Wanneer je als ondernemer facturen verstuurt, kan het voorkomen dat je een fout moet corrigeren door een creditfactuur op te maken. In dit artikel leggen we uit wat een creditfactuur is, hoe je die opstelt en waarom het belangrijk is om dit correct te verwerken.
Wat is een creditfactuur?
Een creditfactuur is een factuur waarmee je een eerder verzonden factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer een product niet geleverd is, een foutief bedrag in rekening is gebracht of als een klant een retour heeft. Een creditfactuur bevat altijd een negatief bedrag, aangezien je het eerder gefactureerde bedrag geheel of gedeeltelijk terugbetaalt of verrekent.
Wat is crediteren?
Crediteren betekent dat je een bedrag terugbetaalt aan de klant of verrekent met een openstaande factuur. Dit kan op verschillende manieren worden afgehandeld:
- Het bedrag wordt direct terugbetaald aan de klant.
- Het bedrag wordt verrekend met een lopende factuur.
- Het bedrag wordt verrekend met een toekomstige factuur, wat handig is als je regelmatig zaken doet met dezelfde klant.
Wat is het verschil tussen crediteren en debiteren?
- Debiteren: Je brengt kosten in rekening door het versturen van een factuur. Dit gebeurt wanneer je producten of diensten levert aan een klant.
- Crediteren: Je draait de factuur (deels) terug door een creditfactuur op te maken, bijvoorbeeld bij een foutieve factuur.
Wanneer is een creditfactuur nodig?
Een creditfactuur is nodig zodra je een eerder verzonden factuur wilt corrigeren. Zowel jij als de klant verwerken de creditfactuur in de administratie, zodat de cijfers weer kloppen. Dit is ook belangrijk voor de FOD Financiën.
Wat staat er op een creditfactuur?
Een creditfactuur bevat dezelfde basisinformatie als een normale factuur, maar met een negatief bedrag. Het moet duidelijk vermeld zijn dat het een creditfactuur betreft en er moet een verwijzing zijn naar het originele factuurnummer. Dit helpt zowel jou als de klant om de factuur makkelijk terug te vinden.
Eisen voor een creditfactuur
Een creditfactuur moet voldoen aan dezelfde eisen als een gewone factuur:
- Vermeld de contactgegevens van de ontvanger.
- Verwijs naar de originele factuur waarop de credit betrekking heeft.
- Zorg dat het te crediteren bedrag, inclusief btw, exact overeenkomt met het bedrag op de originele factuur. Heb je bijvoorbeeld een factuur verstuurd met verlegde BTW dan dient ook dit exact hetzelfde te zijn wanneer je gaat crediteren.
- Zorg dat je creditfactuur een chronologisch opvolgend factuurnummer bevat en dat je btw-nummer en KvK-nummer vermeld staan.
Wat is het doel van een creditfactuur?
Het doel van een creditfactuur is om een foutieve factuur te corrigeren en ervoor te zorgen dat je administratie klopt. Dit is belangrijk voor zowel jouw eigen boekhouding als die van de klant en helpt om problemen met de FOD Financiën te voorkomen.
Is een creditfactuur verplicht?
Ja, als een factuur niet klopt, ben je verplicht een creditfactuur te maken. Je mag een foutieve factuur niet uit je administratie verwijderen, omdat de klant deze al kan hebben opgenomen in zijn boekhouding. Een creditfactuur zorgt ervoor dat beide administraties weer kloppen.
Hoe verwerk je een creditfactuur in de boekhouding?
Een creditfactuur wordt in de boekhouding verwerkt door de boekingen van de originele factuur en de creditfactuur tegen elkaar weg te strepen. Hierdoor wordt het saldo op nul gezet en kloppen de cijfers in beide administraties.
Voorbeeld van een creditfactuur in WeFact
In WeFact kun je op twee manieren een creditfactuur aanmaken:
- Een bestaande factuur (gedeeltelijk) crediteren:
Vanuit een bestaande factuur klik je op de actieknop “(gedeeltelijk) crediteren”. Je kunt dan eenvoudig de gewenste bedragen of factuurregels crediteren. - Handmatig een creditfactuur aanmaken:
Net als bij een normale factuur kun je via de factuur aanmaakpagina een factuur opstellen. Vul de bedragen negatief in en verwijs indien nodig naar de originele factuur. Daarna klik je op “Concept” en kies je voor “Creditfactuur”.
Voor een uitgebreide uitleg en een voorbeeld creditfactuur verwijs ik je graag naar het help-artikel om een creditfactuur te maken. In dit help-artikel vind je naast de algemene informatie over crediteren in WeFact, ook een voorbeeld creditfactuur.
Wat te doen als een klant niet betaalt?
Als een klant de factuur niet betaalt, maar er geen fouten zijn gemaakt op de factuur, moet je geen creditfactuur aanmaken. In plaats daarvan boek je de factuur als een oninbare vordering in je boekhouding en dien je een verzoek in bij de FOD Financiën om de btw terug te vorderen.
Bewaartermijn van een creditfactuur
De bewaartermijn van een creditfactuur is hetzelfde als die van een normale factuur. Volgens de FOD Financiën moet de creditfactuur netjes worden bijgehouden in de nummering en beschikbaar blijven in de administratie.
Meer weten over WeFact en hoe het crediteren werkt? Probeer WeFact 30 dagen gratis!