Hoe ga je om met wanbetalers?

Wanneer je recent een product of dienst aan een klant hebt geleverd, wil je natuurlijk niets liever dan dat de klant het openstaande bedrag snel betaalt. Helaas is dat niet altijd het geval. Elke ondernemer krijgt wel eens te maken met een wanbetaler. Dit zijn klanten die na meerdere herinneringen nog steeds het openstaande bedrag niet betaald hebben. Dit is niet alleen heel frustrerend, maar kan ook financiële schade toebrengen aan je bedrijf. Om deze situatie te vermijden, geven we je graag nuttige tips over hoe je hier het beste mee om kan gaan.

Wat zijn wanbetalers?

Wanbetalers zijn personen of bedrijven die hun facturen niet betalen binnen de betalingstermijn. Daar kunnen verschillende redenen voor zijn, zoals financiële problemen, onenigheid over de geleverde diensten of producten of simpelweg vergeten te betalen. Vergeet ook niet dat sommige bedrijven bewust te laat betalen om zo een rente- of liquiditeitsvoordeel te creëren.

Hoe vraag je een wanbetaler om te betalen?

Als je een klant vraagt om te betalen, is het belangrijk om vriendelijk en professioneel te blijven. Geef duidelijk aan wat er betaald moet worden en waarom. Geef de klant ook ene duidelijke deadline. Als de klant dan nog steeds niet betaalt, kun je verdere stappen ondernemen. Denk hierbij aan het sturen van een aanmaning of het inschakelen van een incassobureau.

Wat te doen als een factuur niet betaald wordt?

Als een klant een factuur niet of te laat betaalt, mag je als ondernemer zowel incassokosten als wettelijke rente aanrekenen. Incassokosten zijn de totale kosten die jij als schuldeiser maakt om het openstaande bedrag te innen als jouw klant niet uit zichzelf betaalt.

In de meeste gevallen is een incassotraject niet nodig. Vaak volstaan de volgende stappen om een wanbetaler te laten betalen:

  • Stuur een betalingsherinnering
    Als een klant niet op tijd betaalt, stuur dan een factuurherinnering om hen eraan te herinneren dat de betaling nog niet is ontvangen. Dit kan soms al voldoende zijn om de klant te laten betalen.
  • Stuur een aanmaning
    Als de klant na de eerste betalingsherinnering nog steeds niet betaalt, stuur dan een aanmaning. Dit is een officiële brief waarin je de klant vraagt om binnen een bepaalde termijn te betalen. Vermeld ook dat er verdere stappen worden ondernomen als er niet betaald wordt.

Hoe vaak moet je een betalingsherinnering sturen?

Het kan soms lastig zijn om te bepalen hoe vaak je een betalingsherinnering moet sturen, omdat emoties hierbij een rol spelen. Wij raden aan om het volgende schema te volgen bij een betalingstermijn van 30 dagen.

  • Dag 1: Stuur een factuur met een betalingstermijn van 30 dagen.
  • Dag 33: Als er nog niet betaald is, stuur dan een herinnering met een betalingstermijn van 7 dagen.
  • Dag 43: Als er nog steeds niet is betaald, stuur de eerste aanmaning met een betaaltermijn van 5 dagen.
  • Dag 50: Als de klant dan nog steeds niet heeft betaald, stuur je de laatste aanmaning.

Wil je dit proces automatiseren en tijd besparen? Met een facturatieprogramma kun je automatisch herinneringen en aanmaningen versturen.

Vervolgstappen als wanbetalers nog niet betalen

Heb je al meerdere betalingsherinneringen verstuurd, maar heeft jouw klant nog steeds niet betaald? Dan kun je verdere stappen ondernemen. Hier zijn enkele opties:

  • Schakel een incassobureau in
    Als de klant na meerdere herinneringen nog steeds niet betaalt, kun je een incassobureau inschakelen. Zij zullen dan de betaling voor jou innen. Houd er wel rekening mee dat hier kosten aan verbonden zijn.
  • Start een gerechtelijk proces
    Als alle andere opties niet werken, kun je een gerechtelijke procedure starten. Dit kan echter tijdrovend en kostbaar zijn.

Handige tips bij wanbetalers

Als ondernemer is het erg frustrerend wanneer een klant een factuur niet betaalt. Dit kan immers financiële gevolgen hebben voor je bedrijf. Heb je te maken met een wanbetaler? Volg dan zeker deze tips:

  • Wees vriendelijk en professioneel
    Blijf altijd vriendelijk en professioneel, zelfs als de klant niet betaald.
  • Maak duidelijke afspraken
    Zorg voor duidelijke afspraken over de betalingstermijn en de geleverde diensten of producten. Vermeld dit ook duidelijk op de factuur.
  • Stuur tijdig herinneringen
    Stuur op tijd herinneringen wanneer de betalingstermijn is verstreken. Met een facturatieprogramma kan dit eenvoudig en automatisch gebeuren.
  • Schakel tijdig hulp in
    Als de klant niet betaalt, schakel dan tijdig hulp in. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om de betaling alsnog te innen.

Gebruik het facturatieprogramma van WeFact

Wil je in de toekomst voorkomen dat je te maken krijgt met wanbetalers? Maak dan snel gebruik van het facturatieprogramma van WeFac. Hiermee wordt het proces van factureren en herinneren automatisch en efficiënter afgehandeld.