Een correcte factuur bevat uiteraard de standaardelementen zoals het factuurnummer en het totaalbedrag. Maar wist je dat ook de tekst op jouw factuur een belangrijke rol speelt? Een korte toelichting, een duidelijke afsluiter of een persoonlijk begeleidend bericht in jouw e-mail maakt jouw communicatie niet alleen professioneler, maar verhoogt ook de kans op een vlotte betaling. Duidelijke en doordachte factuurteksten zorgen voor transparantie, wekken vertrouwen en helpen om misverstanden te vermijden.
Maar wat schrijft je nu best op een factuur? Onze experten delen in deze blog praktische voorbeelden en tips, zodat je voortaan elke factuur versterkt met de juiste woorden.
Wat zijn factuurteksten?
Factuurteksten zijn korte, aanvullende boodschappen die je toevoegt aan jouw factuur of aan de e-mail waarmee je de factuur verstuurt. Ze geven jouw communicatie een persoonlijker en professioneler karakter en zorgen voor extra duidelijkheid richting jouw klant. Denk bijvoorbeeld aan:
- Een korte toelichting bovenaan de factuur.
- Een vriendelijke afsluiter.
- Een duidelijke vermelding van de betalingstermijn en betaalinstructies.
Dergelijke teksten zorgen ervoor dat jouw klant onmiddellijk weet waarvoor er gefactureerd wordt, wanneer de betaling verwacht wordt en op welke manier die moet gebeuren. Zeker bij digitale facturen maken, is het belangrijk om expliciet aan te geven wat je van de klant verwacht. Zo vermijd je misverstanden en verhoog je de kans op een vlotte betaling.
Verstuur je jouw factuur via e-mail? Dan is de begeleidende tekst minstens even belangrijk. Die e-mail vormt vaak het laatste contactmoment na een opdracht. Een duidelijke, beleefde en klantgerichte boodschap maakt het verschil tussen een standaard transactie en een professionele klantbeleving. Je kunt de factuur gemakkelijk verzenden als pdf of als UBL-bestand, afhankelijk van wat jouw klant nodig heeft.
Waarom zijn goede factuurteksten belangrijk?
In één oogopslag ziet jouw klant waar de factuur over gaat, welke bedragen worden aangerekend, wanneer de betaling verwacht wordt en onder welke voorwaarden. Voeg voor extra gemak eventueel nog een betaallink toe. Dit voorkomt misverstanden of vragen achteraf én verhoogt de kans op een tijdige betaling.
Bij digitale facturatie is dit nog belangrijker. Aangezien de factuur meestal via e-mail wordt verstuurd, speelt een klantgerichte en duidelijke tekst een grote rol. Jouw boodschap is meteen helder en je komt professioneel en verzorgd over. Zo draagt elke factuur niet alleen bij aan een vlotte betaling, maar ook aan een positieve en betrouwbare klantervaring.
Voorbeelden van teksten op je factuur
In WeFact vind je standaard een voorbeeldfactuur terug. Weet je niet goed welke tekst je best op jouw factuur vermeldt? Geen probleem, want wij helpen je op weg. Hieronder vind je enkele praktische voorbeelden van factuurteksten die je rechtstreeks kunt gebruiken of aanpassen aan jouw eigen situatie.
Inleiding:
- Voorbeeld 1: “Hierbij ontvangt u de factuur voor de uitgevoerde werkzaamheden. Hebt u vragen over deze factuur? Neem dan gerust contact met ons op.”
- Voorbeeld 2: “Beste mevrouw Jansen, Naar aanleiding van onze uitgevoerde werken bezorg ik u hierbij de factuur.”
Betalingscondities:
- Voorbeeld 1: “Wij verzoeken u vriendelijk te betalen binnen 30 dagen op rekeningnummer [bedrijf_reknummer] t.n.v. [bedrijf_rekhouder], onder vermelding van klant- en factuurnummer. Op alle diensten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing.”
- Voorbeeld 2: “Zorg ervoor dat het totaalbedrag voor de vervaldatum is overgemaakt naar IBAN: [rekeningnummer] t.n.v. [bedrijfsnaam]. Vermeld hierbij het factuurnummer.”
Afsluiting:
- Voorbeeld 1: “Bedankt voor uw opdracht/bestelling. We zijn u graag weer van dienst!”
- Voorbeeld 2: “Wij bedanken u voor uw bestelling en hopen u in de toekomst weer te mogen helpen.”
