Wanneer je als ondernemer facturen verstuurt, kan het voorkomen dat je een fout moet corrigeren door een creditnota op te maken. In dit artikel leggen we uit wat een creditnota is, wat crediteren betekent, hoe je dit verwerkt in je boekhouding én wat het verschil is tussen crediteren en debiteren.
Wat is een creditnota?
Een creditnota – ook wel creditfactuur of kredietfactuur genoemd – is een factuur waarmee je een eerder verzonden factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait. Dit is nodig wanneer:
- Een product niet geleverd is
- Een foutief bedrag in rekening is gebracht
- Een klant een product retourneert
Een creditfactuur bevat altijd een negatief bedrag, aangezien je het eerder gefactureerde bedrag geheel of gedeeltelijk crediteert (dus terugbetaalt of verrekent).
Wat is de bedoeling van een creditnota?
De bedoeling van een creditnota is om een factuur geheel of gedeeltelijk te corrigeren wegens fouten, retourzendingen, kortingen of annuleringen. In België zorgt een creditnota ervoor dat zowel de boekhouding als de btw-aangifte correct aangepast worden.
Is een creditnota een terugbetaling?
Een creditnota is niet automatisch een terugbetaling. Ze corrigeert een factuurbedrag in België en kan leiden tot een terugbetaling, verrekening met openstaande facturen of aanpassing van het saldo, afhankelijk van de afspraken tussen partijen.
Wat is crediteren?
Crediteren betekent dat je een bedrag terugbetaalt of terugboekt aan de klant. Dit gebeurt doorgaans via een creditnota. Er zijn verschillende manieren waarop je een bedrag kunt crediteren:
- Het bedrag wordt direct teruggestort op de rekening van de klant
- Het bedrag wordt verrekend met een andere openstaande factuur
- Het bedrag wordt verrekend met een toekomstige factuur, wat handig is als je regelmatig zaken doet met dezelfde klant.
Een bedrag crediteren doe je om fouten recht te zetten of tegemoet te komen aan retourzendingen. In de administratie moet dit correct worden geregistreerd als creditering.
Wat is het verschil tussen crediteren en debiteren?
Debiteren betekent het in rekening brengen van een bedrag, meestal via een factuur. In de praktijk debiteer je een klant wanneer je een dienst of product levert waarvoor een factuur wordt opgesteld.
Bijvoorbeeld: je levert een dienst en debiteert € 500 aan de klant. Wordt er later een fout ontdekt, dan kun je dit corrigeren door te crediteren.
Het verschil tussen debiteren en crediteren ligt in de richting van de geldstroom:
- Debiteren: een bedrag in rekening brengen (bijvoorbeeld via een factuur)
- Crediteren: een bedrag terugnemen of corrigeren (via een creditnota)
Wat is het verschil tussen een factuur en een creditnota?
Een factuur vraagt betaling voor geleverde goederen of diensten, terwijl een creditnota een vermindering of annulering van een eerder gefactureerd bedrag bevestigt. In België corrigeert een creditnota de btw en de verkoopadministratie, vaak door negatieve bedragen.
Wanneer is een creditnota nodig?
Een creditnota is nodig zodra je een eerder verzonden factuur wilt corrigeren. Zowel jij als de klant verwerken de creditnota in de administratie, zodat de cijfers weer kloppen. Dit is ook belangrijk voor de FOD Financiën.
Wanneer moet je een creditnota opmaken?
Je moet een creditnota opmaken in België bij fouten op een factuur, annulering of wijziging van een verkoop, terugzending van goederen, prijsverminderingen of als de klant niet betaalt en je de btw wilt recupereren. Dit moet zonder uitstel na het vaststellen van de wijziging.
Wat staat er op een creditnota?
Een creditnota bevat dezelfde basisinformatie als een normale factuur, maar met een negatief bedrag. Het moet duidelijk vermeld zijn dat het een creditnota betreft en er moet een verwijzing zijn naar het originele factuurnummer. Dit helpt zowel jou als de klant om de factuur makkelijk terug te vinden.
