Wat moet er verplicht op een factuur staan?

Een factuur is het officiële document waarmee je als ondernemer een geleverde dienst of geleverd goed aanrekent aan een klant. Het dient als bewijsstuk voor de verkoop, zowel voor jou en je klant als voor de fiscus. Als ondernemer is een factuur maken dan ook een belangrijk onderdeel van je bedrijfsvoering. Bij het opstellen van een factuur moet je je houden aan bepaalde wettelijke eisen om de factuur rechtsgeldig te maken: zonder deze verplichte gegevens telt een document niet als geldige factuur. In dit artikel leggen we uit wat er op een factuur moet staan, waarom het btw-nummer op een factuur verplicht kan zijn en welke andere facturatiegegevens vereist zijn.

6 stappen voor het maken van een correcte factuur

1. Verzamel je bedrijfsgegevens en de klantgegevens. Zorg dat je eigen bedrijfsnaam, adres, ondernemingsnummer en btw-nummer bij de hand hebt, samen met de juiste naam en adresgegevens van je klant.
2. Ken je factuur een uniek en oplopend factuurnummer toe.
3. Vul de factuurdatum in en omschrijf duidelijk welke goederen of diensten je hebt geleverd, met aantallen of uren en de leverdatum.
4. Bereken het bedrag exclusief btw en geef het juiste btw-tarief aan.
5. Bepaal het totaalbedrag inclusief btw en de betalingstermijn.
6. Verstuur de factuur tijdig naar je klant en bewaar zelf een kopie in je administratie.

Hieronder vind je per onderdeel exact welke gegevens verplicht zijn.

De verplichte gegevens op een factuur

De wetgeving in België schrijft voor dat een factuur uit een aantal verplichte gegevens moet bestaan. Deze zijn nodig om fiscale redenen én om de rechten en plichten van beide partijen te waarborgen. Een factuur bestaat uit twee onderdelen: de factuurkop en de factuurregels. Hieronder vind je wat verplicht is per onderdeel.

De factuurkop

• Volledige bedrijfsnaam en adres: vermeld de officiële naam en het adres van jouw bedrijf.
• Naam en adres van de klant: vermeld de naam en het adres van de afnemer.
• Jouw btw-nummer: dit is verplicht als je btw moet berekenen.
• Jouw ondernemersnummer: vermeld je ondernemersnummer.
• Factuurdatum: dit is de datum waarop de factuur is opgemaakt.
• Factuurnummer: elk factuurnummer moet uniek en oplopend zijn.

De factuurregels

• Omschrijving van de goederen of diensten: duidelijke beschrijving van wat je hebt geleverd.
• Aantal geleverde goederen of uren aan diensten: specificeer de hoeveelheden of uren.
• Leverdatum van de goederen/diensten: vermeld de datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden.
• Het bedrag exclusief btw: het te betalen bedrag zonder btw.
• Het btw-tarief: geef het toepasselijke btw-tarief aan.
• Het te betalen btw-bedrag: vermeld hoeveel btw er in totaal betaald moet worden.

Aanvullende eisen voor facturatie in het buitenland

Bij het exporteren van goederen of diensten naar het buitenland, vooral binnen de EU, moet je in sommige gevallen ook het btw-nummer van jouw klant op de factuur vermelden. Dit is met name van belang wanneer de btw wordt verlegd, zodat de buitenlandse belastingdienst de btw kan innen van jouw klant.

Wat is het verschil tussen een offerte en een factuur?

Een offerte is een vrijblijvend voorstel dat je aan een klant stuurt vóór je een opdracht uitvoert, met daarin een inschatting van de prijs en de voorwaarden. De klant is op basis van een offerte nog niets verschuldigd. Pas nadat de klant akkoord is gegaan en de opdracht is uitgevoerd, stel je een factuur op: het document waarmee je het overeengekomen bedrag daadwerkelijk opeist en dat aan de wettelijke facturatievereisten moet voldoen. Een offerte is dus vrijblijvend, een factuur niet.

Is een bankrekeningnummer verplicht op een factuur?

Nee, het is niet wettelijk verplicht om een bankrekeningnummer op de factuur te vermelden. Veel ondernemers doen dit echter wel om te voorkomen dat klanten bijvoorbeeld contant betalen.

Welke naam moet op een factuur staan?

De naam die op de factuur moet staan, is de juridische naam of handelsnaam van de kopende partij, oftewel degene met wie je de overeenkomst hebt gesloten. Naast de naam vermeld je ook altijd het volledige adres van de klant, en bij verkoop aan een btw-plichtige klant in het buitenland ook diens btw-nummer (zie hierboven). Zorg ervoor dat je deze gegevens controleert, vooral bij zakelijke klanten.

Wat is een vereenvoudigde factuur?

Een vereenvoudigde factuur bevat minder details dan een normale factuur. Een vereenvoudigde factuur moet in ieder geval de volgende gegevens bevatten:

• Factuurdatum.
• Bedrijfsnaam en adresgegevens.
• Omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
• Het btw-bedrag en het btw-tarief.

Bij leveringen of diensten buiten België is een vereenvoudigde factuur meestal niet toegestaan. Bekijk alle regels op de website van FOD Financiën.

Hoe zit het met een creditnota?

Wanneer een factuur foutief is, moet je deze corrigeren met een creditnota. Dit is verplicht volgens de FOD Financiën. Een creditnota zorgt ervoor dat de foutieve factuur wordt teruggedraaid door het oorspronkelijke bedrag (deels) te corrigeren. Zo blijft de administratie correct en volledig.

Automatiseer het factureren met WeFact

WeFact biedt een oplossing voor ondernemers die tijd willen besparen op het facturatieproces. Het programma automatiseert veel taken, zoals het invullen van verplichte gegevens en het bijhouden van de betalingstermijnen. Hiermee verminder je het risico op fouten en bespaar je kostbare tijd die je kunt besteden aan andere belangrijke taken binnen je bedrijf.

Met WeFact kun je eenvoudig facturen opstellen, herinneringen versturen en zelfs facturen automatisch laten versturen, zodat je administratie altijd up-to-date is. Probeer het zelf met onze boekhoudsoftware!