Wat is een digitale factuur?
Een digitale factuur is een factuur die digitaal wordt verzonden en ontvangen, in plaats van op papier. Dit is een brede term die verschillende betekenissen kan hebben. U kunt bijvoorbeeld zelf een Word document maken en deze via e-mail verzenden of u kunt via een facturatieprogramma gebruiken om een digitale factuur te versturen. Wat altijd belangrijk is, is dat de factuur voldoet aan de wettelijke eisen van de fiscus.
Is digitaal factureren verplicht?
Verstuurt u facturen naar particulieren? Dan is het niet verplicht om digitaal te factureren. Gaat het om B2B-facturatie? Dan bent u vanaf januari 2026 zelfs verplicht om elektronisch te factureren via het Peppol-netwerk. WeFact biedt kosteloos factureren via Peppol aan. Peppol is een beveiligd internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheidsinstanties elektronische documenten, zoals bestellingen en facturen, kunnen versturen en ontvangen.
Eisen van digitale facturen
Er gelden een aantal wettelijke eisen aan een digitale factuur. De volgende gegevens zijn verplicht op een digitale factuur:
- Volledige bedrijfsnaam en adres
- Volledige klantnaam en adres
- Uw BTW-nummer
- Uw ondernemingsnummer
- Factuurdatum
- Factuurnummer
- Beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen of diensten
- Bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het totaalbedrag inclusief btw
Hoe maak ik een digitale factuur?
Een digitale factuur wordt meestal opgemaakt in PDF-formaat. Daarnaast is er de elektronische factuur in UBL (XML) formaat. De eenvoudigste manier om een digitale factuur te maken is via een facturatiepakket zoals WeFact. U vult de factuurgegevens in, en het programma genereert automatisch een PDF. U kunt deze factuur ook rechtstreeks per e-mail verzenden. Let op dat u de juiste factuur gebruikt. Vanaf januari 2026 is het voor B2B-transacties verplicht om een e-factuur te versturen.
Voordelen van digitaal factureren
Digitaal factureren biedt verschillende voordelen:
- Het versturen, ontvangen en verwerken van facturen verloopt sneller en efficiënter.
- De administratie wordt eenvoudiger, doordat facturen digitaal worden opgeslagen.
- Betalingen worden sneller uitgevoerd, omdat alle gegevens overzichtelijk en correct zijn ingevuld.
Digitale factuur maken met WeFact
Met WeFact kunt u eenvoudig uw online administratie beheren. Doordat al uw gegevens in het facturatiepakket heeft staan, maakt u snel en foutloos een digitale factuur. Selecteer de juiste klant, vul de details in en WeFact voegt automatisch de juiste factuurdatum en het factuurnummer toe. Dit voorkomt fouten en versnelt het proces.
Werkt u voor overheidsinstanties of andere bedrijven? Houd er dan rekening mee dat vanaf 1 januari 2026 digitaal factureren niet meer voldoet aan de wettelijke eisen. Vanaf die tijd is het namelijk verplicht om elektronisch te factureren via Peppol. Alles weten over deze verplichting en Peppol? Lees dan onze blog over Peppol.
9.3/10
Wat zeggen onze klanten over WeFact
Lees de verhalen van onze klanten en ervaar zelf waarom WeFact bij uw onderneming past!
John van Boesschoten
Crossworx B.V.
“Als je de helpdesk een keer nodig hebt, krijg je direct de juiste oplossing.”
9.3
uit 300+ reviews
Daisy Renders
Grafisch ontwerp & fotografie
“Ik maak al jaren gebruik van WeFact en vind het super gebruiksvriendelijk.”
9.3
uit 300+ reviews
Frank van der Weij
Frank van der Weij Studio
“Perfect in te stellen op je eigen bedrijfsvoering.”
9.3
uit 300+ reviews
Voordelen WeFact
WeFact biedt verschillende voordelen voor ondernemers:
- Gebruiksvriendelijke software waarmee u zonder handleiding aan de slag kunt.
- Toegang tot uw administratie, waar en wanneer u maar wilt, in een beveiligde omgeving.
- Elektronisch factureren via Peppol.
Klantenbeheer
Voeg eenvoudig uw klanten en leveranciers toe en beheer alle financiële gegevens.
Tijdig een herinnering
Is de betalingstermijn van de factuur verstreken? WeFact herinnert u aan het sturen van een betalingsherinnering.
Eigen huisstijl
Begint u net met WeFact? Dan staat er een voorbeeld factuur klaar. Deze kunt u geheel naar wens aanpassen. Online factureren in uw eigen huisstijl is mogelijk met onze unieke huisstijl editor. Hiervoor is geen technische kennis vereist. U kunt uw facturen geheel in eigen huisstijl maken en versturen.
Bestaande klantenbestand
Het is ook mogelijk om uw bestaande klantenlijst te importeren in WeFact via een Excel of CSV bestand.
Koppeling met boekhouder
Koppel uw administratie aan het boekhoudpakket van uw accountant. Zo heeft ook uw accountant uw gehele administratie bij de hand.
