Als ondernemer is factureren een essentieel onderdeel van je bedrijfsvoering. Bij het opstellen van een factuur moet je je houden aan bepaalde wettelijke eisen om de factuur rechtsgeldig te maken. In dit artikel leggen we uit welke gegevens verplicht zijn op een factuur en hoe je ervoor zorgt dat je aan alle eisen voldoet.
Wat moet er altijd op een factuur staan?
Hoewel niet alle facturen hetzelfde zijn, zijn er bepaalde gegevens die altijd op een factuur moeten staan, afhankelijk van het type transactie. Wanneer je bijvoorbeeld goederen of diensten verkoopt aan een partij die vrijgesteld is van btw, hoef je geen btw op de factuur te vermelden. Voor de meeste facturen gelden echter de volgende verplichte gegevens:
De verplichte gegevens op een factuur
Een factuur bestaat uit twee onderdelen: de factuurkop en de factuurregels. Hieronder vind je wat verplicht is per onderdeel.
De factuurkop
- Volledige bedrijfsnaam en adres: Vermeld de officiële naam en het adres van jouw bedrijf.
- Naam en adres van de klant: Vermeld de naam en het adres van de afnemer.
- Jouw btw-nummer: Dit is verplicht als je btw moet berekenen.
- Jouw ondernemersnummer: Vermeld je ondernemersnummer.
- Factuurdatum: Dit is de datum waarop de factuur is opgemaakt.
- Factuurnummer: Elk factuurnummer moet uniek en oplopend zijn.
De factuurregels
- Omschrijving van de goederen of diensten: Duidelijke beschrijving van wat je hebt geleverd.
- Aantal geleverde goederen of uren aan diensten: Specificeer de hoeveelheden of uren.
- Leverdatum van de goederen/diensten: Vermeld de datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden.
- Het bedrag exclusief btw: Het te betalen bedrag zonder btw.
- Het btw-tarief: Geef het toepasselijke btw-tarief aan.
- Het te betalen btw-bedrag: Vermeld hoeveel btw er in totaal betaald moet worden.
Aanvullende eisen voor facturatie in het buitenland
Bij het exporteren van goederen of diensten naar het buitenland, vooral binnen de EU, moet je in sommige gevallen ook het btw-nummer van jouw klant op de factuur vermelden. Dit is met name van belang wanneer de btw wordt verlegd, zodat de buitenlandse belastingdienst de btw kan innen van jouw klant.
Is een bankrekeningnummer verplicht op een factuur?
Nee, het is niet wettelijk verplicht om een bankrekeningnummer op de factuur te vermelden. Veel ondernemers doen dit echter wel om te voorkomen dat klanten bijvoorbeeld contant betalen.
Welke naam moet op een factuur staan?
De naam die op de factuur moet staan, is de juridische naam of handelsnaam van de kopende partij, oftewel degene met wie je de overeenkomst hebt gesloten. Zorg ervoor dat je de naam en adresgegevens controleert, vooral bij zakelijke klanten.
Wat is een vereenvoudigde factuur?
Een vereenvoudigde factuur bevat minder details dan een normale factuur. Een vereenvoudigde factuur moet in ieder geval de volgende gegevens bevatten:
- Factuurdatum
- Bedrijfsnaam en adresgegevens
- Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Het btw-bedrag en het btw-tarief
Bij leveringen of diensten buiten België is een vereenvoudigde factuur meestal niet toegestaan. Bekijk alle regels op de website van FOD Financiën.
Hoe zit het met een creditfactuur?
Wanneer een factuur foutief is, moet je deze corrigeren met een creditfactuur. Dit is verplicht volgens de FOD Financiën. Een creditfactuur zorgt ervoor dat de foutieve factuur wordt teruggedraaid door het oorspronkelijke bedrag (deels) te corrigeren. Zo blijft de administratie correct en volledig.
Automatiseer het factureren met WeFact
WeFact biedt een oplossing voor ondernemers die tijd willen besparen op het facturatieproces. Het programma automatiseert veel taken, zoals het invullen van verplichte gegevens en het bijhouden van de betalingstermijnen. Hiermee verminder je het risico op fouten en bespaar je kostbare tijd die je kunt besteden aan andere belangrijke taken binnen je bedrijf.
Met WeFact kun je eenvoudig facturen opstellen, herinneringen versturen en zelfs facturen automatisch laten versturen, zodat je administratie altijd up-to-date is. Probeer het zelf met een gratis 30-daagse proefperiode.