In de evenementen- of cateringsector is het vaak handig om met voorschotfacturen te werken, zodat je al een deel van de verwachte kosten kunt dekken. Bij het opstellen van een voorschotfactuur en de bijbehorende eindfactuur moet je op een paar zaken letten.
Wat is een voorschotfactuur?
Een voorschotfactuur is een factuur die je naar jouw klant stuurt voordat je de dienst of het product hebt geleverd. Op deze factuur vraag je om een aanbetaling. Het resterende bedrag wordt dan gefactureerd op de eindfactuur.
Voorbeeld voorschotfactuur
Hieronder kan je een voorbeeld vinden van een voorschotfactuur en een voorbeeld eindfactuur. We hebben ook een voorbeeld offerte ter beschikking.
Voorbeeld eindfactuur
Wat moet verplicht op een voorschotfactuur staan?
Een voorschotfactuur moet dezelfde verplichte elementen bevatten als een gewone factuur. Factuurnummers moeten in chronologische volgorde zijn en er moet btw worden berekend. Het btw-tarief moet hetzelfde zijn als dat op de eindfactuur. Is het btw-tarief op de eindfactuur 0%, dan geldt dat ook voor de voorschotfactuur. Bij meerdere btw-tarieven moet je een schatting maken van de verdeling van de omzet over de verschillende tarieven.
Hoe maak je een voorschotfactuur?
Als je het nog moeilijk vindt om een voorschotfactuur op te stellen, bekijk dan het volgende voorbeeld:
Je wilt een aanbetaling van 1.000 euro doorrekenen aan de klant met een verdeling van 80% en 20%.
- 80% van €1.000,- is €800,-
- 20% van €1.000,- is €200,-
Vervolgens bereken je de btw per deel:
- 9% btw over €800,- is €72,-
- 21% btw over €200,- is €42,-
Het totale bedrag op de voorschotfactuur is dus:
- €1.000,- + €72,- + €42,- = €1.114,- inclusief btw.
Bij het opstellen van de eindfactuur moet je de eerder geschatte btw-verdeling op de voorschotfactuur in acht nemen. Je moet de voorschotfactuur op de eindfactuur crediteren. Dit bedrag is altijd exclusief btw. Vermeld de creditregels voor de btw-verdeling op de factuur en ga dan verder zoals je normaal een factuur zou opstellen. Omdat de btw al berekend wordt op basis van het factuurbedrag min de gecrediteerde bedragen, is de verschuldigde btw eigenlijk al verrekend.
Voorschotfactuur maken met Excel, Word of een factuurprogramma?
Voorschotfacturen kan je in verschillende programma’s maken, zoals Excel, Word of een factuurprogramma. Als je kiest voor Excel of Word, moet je er zelf voor zorgen dat de voorschot- en eindfactuur goed op elkaar zijn afgestemd. Met een factuurprogramma worden de bedragen automatisch voor je berekend.
Voordelen van een online factuursoftware
Met online facturatiesoftware kan je gemakkelijk en snel voorschotfacturen opstellen en ze automatisch laten berekenen, wat het proces efficiënter maakt.