Een factuur bestaat niet alleen uit de verplichte onderdelen zoals bedrijfsgegevens en het te betalen bedrag. Het toevoegen van een goede factuurtekst kan een persoonlijk tintje geven en helpt om de betalingsvoorwaarden te verduidelijken. Hier lees je alles over wat factuurteksten zijn, waarom ze belangrijk zijn en hoe je ze goed kunt gebruiken.
Wat zijn factuurteksten?
Factuurteksten zijn aanvullende teksten op je factuur, zoals een inleiding of afsluiting, waarmee je de klant persoonlijk kunt aanspreken en voorwaarden kunt verduidelijken. Dit kan betrekking hebben op betalingscondities, zoals hoe en wanneer er betaald moet worden. Een heldere tekst zorgt ervoor dat de klant precies weet wat er verwacht wordt.
Bij het online versturen van een factuur via e-mail is niet alleen de tekst op de factuur belangrijk, maar ook de begeleidende e-mail. Deze is het eerste wat de klant ziet en kan eventueel voorzien worden van een betaallink voor extra gemak.
Het belang van goede factuurteksten
Goede factuurteksten zorgen ervoor dat de factuur duidelijk is voor de klant. Dit vermindert verwarring en verhoogt de kans dat de factuur sneller wordt betaald. Daarnaast kunnen persoonlijke of goed geformuleerde teksten bijdragen aan een professionele uitstraling van jouw bedrijf.
Voorbeelden van teksten op je factuur
In WeFact vind je een voorbeeld factuur. Hieronder enkele voorbeelden van factuurteksten die je kunt gebruiken voor verschillende delen van de factuur:
Inleiding:
- Voorbeeld 1: “Hierbij stuur ik u mijn factuur toe voor de verrichte werkzaamheden. Heeft u nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op.”
- Voorbeeld 2: “Beste mevrouw Jansen,
Naar aanleiding van onze werkzaamheden, stuur ik u deze factuur toe.”
Betalingscondities:
- Voorbeeld 1: “Wij verzoeken u vriendelijk te betalen binnen 30 dagen op rekeningnummer [bedrijf_reknummer] t.n.v. [bedrijf_rekhouder], onder vermelding van klant- en factuurnummer. Op alle diensten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing.”
- Voorbeeld 2: “Zorg ervoor dat het totaalbedrag voor de vervaldatum is overgemaakt naar IBAN: [rekeningnummer] t.n.v. [bedrijfsnaam]. Vermeld hierbij het factuurnummer.”
Afsluiting:
- Voorbeeld 1: “Bedankt voor uw opdracht. We zijn u graag weer van dienst!”
- Voorbeeld 2: “Wij danken u voor uw bestelling en hopen u in de toekomst weer te mogen helpen.”
Voorbeelden van teksten voor de begeleidende e-mail
Voorbeeld 1:
“Geachte heer/mevrouw,
In de bijlage vindt u de factuur van de geleverde diensten op [datum]. Wij verzoeken u vriendelijk het betreffende bedrag binnen de gestelde factuurtermijn over te maken.
Heeft u vragen over deze factuur? Neem gerust contact met ons op.
Alvast bedankt voor de afhandeling.
Met vriendelijke groet,
[Naam]”
Voorbeeld 2:
“Beste Jan Peters,
Bijgevoegd vindt u factuur [nummer] voor de geleverde producten.
Wij verzoeken u het bedrag van [bedrag] te betalen binnen 14 dagen op rekeningnummer [rekeningnummer] t.n.v. [rekeninghouder], onder vermelding van het klantnummer en factuurnummer.
Mocht u vragen hebben, neem gerust contact op.
Met vriendelijke groet,
[Bedrijf]”
Betalingsvoorwaarden en -condities op de factuur
Hoewel het niet verplicht is, is het wel handig om betalingsvoorwaarden en -condities op de factuur te vermelden. Hierin geef je duidelijk aan binnen welke termijn betaald moet worden en onder welke voorwaarden. Dit zorgt ervoor dat klanten sneller en volgens de juiste voorwaarden betalen.
Hoe stel je factuurteksten in?
Met WeFact kun je eenvoudig factuurteksten toevoegen aan je facturen. Dit kan via het menu “Instellingen” en vervolgens “Huisstijl”. Onder het tabblad “PDF bestanden” kies je voor “Factuur” en kun je een tekstvak met de gewenste tekst toevoegen.
Wat moet er op een factuur staan?
Naast de factuurteksten moeten de volgende onderdelen verplicht op een factuur staan:
- Bedrijfsgegevens: Bedrijfsnaam, bedrijfsadres, KvK-nummer en btw-nummer.
- Klantgegevens: Bedrijfsnaam, adres en bij voorkeur het btw-nummer van de klant.
- Factuurnummer: Uniek en opvolgend.
- Omschrijving van de geleverde goederen/diensten.
- Aantal geleverde goederen of uren aan diensten.
- Bedrag exclusief btw, btw-tarief en het te betalen btw-bedrag.
- Bankrekeningnummer.
- Betalingstermijn.
Met deze tips zorg je ervoor dat je facturen niet alleen voldoen aan de wettelijke eisen, maar ook professioneel en klantgericht zijn.