XML-formaat voor incasso- en inkoopfactuur batches geüpdatet.

Bepaal hoe bedragen en datums worden weergegeven

Vanaf nu kun je per huisstijl instellen hoe bedragen en datums worden weergegeven. Zo sluit je facturatie nog beter aan bij jouw bedrijf en de voorkeuren van jouw klanten. De huisstijlopties in WeFact zijn uitgebreid met nieuwe instellingen voor:

• Bedrag notatie:
  Kies tussen 1.234,56 of 1,234.56
• Datum notatie:
  Kies uit dd-mm-jjjj, jjjj-mm-dd of mm-dd-jjjj

Deze instellingen hebben invloed op pdf-bestanden, e-mails, offerte-acceptatiepagina’s en online betaalpagina’s. Je kunt dit eenvoudig aanpassen via ‘Huisstijl opties’ binnen de huisstijlinstellingen, rechtsboven in het scherm.

Nieuwe vertaalopties

Naast de nieuwe getal- en datumnotatie hebben we ook extra instellingen toegevoegd voor de vertalingen in je facturen en offertes. In het tabblad ‘Vertalingen’ in de huisstijleditor kun je nu eenvoudig aanpassen hoe specifieke termen worden weergegeven, zoals:

• Facturen: BTW, korting op factuur(regel), creditreferentie
• Offertes: korting op offerte(regel), tekst voor btw-bedragen
• Extra documenten: korting op factuurregel

Of je nu internationale klanten hebt of een specifieke schrijfstijl hanteert, met de nieuwe huisstijlopties stem je je facturen en offertes nog beter af op jouw klanten en zorg je voor een professionele uitstraling.

API toevoeging: banktransacties

Vanaf nu is het mogelijk om via de WeFact API banktransacties te benaderen. Dit betekent dat externe applicaties eenvoudig gekoppeld kunnen worden om transacties in WeFact in te zien en te beheren. Wat kun je doen met de nieuwe API-mogelijkheden?

• Een lijst met transacties ophalen
• Informatie over een specifieke transactie opvragen
• Transacties toevoegen
• Transacties verwijderen of negeren

Meer uitleg over deze API toevoeging vind je in onze API-documentatie. Wil je aan de slag met een eigen koppeling? Bekijk de uitleg op onze website en ontdek hoe je WeFact kunt integreren met jouw systemen.

Nieuw XML-formaat voor incasso- en inkoopfactuur batches

Wanneer je een incasso- of inkoopfactuur batch downloadt in WeFact, ontvang je een XML-bestand in een specifiek formaat (PAIN). Inmiddels is er een nieuwe standaard voor dit formaat. De huidige standaard wordt nog minimaal ondersteund tot november 2025, maar het kan zijn dat jouw bank de nieuwe standaard al in gebruik heeft genomen.

Vanaf nu krijg je daarom bij het downloaden van een batch de keuze tussen twee formaten:

• SEPA XML Versie 2009 – In nagenoeg alle gevallen nog steeds bruikbaar
• SEPA XML Versie 2019 – Vereist door sommige banken

Uiteindelijk zal enkel het nieuwe formaat geaccepteerd worden door banken. Met deze update zorgen we ervoor dat je probleemloos betalingen kunt blijven verwerken.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.be.

2024 was een belangrijk jaar voor WeFact: we zijn officieel naar België uitgebreid! Met een Belgische accountmanager aan boord kunnen we jou nog betere ondersteuning bieden. 

We geven je graag een aantal handige tips voor een vliegende start in 2025! Vergeet ook niet onze speciale tip-een-vriend actie, waarmee je een € 100,- keuzecadeaubon kunt verdienen! Deze actie is alleen nog geldig in december, dus mis het niet!

Tips voor een zorgeloze start in 2025

1. Check de factuurnummering

Bekijk of jouw factuurnummering goed staat ingesteld, zodat het nummer begint met het juiste jaartal.

2. Productprijzen indexeren

Veranderen de prijzen van jouw producten in 2025? Pas deze dan handmatig aan of overschrijf de prijzen via een Excel-import.

