Factuur herinnering versturen

Wanneer een klant zijn factuur niet op tijd betaalt, kun je als ondernemer een factuur herinnering versturen om ervoor te zorgen dat de betaling alsnog snel wordt voldaan. Maar hoe en wanneer doe je dat precies? In dit artikel leggen we uit hoe je een betalingsherinnering opstelt en wat de beste werkwijze is.

Wat is een factuur herinnering?

Een factuur herinnering, ook wel een betalingsherinnering genoemd, is een vriendelijk bericht aan je klant waarin je aangeeft dat de factuur nog openstaat. Je verzoekt de klant om de factuur alsnog te betalen binnen een door jou vastgestelde termijn.

Is een herinnering voor een factuur wettelijk verplicht?

Een herinnering voor een factuur is in België wettelijk verplicht vóór je nalatigheidsinteresten of bijkomende kosten vordert van een consument, volgens de Wet van 4 mei 2023 (Boek XIX WER). Bij zakelijke klanten is een herinnering niet wettelijk verplicht, tenzij contractueel afgesproken.

Wanneer stuur je een factuur herinnering?

Een factuur herinnering stuur je zodra de klant de factuur niet heeft betaald binnen de afgesproken betalingstermijn. Het is belangrijk om dit tijdig te doen, zodat de factuur niet te ver verloopt. De meeste bedrijven sturen een herinnering tussen 3 en 5 dagen nadat de betalingstermijn is verstreken. Dit voorkomt dat de betaling en de herinnering elkaar kruisen.

Hoe snel moet je een herinnering sturen?

Bij consumenten moet je in België minstens één kosteloze herinnering sturen na 14 dagen vanaf de dag na verzending van de factuurherinnering. Bij zakelijke klanten kies je zelf het moment, tenzij anders overeengekomen in de algemene voorwaarden.

Hoe ziet een factuur herinnering eruit?

Wanneer je een herinnering stuurt, moet het voor de klant duidelijk zijn om welke factuur het gaat. Stuur daarom altijd de originele openstaande factuur mee als bijlage. Vermeld verder de volgende informatie in de betalingsherinnering:

• Het factuurnummer van de openstaande factuur.
• De vervaldatum van de oorspronkelijke factuur.
• Het openstaande bedrag dat nog betaald moet worden.
• De nieuwe betaaltermijn die je hanteert voor de betaling.
• Jouw IBAN-nummer, zodat de klant weet waar hij het bedrag naartoe moet overmaken.
• Eventueel een betaallink of andere betaaloptie om de betaling te vergemakkelijken.

Voorbeeld factuur herinnering

Zo kan een factuurherinnering eruitzien:

"Beste [factuur_voorletters] [factuur_achternaam],

Enige tijd geleden heeft u van ons een factuur ontvangen met factuurnummer [factuurnummer]. Helaas hebben wij het verschuldigde bedrag ter hoogte van [factuur_openstaand_bedrag] tot op heden niet ontvangen.

Wij verzoeken u daarom vriendelijk om het verschuldigde bedrag alsnog binnen [herinnering_betaaltermijn] dagen over te maken op onze rekening [bedrijf_reknummer] t.n.v. [bedrijf_rekhouder].

Met vriendelijke groet,

[bedrijf_bedrijfsnaam]"

In WeFact kun je eenmalig de gewenste tekst instellen. Deze wordt dan telkens gebruikt bij het versturen van een herinning. Ook worden alle gegevens van de oorspronkelijke factuur overgenomen, zodat je in een paar klikken een nette en professionele herinnering verstuurt.

Hoe schrijf je een herinnering voor een factuur?

Een factuurherinnering schrijf je kort en beleefd: vermeld factuurnummer, factuurdatum, openstaand bedrag, nieuwe betalingstermijn en je betaalgegevens. Voeg eventueel een kopie van de factuur toe. Verwijs vriendelijk naar eerdere communicatie en vermijd dreigende taal bij een eerste herinnering.

Betalingstermijn van factuur herinneringen

Je mag de betalingstermijn voor een herinnering zelf bepalen, maar het is belangrijk dat deze termijn redelijk is. Veel ondernemers kiezen voor een betalingstermijn van 5, 7 of 10 dagen. Dit geeft de klant voldoende tijd om alsnog te betalen, zonder dat je te lang hoeft te wachten.

Hoe ver mag je terug factureren?

In België mag je tot vijf jaar terug factureren voor handelsvorderingen. Voor btw moet je factureren uiterlijk op de 15e van de maand na de levering. Bij fraude kan de verjaringstermijn oplopen tot tien jaar.

Wat als een klant niet betaalt?

Als een klant na de herinnering nog steeds niet betaalt, kun je een aanmaning sturen, waarin je strenger verzoekt om betaling. Als ook dit niet werkt, kun je overwegen een incassobureau in te schakelen om de betaling te vorderen. Je mag in dat geval bovenop het factuurbedrag ook wettelijke rente en incassokosten rekenen.

Wat is het verschil tussen een aanmaning en een herinnering?

Een herinnering is een vriendelijke betalingsverzoek zonder juridische gevolgen, vaak vóór vervaldag. Een aanmaning is formeler, gebeurt na vervaldatum en kan juridische stappen of extra kosten aankondigen. In België is bij consumenten minstens één gratis herinnering verplicht vóór een aanmaning.

Betalingsherinneringen sturen met WeFact

Met WeFact kun je eenvoudig een herinnering versturen. WeFact houdt de vervaldatum van al je facturen bij en stuurt je een melding wanneer een factuur niet op tijd is betaald. Met één klik kun je een herinnering versturen of kun je instellen dat dit automatisch gebeurt na een bepaalde periode. Hierdoor hoef je zelf niet alles handmatig bij te houden, wat je veel tijd en moeite bespaart.

Door het versturen van tijdige herinneringen zorg je ervoor dat je klanten op de hoogte blijven van hun betalingsverplichting en voorkom je dat facturen onnodig lang open blijven staan.