Bij het opstellen van een factuur zijn er een aantal regels die je moet volgen. Als beginnende ondernemer is het mogelijk dat je nog niet van al deze eisen op de hoogte bent. Daarom leggen we graag meer uit over het gebruik van factuurnummers en de vereisten die hiervoor gelden.
Wat is een factuurnummer?
Een factuurnummer is een unieke cijferreeks die aan elke factuur wordt toegekend. Elke factuur moet een factuurnummer hebben. De nummering mag je zelf bepalen, maar volgens de regels van de Belgische fiscus moet dit altijd chronologisch en opeenvolgend gebeuren. Ook als particulier ben je aan deze vereisten gebonden wanneer je factureert.
Hoe zien factuurnummers eruit?
Factuurnummers bestaan meestal uit cijfers, maar je mag er ook letters en scheidingstekens in verwerken.
Extra informatie verwerken in het factuurnummer
Je kunt extra informatie toevoegen aan het factuurnummer, zoals een jaartal. Een voorbeeld van zo’n nummer zou kunnen zijn: 2024-0001.
Regels voor factuurnummers
Er gelden enkele eisen voor factuurnummering, namelijk:
- Het factuurnummer moet uniek zijn.
- De nummering moet chronologisch opvolgen.
- Factuurnummers bestaan uit een reeks cijfers, eventueel voorafgegaan door letters.
- Het nummer mag geen spaties bevatten, een verbindingsteken is wel toegestaan.
Hoeveel cijfers heeft een factuurnummer?
Er is geen vastgelegd limiet voor het aantal cijfers in een factuurnummer. Het is echter belangrijk dat het nummer werkbaar blijft. Sommige boekhoudpakketten kunnen bijvoorbeeld slechts een maximum van 15 cijfers verwerken.
Hoe maak je factuurnummers aan?
Als je jouw eerste factuur maakt, mag je zelf kiezen met welk nummer je begint. Dit hoeft dus niet per se 0001 te zijn. Werk je met een online administratiepakket zoals WeFact, dan kun je bij de start van de administratie het eerste factuurnummer instellen. Dit kan ook een vervolg zijn op eerdere facturen. Zodra de nummering ingesteld is, kun je meteen aan de slag met het maken van facturen.
Het (eerste) factuurnummer bepalen
Je bent vrij om te kiezen hoe je jouw factuurnummers wilt opbouwen. Je kunt bijvoorbeeld een jaartal of maandnummer in de nummering opnemen. Denk goed na over de nummering voordat je de eerste factuur maakt, want eenmaal gestart, kun je de nummering niet zomaar meer wijzigen.
Handmatig factuurnummers maken
Als beginnend zelfstandige maak je misschien jouw facturen in Word of Excel. Dit betekent dat je de factuurnummers handmatig invoert, wat sneller fouten kan veroorzaken. Je moet zelf bijhouden welk nummer je hebt gebruikt, wat tijdrovend is en snel mis kan gaan.
Automatische factuurnummers
Met WeFact vermijd je deze fouten, aangezien de software automatisch zorgt voor een chronologische volgorde van de factuurnummers. Handmatig nummeren is dus niet meer nodig.
Wat te doen met een dubbel factuurnummer?
Dubbele factuurnummers zijn niet toegestaan. De nummering moet altijd chronologisch en uniek zijn. Werk je met een online administratiepakket zoals WeFact, dan hoef je je hierover geen zorgen te maken. WeFact genereert automatisch opeenvolgende factuurnummers voor elke nieuwe factuur.
Is een factuurnummer hetzelfde als een betalingskenmerk?
Nee, een factuurnummer is niet hetzelfde als een betalingskenmerk. Het betalingskenmerk is de omschrijving die wordt gebruikt bij het overmaken van een betaling. Vaak vraagt de ontvanger om het factuurnummer of een klantnummer te vermelden bij de betaling.