Wat zijn de regels voor het opstellen van een creditnota?
Een Belgische creditnota moet verwijzen naar de oorspronkelijke factuur, een negatieve waarde vermelden, dezelfde wettelijke vermeldingen bevatten (zoals btw-nummer en datum) en de reden van correctie duidelijk uitleggen. Ze moet tijdig worden uitgereikt om de btw correct aan te passen.
Eisen voor een creditnota
Een creditnota moet voldoen aan dezelfde eisen als een gewone factuur:
- Vermeld de contactgegevens van de ontvanger.
- Verwijs naar de originele factuur waarop de credit betrekking heeft.
- Zorg dat het te crediteren bedrag, inclusief btw, exact overeenkomt met het bedrag op de originele factuur. Heb je bijvoorbeeld een factuur verstuurd met verlegde BTW dan dient ook dit exact hetzelfde te zijn wanneer je gaat crediteren.
- Zorg dat je creditnota een chronologisch opvolgend factuurnummer bevat en dat je btw-nummer en KvK-nummer vermeld staan.
Hoe nummer je een creditnota correct?
Een creditnota nummer je in België opeenvolgend en chronologisch, net zoals facturen. Je mag een apart nummerbereik gebruiken, bijvoorbeeld “CN2025-001”, zolang het systeem logisch, onverbrekelijk en controleerbaar is voor de fiscus.
Is een creditnota verplicht?
Ja, als een factuur niet klopt, ben je verplicht een creditnota te maken. Je mag een foutieve factuur niet uit je administratie verwijderen, omdat de klant deze al kan hebben opgenomen in zijn boekhouding. Een creditnota zorgt ervoor dat beide administraties weer kloppen.
Hoe verwerk je een creditnota in de boekhouding?
Een creditnota wordt in de boekhouding verwerkt door de boekingen van de originele factuur en de creditnota tegen elkaar weg te strepen. Hierdoor wordt het saldo op nul gezet en kloppen de cijfers in beide administraties.
Hoe kan je een creditfactuur maken?
Je maakt een creditfactuur door een document op te stellen met dezelfde structuur als een factuur, maar met negatieve bedragen. Vermeld de originele factuurreferentie, reden van correctie, negatieve bedragen, btw-correcties en dezelfde wettelijke vermeldingen zoals btw-nummer en datum.
Voorbeeld van een creditnota in WeFact
In WeFact kun je op twee manieren een creditnota aanmaken:
- Een bestaande factuur (gedeeltelijk) crediteren:
Vanuit een bestaande factuur klik je op de actieknop “(gedeeltelijk) crediteren”. Je kunt dan eenvoudig de gewenste bedragen of factuurregels crediteren. - Handmatig een creditnota aanmaken:
Net als bij een normale factuur kun je via de factuur aanmaakpagina een factuur opstellen. Vul de bedragen negatief in en verwijs indien nodig naar de originele factuur. Daarna klik je op “Concept” en kies je voor “Creditnota”.
Voor een uitgebreide uitleg en een voorbeeld creditnota verwijs ik je graag naar het help-artikel om een creditnota te maken. In dit help-artikel vind je naast de algemene informatie over crediteren in WeFact, ook een voorbeeld creditnota.
Wat te doen als een klant niet betaalt?
Als een klant de factuur niet betaalt, maar er geen fouten zijn gemaakt op de factuur, moet je geen creditnota aanmaken. In plaats daarvan boek je de factuur als een oninbare vordering in je boekhouding en dien je een verzoek in bij de FOD Financiën om de btw terug te vorderen.
Bewaartermijn van een creditnota
De bewaartermijn van een creditnota is hetzelfde als die van een normale factuur. Volgens de FOD Financiën moet de creditnota netjes worden bijgehouden in de nummering en beschikbaar blijven in de administratie.
Meer weten over WeFact en hoe het crediteren werkt? Probeer WeFact 30 dagen gratis!