3. Nieuw boekjaar openen

Gebruik je WeFact in combinatie met een boekhoudpakket? Vergeet niet om in je boekhoudpakket een nieuw boekjaar te openen, zodat alles meteen goed geëxporteerd wordt.

4. Maak gebruik van Peppol

Wist je dat WeFact volledig geïntegreerd is met het Peppol-netwerk? Dit zorgt voor een snelle, veilige en foutloze uitwisseling van elektronische facturen. Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie via Peppol in België verplicht voor zakelijke transacties tussen bedrijven (B2B). Zorg er daarom voor dat je nu al overstapt naar Peppol e-facturatie.

5. Inzicht in productvoorraad

Heb je veel verschillende producten? Met de nieuwe voorraadfunctionaliteit in WeFact houd je eenvoudig bij hoeveel producten je op voorraad hebt, wanneer je bij moet bestellen en of je aan de klantvraag kunt voldoen. Dat alles direct vanuit je vertrouwde WeFact omgeving. Probeer het nu 14 dagen gratis!

6. Ontdek WeFact CRM, nu ook in de mobiele app!

Met WeFact CRM beheer je taken snel en eenvoudig: maak ze aan, wijs ze toe aan jezelf of een collega, koppel ze aan items in WeFact en vink ze af zodra ze zijn voltooid. Daarnaast kun je interacties vastleggen, zodat je deze later altijd kunt terugvinden.

Het nieuwste voordeel? WeFact CRM is nu ook beschikbaar via onze mobiele app! Hiermee heb je altijd en overal toegang tot klantgegevens, ideaal voor onderweg of tijdens afspraken. Meld je aan voor de gratis testfase en ontdek zelf het gemak van WeFact CRM!

Succesverhaal: Coachen met Lef en WeFact

Bekijk hoe Coachen met Lef slimmer en efficiënter werkt met WeFact!

Met deze tips ben je verzekerd van een vliegende start in 2025! 

Verkoop je producten en reken je daar verzendkosten bij? Dan vraag je je misschien af of je ook btw moet rekenen over de verzendkosten. In deze blog leggen we dit graag uit en gaan we dieper in op btw over verzendkosten.

Moet ik btw rekenen over de verzendkosten?

In de meeste gevallen moet je btw rekenen over de verzendkosten die je aan jouw klanten doorrekent. Dit geldt zowel voor fysieke als voor digitale producten, aangezien verzendkosten worden beschouwd als een onderdeel van de totale verkooptransactie. De FOD Financiën beschouwt verzendkosten als een bijkomende dienst bij de levering van goederen. Dit betekent dat dezelfde btw-regels gelden voor de verzendkosten als voor de verkochte goederen.

Btw-tarief voor verzendkosten

Het btw-tarief dat je op de verzendkosten moet toepassen, is hetzelfde tarief dat geldt voor de producten die je verkoopt. Er zijn in België verschillende btw-tarieven, afhankelijk van het type product.

• Hoog tarief (21%): Dit is het standaardtarief en geldt voor de meeste producten en diensten.
• Laag tarief (6%): Dit tarief geldt voor bepaalde essentiële goederen en diensten, zoals voeding, farmaceutische producten en boeken.
• Nultarief (0%): Dit geldt onder bepaalde omstandigheden, zoals voor internationale leveringen naar niet EU-landen.

Voorbeeld: Verkoop je voeding (6% btw) en reken je verzendkosten, dan geldt ook voor de verzendkosten het lage tarief van 6%. Verkoop je elektra (21% btw) dan moet je ook 21% btw rekenen over de verzendkosten.

Waarom wordt er btw gerekend over de verzendkosten?

De FOD Financiën ziet verzendkosten als een onderdeel van de levering van het product. Ze zijn essentieel om het product bij de klant te krijgen en worden daarom beschouwd als een bijkomende dienst die onlosmakelijk verbonden is met de verkoop van het product. Door btw te heffen over de verzendkosten, wordt er geen onderscheid gemaakt tussen producten die afgehaald worden en producten die verzonden worden. Dit zorgt voor eerlijke btw-heffing.

