In de evenementen- of cateringsector is het vaak handig om met voorschotfacturen te werken, zodat je al een deel van de verwachte kosten kunt dekken. Maar ook in andere sectoren is een voorschotfactuur nuttig. Bij het opstellen van een voorschotfactuur en de bijbehorende eindfactuur moet je op een paar zaken letten, vooral op het gebied van btw en een correcte administratie.
Wat is een voorschotfactuur?
Veel ondernemers vragen zich af wat een voorschotfactuur precies is? Een voorschotfactuur is een factuur die je naar jouw klant stuurt voordat je de dienst of het product hebt geleverd. Op deze factuur vraag je om een aanbetaling. Het resterende bedrag wordt dan gefactureerd op de eindfactuur.
Hoe verhoudt een voorschotfactuur zich tot een gewone factuur? Een voorschotfactuur heeft dezelfde juridische waarde, maar dient als gedeeltelijke vooruitbetaling. Je factureert dus een deel van het totaalbedrag op voorhand.
Voorbeeld voorschotfactuur
Hieronder kan je een voorbeeld vinden van een voorschotfactuur en een voorbeeld eindfactuur. We hebben ook een voorbeeld offerte ter beschikking.
Voorbeeld eindfactuur
Wat moet verplicht op een voorschotfactuur staan?
Een voorschotfactuur moet dezelfde verplichte elementen bevatten als een gewone factuur.
- Volledige gegevens van klant en leverancier
- Datum van uitreiking
- Uniek factuurnummer (in chronologische volgorde)
- Btw-tarieven per deelbedrag
- Omschrijving van de diensten of goederen
- Vermelding dat het om een voorschotfactuur gaat
Voorschotfactuur met of zonder btw?
Een veelgestelde vraag is of je een voorschotfactuur met of zonder btw moet opstellen. Het antwoord is: ja, er moet btw op staan, net zoals op een gewone factuur. De btw op een voorschotfactuur moet overeenkomen met de btw die uiteindelijk op de eindfactuur vermeld wordt.
Hoe maak je een voorschotfactuur?
Als je het nog moeilijk vindt om een voorschotfactuur op te stellen, bekijk dan het volgende voorbeeld:
Je wilt een aanbetaling van 1.000 euro doorrekenen aan de klant met een verdeling van 80% en 20%.
- 80% van €1.000,- is €800,-
- 20% van €1.000,- is €200,-
Vervolgens bereken je de btw per deel:
- 9% btw over €800,- is €72,-
- 21% btw over €200,- is €42,-
Het totale bedrag op de voorschotfactuur is dus:
- €1.000,- + €72,- + €42,- = €1.114,- inclusief btw.
Bij het opstellen van de eindfactuur moet je de eerder geschatte btw-verdeling op de voorschotfactuur in acht nemen. Je moet de voorschotfactuur op de eindfactuur crediteren. Dit bedrag is altijd exclusief btw. Vermeld de creditregels voor de btw-verdeling op de factuur en ga dan verder zoals je normaal een factuur zou opstellen. Omdat de btw al berekend wordt op basis van het factuurbedrag min de gecrediteerde bedragen, is de verschuldigde btw eigenlijk al verrekend.
Voorschotfactuur maken met Excel, Word of een factuurprogramma?
Je kunt een voorschotfactuur maken in Excel of Word, maar dan moet je manueel de bedragen en btw correct berekenen én zorgen dat de eindfactuur nauwkeurig op de voorschotfactuur aansluit.
Let op: vanaf 1 januari 2026 is het in België verplicht om elektronisch te facturen via Peppol. Het is vanaf dan niet meer toegestaan om facturen te maken via Excel of Word.
Gebruik je een factuurprogramma? Dan worden bedragen automatisch berekend en wordt ook de btw correct verwerkt. Dit verkleint de kans op fouten aanzienlijk, zeker wanneer je meerdere tarieven toepast.
Voordelen van een online factuursoftware
Met online facturatiesoftware, zoals WeFact, stel je eenvoudig een voorschotfactuur en bijbehorende eindfactuur op. In WeFact vind je ook een voorbeeld van een voorschotfactuur, inclusief automatische btw-verdeling. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt voor een professionele uitstraling richting je klant.