Wat is een creditnota en hoe maak je deze aan?

Wanneer je als ondernemer facturen verstuurt, gaat er soms iets mis: een verkeerd bedrag, een retour of een geannuleerde bestelling. In dat geval maak je een creditnota op. In dit artikel lees je wat een creditnota is, wat het verschil is met crediteren en debiteren, waar een creditnota aan moet voldoen en hoe je er zelf één opstelt.

Wat is een creditnota?

De betekenis van een creditnota is eenvoudig: het is een negatieve factuur waarmee je een eerder verzonden factuur volledig of gedeeltelijk corrigeert, bijvoorbeeld bij een retour, een korting of een factureringsfout. Ze wordt ook wel een creditfactuur genoemd. Een creditnota vermindert de oorspronkelijke omzet en de daarbij verschuldigde btw, en moet aan dezelfde wettelijke vereisten voldoen als een gewone factuur volgens het Belgisch Btw-wetboek.

Let op: een creditnota is niet automatisch een terugbetaling. Ze corrigeert het factuurbedrag en kan leiden tot een terugbetaling, een verrekening met een openstaande factuur, of een aanpassing bij een volgende factuur, afhankelijk van de afspraak met jouw klant.

Wat is het verschil tussen factuur en creditnota?

Een factuur vraagt om betaling voor geleverde goederen of diensten. Een creditnota doet het omgekeerde: ze bevestigt een vermindering of annulering van een eerder gefactureerd bedrag. Dit onderscheid komt ook terug in de termen crediteren en debiteren:

• Debiteren: je brengt een bedrag in rekening, meestal via een factuur.
• Crediteren: je neemt een bedrag terug of corrigeert het, via een creditnota (factuur crediteren).

Wanneer je een factuur crediteert, stel je dus een creditnota op die het factuurbedrag, inclusief de btw, corrigeert.

Hoe werken creditnota's?

Een creditnota werkt als tegenhanger van de oorspronkelijke factuur: in de boekhouding streep je de twee documenten tegen elkaar weg, zodat het saldo weer op nul komt te staan. Voor de btw betekent dit dat je minder btw verschuldigd bent over de gecorrigeerde omzet, en dat je klant de eerder aftrokken btw op zijn beurt moet corrigeren.

Je bent verplicht een creditnota op te maken zodra je een verzonden factuur wilt corrigeren, bijvoorbeeld bij:

• een fout op de factuur;
• een annulering of wijziging van de verkoop;
• een retourzending van goederen;
• een prijsvermindering achteraf.

Betaalt een klant een correcte factuur simpelweg niet? Dan maak je geen creditnota op, maar boek je de factuur als oninbare vordering en vraag je de btw terug via de FOD Financiën.

Waar moet een creditnota aan voldoen?

Een creditnota moet aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als een gewone factuur, en de creditnota-btw moet exact aansluiten bij de oorspronkelijke factuur:

• een duidelijke verwijzing naar het oorspronkelijke factuurnummer;
• een negatief bedrag dat exact overeenkomt met het (deel van het) gecrediteerde factuurbedrag, inclusief een eventueel verlegde btw;
• dezelfde wettelijke gegevens als een normale factuur, zoals jouw bedrijfsgegevens, btw-nummer, KBO-nummer en de datum;
• een duidelijke vermelding dat het om een creditnota gaat, met de reden van de correctie;
• een eigen, chronologisch opvolgend nummer, bijvoorbeeld een reeks als "CN2025-001".

Creditnota opmaken doe je het best zonder uitstel, zodat de btw-aangifte tijdig en correct aangepast kan worden.

Hoe maak ik een creditnota?

Een creditnota maken doe je in WeFact op twee manieren:

• Vanuit een bestaande factuur: je klikt op de actieknop "(gedeeltelijk) crediteren" en corrigeert direct de gewenste bedragen of factuurregels.
• Handmatig: je stelt, net als bij een gewone factuur, een nieuw document op, vult de bedragen negatief in, verwijst naar de oorspronkelijke factuur en zet de status op "Creditnota".

Voorbeeld creditnota: je verstuurt een factuur van € 605 incl. btw (21%) voor vijf producten. De klant stuurt één product terug ter waarde van € 121 incl. btw. Je maakt dan een creditnota op van -€ 121, waarvan -€ 100 excl. btw en -€ 21 aan btw, met een verwijzing naar het nummer van de oorspronkelijke factuur.

Met WeFact stel je een creditnota snel en foutloos op: het programma houdt de nummering automatisch bij en verwerkt de btw-correctie direct in uw btw-overzicht.