Voorbeeld factuur met verzendkosten

Hoe zet je verzendkosten op de factuur?

Het is belangrijk om de verzendkosten correct op de factuur te vermelden voor een duidelijke en transparante administratie. Plaats de verzendkosten op een aparte regel op de factuur, zodat het voor de klant duidelijk is welke kosten er in rekening worden gebracht. Zorg er ook voor dat je het juiste btw-tarief toepast.

Door de verzendkosten duidelijk te vermelden, zorg je voor transparantie en voldoe je aan de btw-regels. Bij WeFact helpen we je graag om je facturatie en administratie soepel en efficiënt te laten verlopen. Benieuwd naar de mogelijkheden van WeFact? Vraag dan een 30 daagse gratis proefperiode aan!

We nemen je graag mee in de ontwikkelingen van dit kwartaal!

Productvoorraad beschikbaar voor iedereen!

De testfase van onze productvoorraad functionaliteit is succesvol afgerond en vanaf nu beschikbaar voor alle gebruikers! Probeer het vandaag nog uit en ontdek hoe het je voorraadbeheer kan verbeteren. 

Na een 14-daagse gratis proefperiode kun je de module afnemen voor € 15,- p/m.

Met de module productvoorraad wordt je voorraad automatisch aangepast bij iedere verkoop en kun je meldingen instellen voor lage voorraadstanden, zodat je nooit voor verrassingen komt te staan! 

In de laatste update hebben we het mogelijk gemaakt om je voorraad bij te werken via een inkoopfactuur wanneer je nieuwe producten hebt ingekocht. Ook kun je nu magazijnen en barcodes toevoegen aan jouw producten, waardoor je deze gemakkelijker kunt ordenen.

ISO 27001 certificering

We zijn blij om te melden dat WeFact sinds 28 juni 2024 officieel ISO 27001 gecertificeerd is! In deze digitale tijd is het beschermen van gegevens van onze klanten, zoals persoonlijke en bedrijfsinformatie, essentieel. Deze certificering toont aan dat we actief maatregelen nemen om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen en bescherming te bieden tegen bedreigingen zoals hackers en datalekken. Zo kun je met vertrouwen blijven werken binnen een veilig systeem.

Tip WeFact aan anderen

Heb je een vriend, collega of zakenrelatie die ook op zoek is naar een slimme oplossing voor hun facturatie? Met onze Tip een vriend-actie kun je hen niet alleen helpen, maar ook zelf een leuke beloning ontvangen!

Hoe werkt het? Simpel! Tip WeFact aan iemand in jouw netwerk. Als deze persoon klant wordt, ontvang jij als dank een cadeaubon van € 25,-. Zo profiteren jullie beiden van onze gebruiksvriendelijke software!

Meer weten over de actie en de voorwaarden? Klik hier.

We blijven door ontwikkelen om WeFact beter te maken!

Er is zojuist een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update hebben we het online betaalscherm een update gegeven!

Wat is er verbeterd

Maak je in WeFact gebruik van de online betaallink? Dan kunnen jouw klanten eenvoudig betalen. Na de vernieuwing van de offerte online accepteer pagina, hebben we nu ook het online betaalscherm vernieuwd. Hierdoor kan jouw klant de originele factuur zien naast de betaalgegevens. Zo is het nog duidelijker waarvoor de klant betaalt.

Als de originele factuur nog niet zichtbaar is op jouw online betaalscherm, dan kun je dit inschakelen bij de instellingen. Ga hiervoor naar “Instellingen” -> “Betaalmogelijkheden” -> “Online betalen via Mollie” -> “Online betaalscherm voorkeuren”.

Ook is de mobiele gebruikerservaring flink verbeterd. Tegenwoordig vinden veel betalingen plaats via een mobiel scherm, we vinden het daarom belangrijk dat betalingen zo simpel mogelijk zijn voor klanten van WeFact-gebruikers.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.