Voorbeelden van teksten voor de begeleidende e-mail bij een factuur
De e-mail waarmee je een factuur verstuurt, is vaak het eerste contactmoment bij de afronding van een opdracht. Een duidelijke, vriendelijke en professionele boodschap maakt daarbij een groot verschil. Je bevestigt niet alleen dat de werkzaamheden afgerond zijn, maar versterkt ook het vertrouwen in jouw dienstverlening. Hieronder vind je twee voorbeelden van begeleidende e-mails die je kunt gebruiken of aanpassen aan jouw eigen stijl:
Voorbeeld 1:
“Geachte heer/mevrouw,
In de bijlage vindt u de factuur voor de geleverde diensten op [datum], met betrekking tot [korte omschrijving van de geleverde diensten]. Wij verzoeken u vriendelijk om het verschuldigde bedrag binnen de vermelde betalingstermijn over te maken.
Mocht u vragen hebben over deze factuur, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
Alvast bedankt voor de vlotte afhandeling.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam / Bedrijfsnaam]”
Voorbeeld 2:
“Beste Jan Peters,
Bijgevoegd treft u factuur [nummer] aan voor de geleverde producten.
Gelieve het verschuldigde bedrag van [bedrag] binnen 14 dagen (vóór [einddatum]) over te maken op rekeningnummer [rekeningnummer], op naam van [rekeninghouder], met vermelding van uw klantnummer en factuurnummer.
Mocht u vragen hebben over deze factuur, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam / Bedrijfsnaam]”
Wat moet er op een factuur staan?
Een duidelijke tekst op jouw factuur is belangrijk, maar maakt slechts deel uit van het geheel. Om ervoor te zorgen dat jouw factuur zowel juridisch in orde is als een professionele indruk nalaat, moet je ook voldoen aan de wettelijke factuurverplichtingen. Denk hierbij aan correcte administratieve gegevens, btw-specificaties en een helder, opeenvolgend factuurnummer.
Deze elementen vormen de basis waarop zowel de FOD Financiën als jouw klant kunnen controleren of de factuur volledig en correct is opgesteld. Ontbreekt er iets? Dan kan dat leiden tot vertraging in de betaling of, in sommige gevallen, zelfs tot weigering van de factuur. Hieronder vind je een overzicht van de gegevens die verplicht zijn op elke factuur, naast eventuele aanvullende of toelichtende teksten die je kunt gebruiken om de communicatie te versterken:
- Jouw eigen bedrijfsgegevens (jouw bedrijfsnaam, adres, ondernemingsnummer (inschrijving in de KBO) en btw-nummer).
- De gegevens van jouw klant (inclusief bedrijfsnaam, adres en bij voorkeur ook het btw-nummer).
- Een uniek factuurnummer.
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
- Het aantal geleverde goederen of gepresteerde uren.
- Het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-tarief en het verschuldigde btw-bedrag.
- Jouw bankrekeningnummer waarop de betaling dient te gebeuren.
- De betalingstermijn.
Betalingsvoorwaarden en condities op de factuur
Hoewel het niet wettelijk verplicht is om betalingsvoorwaarden op jouw factuur te vermelden, is het wel ten zeerste aanbevolen. Door duidelijk aan te geven binnen welke termijn je de betaling verwacht en onder welke condities, voorkom je misverstanden en zet je van bij het begin de juiste verwachtingen.
Bovendien vormen duidelijke voorwaarden een belangrijk houvast als je later een betalingsherinnering of aanmaning moet versturen. Denk hierbij aan vermeldingen zoals: “Te betalen binnen 14 dagen na factuurdatum” of “Bij laattijdige betaling wordt een administratieve kost aangerekend.” Zorg ervoor dat zulke bepalingen zijn opgenomen in de algemene voorwaarden en dat de klant er vooraf mee heeft ingestemd. Duidelijke afspraken maken het makkelijker om professioneel én kordaat op te treden bij laattijdige betalingen!
Factuurteksten toevoegen in WeFact
Gebruik je het facturatieprogramma van WeFact? Dan kun je eenvoudig jouw eigen factuurteksten instellen via het menu. Ga naar:
Instellingen > Huisstijl > PDF-bestanden > Factuur. Daar kun je bijvoorbeeld een inleidende tekst, een afsluitende zin of specifieke betalingsinstructies toevoegen aan jouw factuursjabloon.
Ook de e-mail waarmee je de factuur verzendt, kun je op die plaats aanpassen. Je stelt een standaardtekst in voor al jouw klanten, maar behoudt de mogelijkheid om die per factuur of klantmoment te personaliseren. Zo blijft jouw communicatie professioneel én persoonlijk zonder extra werk.
Start vandaag met professioneel factureren via WeFact
Gebruik je WeFact nog niet? Dan is dit het ideale moment om ermee aan de slag te gaan. Met WeFact maak je in enkele klikken professionele facturen, voeg je eenvoudig persoonlijke factuurteksten toe en behoud je overzicht over jouw administratie: allemaal in één gebruiksvriendelijke tool.
Probeer WeFact nu 30 dagen gratis en vrijblijvend gedurende 30 dagen, zonder enige verplichting. Zo ontdek je zelf hoe efficiënt, overzichtelijk en eenvoudig online factureren kan zijn!