Het innen van facturen kan soms uitdagend zijn, vooral wanneer je te maken krijgt met oninbare facturen. Dit is een lastige situatie voor elke ondernemer, maar het is cruciaal om te weten hoe je hiermee omgaat om de financiële stabiliteit van je bedrijf te behouden. In dit artikel bespreken we hoe je oninbare facturen kunt verwerken en welke opties er zijn om hiermee om te gaan.
Wat is een oninbare vordering?
Een oninbare vordering is een factuur die de klant niet kan betalen. Dit kan verschillende oorzaken hebben, zoals financiële problemen bij de klant, een conflict over het geleverde product of dienst, of het faillissement van de klant. Soms kan een oninbare vordering alsnog worden geïnd door een gerechtsdeurwaarder in te schakelen, ook wanneer de vordering meer dan een jaar oud is.
Wat zijn dubieuze debiteuren?
Dubieuze debiteuren zijn klanten van wie het onzeker is of ze hun openstaande facturen kunnen betalen. Ze kunnen in een moeilijke financiële situatie zitten, wat het risico op oninbare vorderingen vergroot. Het is belangrijk om deze klanten goed te monitoren en maatregelen te treffen om te voorkomen dat facturen oninbaar worden.
Tips om oninbare facturen te voorkomen
Om te voorkomen dat je met oninbare facturen te maken krijgt, is het essentieel om vooraf duidelijke afspraken te maken. Hieronder geven we enkele tips om dit risico te minimaliseren:
- Vraag om een volledige vooruitbetaling: Zo vermijd je het risico dat de klant na levering niet betaalt.
- Vraag om een aanbetaling: Als een volledige vooruitbetaling niet mogelijk is, kun je een deel van de kosten vooraf laten betalen, bijvoorbeeld de kostprijs, om verliezen te beperken.
- Laat de klant direct betalen bij levering: Indien een vooruitbetaling geen optie is, kun je vragen om betaling bij de aflevering van het product of de dienst.
- Gebruik een bankgarantie: Voor grotere bedragen kan een bankgarantie een goede oplossing zijn. Als de klant niet kan betalen, zorgt de bank voor de betaling.
- Verzekering tegen oninbare vorderingen: Heb je twijfels over een klant? Overweeg dan een verzekering af te sluiten die bescherming biedt tegen oninbare facturen.
- Stuur de factuur meteen na levering: Zo vermijd je dat de klant de betaling vergeet.
- Stel de klant in gebreke: Bepaal een betalingstermijn en maak duidelijk dat verzuim kan leiden tot incassokosten en juridische stappen.
- Schakel een specialist in: Indien de klant niet betaalt, kan een gerechtsdeurwaarder helpen bij het innen van de factuur.
- Start een rechtszaak: Als alle andere opties niet werken, kun je een rechtszaak aanspannen. Zorg ervoor dat je alle documenten, zoals facturen, contracten en e-mails bewaart als bewijsmateriaal. Met een vonnis van de rechter kan een deurwaarder tot wel 20 jaar na datum de betaling afdwingen.
Kun je oninbare facturen verkopen?
Ja, in sommige gevallen kun je oninbare facturen verkopen aan gespecialiseerde bedrijven via een proces dat “factoring” heet. Hierbij krijg je een percentage van het openstaande bedrag, waarbij het factoringbedrijf de risico’s en incassokosten op zich neemt.
Wanneer is een factuur definitief oninbaar?
Een factuur wordt definitief oninbaar wanneer je geen kans meer hebt om het geld te ontvangen, bijvoorbeeld door het faillissement van de klant of omdat alle incassomogelijkheden zijn uitgeput. In dit geval kan de factuur officieel als oninbaar worden aangemerkt.
Btw terugvragen van oninbare facturen
Wanneer een factuur oninbaar is, heb je mogelijk onterecht btw betaald. Gelukkig kun je de btw terugvragen via je volgende btw-aangifte, mits je aan de volgende voorwaarden voldoet:
- De afgesproken betalingstermijn mag niet langer dan één jaar geleden zijn.
- Je moet kunnen aantonen dat je alles hebt gedaan om de betaling te verkrijgen, bijvoorbeeld door een incassobureau of deurwaarder in te schakelen.
Wat moet je doen als een klant toch betaalt?
Wanneer een klant een factuur betaalt die eerder als oninbaar was gemarkeerd, volg je deze stappen:
- Markeer de factuur als betaald: Dit zorgt ervoor dat de openstaande factuur correct wordt verwerkt in je boekhoudsysteem.
- Boek de ontvangen betaling: Registreer de betaling als inkomsten en verwerk de bijbehorende btw volgens de regels van je boekhoudsysteem.
- Terugbetaling van btw: Als je de btw eerder had teruggevraagd, moet je deze terugbetalen via de volgende btw-aangifte.
Door proactief te handelen en bovenstaande tips te volgen, kun je de risico’s van oninbare facturen beperken en ervoor zorgen dat je financiële administratie in orde blijft.