Onbetaalde facturen en btw

Je hebt een factuur uitgestuurd, maar de klant betaalt niet. Frustrerend, zeker als je intussen wél al btw hebt doorgestort aan de fiscus. Hoe zit dat precies in ons land? Ben je verplicht om btw te betalen op een factuur die nooit betaald werd? En kun je die btw terugvorderen? In deze blog leggen we uit wat de btw-regels zijn rond onbetaalde facturen en hoe je dit correct aanpakt in je boekhouding.

Moet je btw betalen op een onbetaalde factuur?

Ja, ook als je klant niet betaalt, moet je in principe toch de btw afdragen. Dat komt omdat de fiscus kijkt naar wanneer je de factuur hebt uitgereikt en niet wanneer (en of) de betaling gebeurt.

Stel bijvoorbeeld dat je op 1 mei een factuur van € 1.210 uitreikt (inclusief 21% btw), dan moet je de € 210 btw aangeven in je aangifte voor het tweede kwartaal, ongeacht of de klant tegen dan heeft betaald.

Voor veel zelfstandigen en kleine ondernemers is dat zuur, want je schiet de btw voor op een bedrag dat je misschien nooit ontvangt.

Wat als je klant niet betaalt? Btw terugvragen is mogelijk!

Gelukkig bestaat er een oplossing. In België mag je onder bepaalde voorwaarden de reeds betaalde btw terugvorderen als een factuur onbetaald blijft. Dat heet een "btw-herziening". De voorwaarden hiervan zijn:

• De schuld is definitief oninbaar (bijv. klant is failliet verklaard of er is een officiële ingebrekestelling);
• Je kan aantonen dat je redelijke stappen hebt ondernomen om het bedrag alsnog te innen;
• De factuur is effectief uitgesloten uit je boekhouding als oninbaar.

Je vraagt de btw terug via een correctie in je btw-aangifte (vak 61) én je vermeldt dit in je interne stukken. In sommige gevallen moet je ook een creditnota opmaken. Bespreek dit zeker met je boekhouder om fouten te vermijden.

Goede administratie voorkomt kopzorgen

Wanneer je btw wilt terugvragen op een onbetaalde factuur, moet je kunnen aantonen dat je alles correct hebt opgevolgd. De fiscus is streng in deze: zonder duidelijke financiële administratie loop je het risico dat je de btw niet mag recupereren. Daarom is een gestructureerde opvolging van je facturen essentieel. Je moet kunnen bewijzen:

1. Wanneer de factuur is uitgereikt;
2. Welke stappen je hebt genomen om betaling te verkrijgen (zoals factuur herinneringen of aanmaningen);
3. Wanneer je de factuur als oninbaar beschouwt (bijvoorbeeld na een ingebrekestelling of faillissementsmelding).

Als je dit allemaal handmatig moet doen, kruipt daar veel tijd in. Bovendien is de kans op fouten groot. Met een facturatietool zoals WeFact houd je dit automatisch bij. Het systeem toont je welke facturen nog openstaan, wanneer ze vervallen zijn en laat je met één klik een betalingsherinnering versturen. Een factuur als oninbaar markeren doe je in je boekhoudpakket. Zo blijf je op de hoogte van je cashflow en heb je meteen de nodige documenten als de fiscus vragen stelt.

Voorkomen is beter dan genezen

Hoewel btw terugvragen bij onbetaalde facturen mogelijk is, blijft het omslachtig en financieel nadelig. Daarom is het verstandiger om risico's van bij het begin te beperken. Met een paar eenvoudige maatregelen bescherm je jezelf tegen vervelende verrassingen.

1. Vraag een voorschot

Werk je met nieuwe klanten of grotere bestellingen? Dan is een voorschotfactuur een slimme zet. Een betaling van bijvoorbeeld 30% vóór de start van een opdracht zorgt ervoor dat je niet volledig in de kou staat bij wanbetaling. Het geeft ook een duidelijk signaal: je waardeert je werk en verwacht dat ook van je klant.

2. Zet je voorwaarden op papier

Duidelijke afspraken maken goede vrienden. Zorg dat je betalingsvoorwaarden op elke offerte en factuur staan. Vermeld onder andere:

• De betalingstermijn (bijv. 14 of 30 dagen);
• Wat er gebeurt bij laattijdige betaling (interesten, administratieve kosten);
• Je bankgegevens en factuurdatum.

Zo voorkom je misverstanden én heb je een stevige basis mocht je ooit moeten herinneren of invorderen.

3. Verstuur tijdig herinneringen

Een vervallen factuur laat je best niet liggen. Hoe sneller je reageert, hoe groter de kans op betaling. Met automatische herinneringen, zoals je in de factuursoftware van WeFact kan instellen, stuur je professioneel én tijdig een seintje naar je klant, zonder dat je er telkens zelf aan moet denken. Vaak gaat het gewoon om een vergetelheid en volstaat één herinnering om betaling los te weken.

4. Ken je klant

Werk je met een nieuwe klant of met iemand uit het buitenland? Dan kan het nuttig zijn om vooraf een korte kredietcontrole te doen. Er bestaan tools en databanken waarmee je snel ziet of een onderneming schulden heeft of in moeilijkheden verkeert. Zo kun jij je inschatting maken vóór je begint te leveren of produceren.

Door deze stappen toe te passen, voorkom je niet alleen betalingsproblemen, maar vermijd je ook dat je nadien tijd moet steken in btw-recuperatie en extra administratie. Een goede voorbereiding is in dit geval echt het halve werk!