Wanneer een klant zijn factuur niet op tijd betaalt, kun je als ondernemer een factuur herinnering versturen om ervoor te zorgen dat de betaling alsnog snel wordt voldaan. Maar hoe en wanneer doe je dat precies? In dit artikel leggen we uit hoe je een betalingsherinnering opstelt en wat de beste werkwijze is.
Wat is een factuur herinnering?
Een factuur herinnering, ook wel een betalingsherinnering genoemd, is een vriendelijk bericht aan je klant waarin je aangeeft dat de factuur nog openstaat. Je verzoekt de klant om de factuur alsnog te betalen binnen een door jou vastgestelde termijn.
Wanneer stuur je een factuur herinnering?
Een factuur herinnering stuur je zodra de klant de factuur niet heeft betaald binnen de afgesproken betalingstermijn. Het is belangrijk om dit tijdig te doen, zodat de factuur niet te ver verloopt. De meeste bedrijven sturen een herinnering tussen 3 en 5 dagen nadat de betalingstermijn is verstreken. Dit voorkomt dat de betaling en de herinnering elkaar kruisen.
Hoe ziet een factuur herinnering eruit?
Wanneer je een herinnering stuurt, moet het voor de klant duidelijk zijn om welke factuur het gaat. Stuur daarom altijd de originele openstaande factuur mee als bijlage. Vermeld verder de volgende informatie in de betalingsherinnering:
- Het factuurnummer van de openstaande factuur.
- De vervaldatum van de oorspronkelijke factuur.
- Het openstaande bedrag dat nog betaald moet worden.
- De nieuwe betaaltermijn die je hanteert voor de betaling.
- Jouw IBAN-nummer, zodat de klant weet waar hij het bedrag naartoe moet overmaken.
- Eventueel een betaallink of andere betaaloptie om de betaling te vergemakkelijken.
Hoe stuur je een factuur herinnering?
Je kunt een betalingsherinnering handmatig versturen via e-mail of post, maar dit vereist dat je zelf de betalingen moet controleren en opvolgen. Een handigere manier is om gebruik te maken van online facturatie software zoals WeFact. Dit systeem houdt de vervaldata van facturen automatisch bij en geeft je een melding zodra een verzonden factuur is verlopen. Je kunt vervolgens met één druk op de knop een herinnering versturen of instellen dat herinneringen automatisch worden verzonden.
Betalingstermijn van factuur herinneringen
Je mag de betalingstermijn voor een herinnering zelf bepalen, maar het is belangrijk dat deze termijn redelijk is. Veel ondernemers kiezen voor een betalingstermijn van 5, 7 of 10 dagen. Dit geeft de klant voldoende tijd om alsnog te betalen, zonder dat je te lang hoeft te wachten.
Wat als een klant niet betaalt?
Als een klant na de herinnering nog steeds niet betaalt, kun je een aanmaning sturen, waarin je strenger verzoekt om betaling. Als ook dit niet werkt, kun je overwegen een incassobureau in te schakelen om de betaling te vorderen. Je mag in dat geval bovenop het factuurbedrag ook wettelijke rente en incassokosten rekenen.
Betalingsherinneringen sturen met WeFact
Met WeFact kun je eenvoudig een herinnering versturen. WeFact houdt de vervaldatum van al je facturen bij en stuurt je een melding wanneer een factuur niet op tijd is betaald. Met één klik kun je een herinnering versturen of je kunt instellen dat dit automatisch gebeurt na een bepaalde periode. Hierdoor hoef je zelf niet alles handmatig bij te houden, wat je veel tijd en moeite bespaart.
Door het versturen van tijdige herinneringen zorg je ervoor dat je klanten op de hoogte blijven van hun betalingsverplichting en voorkom je dat facturen onnodig lang open blijven staan.