Een factuur is een belangrijk document voor elke ondernemer. Het is een officiële verklaring van de geleverde goederen of diensten, samen met de bijbehorende kosten. In dit artikel gaan we dieper in op de betekenis van een factuur, de verschillende soorten facturen en wanneer je die moet versturen.
Synoniemen van een factuur
Het woord ‘factuur’ wordt vaak als synoniem gebruikt voor ‘rekening’. Voordat je een factuur opmaakt, stuur je wellicht eerst een offerte naar de klant. In de offerte maak je afspraken over welke werkzaamheden je wanneer zult uitvoeren en hoeveel dit zal kosten. Zo vermijd je verrassingen bij het opstellen van de factuur.
Verschillende soorten facturen
Er zijn verschillende soorten facturen. Algemeen genomen kunnen we ze opdelen in vier types:
- Facturen voor geleverde goederen
Wanneer je goederen levert, voeg je vaak meteen bij de levering de factuur toe of stuur je die per mail. Je kunt ervoor kiezen om nieuwe klanten vooraf te laten betalen bij de eerste levering om zeker te zijn dat je betaald wordt. Na de eerste levering wordt de factuur meestal verstuurd nadat de goederen geleverd zijn. - Facturen voor geleverde diensten
Bij diensten stuur je de factuur pas nadat het werk voltooid is. Voor langere projecten kunnen tussentijdse facturen verzonden worden. Het is belangrijk om hierover duidelijke afspraken te maken met de klant en die vast te leggen in een opdrachtovereenkomst. Zo voorkom je misverstanden. - Proforma factuur
Een proforma factuur is een voorlopige factuur die dient als indicatie voor de klant. Deze wordt vaak gebruikt bij het opstellen van douanedocumenten voor de import of export van goederen. Ook wordt ze gebruikt wanneer er om een voorschot gevraagd wordt. Het is belangrijk dat er duidelijk op staat dat het om een proforma factuur gaat. - Selfbilling
In sommige gevallen maak niet jij, maar jouw klant de factuur op. Dit wordt selfbilling genoemd. Jij ontvangt van de klant de factuur. Ook hierop moet duidelijk vermeld staan dat het om selfbilling gaat.
Waarom maak je een factuur?
Een factuur is belangrijk om je klant op de hoogte te brengen van het bedrag dat hij of zij je verschuldigd is voor een product of dienst. Zorg ervoor dat de factuur alle nodige informatie bevat, zodat de klant snel en correct kan betalen.
Wie maakt een factuur?
In de meeste gevallen maakt degene die de goederen of diensten levert, de factuur. Deze moet voldoen aan de wettelijke vereisten. Zoals eerder aangegeven kan het ook voorkomen dat de ontvanger van de goederen of diensten de factuur opmaakt (selfbilling).
Functies van een factuur
Een factuur vervult meerdere functies. De drie belangrijkste zijn:
- Het legt vast wat er verkocht of geleverd is
- Het zorgt ervoor dat er betaald wordt
- Het fungeert als bewijs van de transactie
De factuur vermeld niet alleen hoeveel er betaald moet worden, maar bevestigd ook waarvoor je betaalt. Ze zorgt ervoor dat de leverancier zijn geld ontvangt en dat er geen misverstanden ontstaan over de geleverde goederen of diensten.
Belangrijke onderdelen op een factuur
Er zijn wettelijke factuureisen waarmee rekening gehouden moet worden. Op elke factuur moeten de volgende gegevens verplicht staan:
- Volledige bedrijfsnaam en adres
- Naam en adres van de klant
- Jouw btw-nummer
- Jouw ondernemingsnummer (KBO)
- Factuurdatum
- Factuurnummer (dit moet doorlopend en oplopend zijn)
- Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Aantal geleverde goederen of uren gepresteerde diensten
- Leverdatum van de goederen/diensten
- Bedrag exclusief btw
- Btw-tarief
- Het te betalen btw-bedrag
Zorg ervoor dat je aan al deze vereisten voldoet bij het opstellen van een factuur om problemen met de fiscus te vermijden en een vlotte betaling te garanderen.
Hoe werkt een factuur?
Een factuur geeft een overzicht van de geleverde goederen of diensten en de kosten hiervan. Het verplicht de koper om te betalen voor de ontvangen producten of diensten en vormt daardoor een schuldvordering voor het bedrijf dat de factuur verstuurt.
Om de betaling voor jouw klanten eenvoudiger te maken, kun je een betaallink toevoegen aan de factuur. Veel facturatie software biedt deze mogelijkheid. Heb je geen facturatie software? Dan kun je een betaallink genereren via je bank of een andere aanbieder.
Betalen op factuur
Wanneer je goederen of diensten aankoopt, ontvang je van de leverancier een factuur. Dit is voor jou een aankoopfactuur, die je correct moet verwerken in je administratie.
Maak gemakkelijk facturen met WeFact
Met WeFact kun je eenvoudig professionele facturen opmaken voor jouw klanten. Of je nu producten verkoopt aan consumenten of diensten levert aan bedrijven, WeFact zorgt ervoor dat je altijd aan de wettelijke vereisten voldoet en de verwachtingen van jouw klant overtreft.
Ben je geïnteresseerd in het facturatieprogramma van WeFact? Vraag een gratis 30-daagse proefperiode aan!