Het opstellen van een offerte is vaak de eerste stap naar een succesvolle samenwerking. Maar wat als je uiteindelijke factuur niet helemaal overeenkomt met de offerte? In deze blog ontdek je wat wettelijk en praktisch toegelaten is als het gaat om verschillen tussen offertes en facturen. Zo vermijd je onduidelijkheden en mogelijke conflicten met je klant.
Wat zegt de wet over afwijkingen tussen factuur en offerte?
Een offerte is juridisch gezien een bindend document zodra de klant deze aanvaardt. Dit betekent dat de klant mag rekenen op de afgesproken voorwaarden, inclusief de prijs. Toch kunnen er situaties zijn waarin de uiteindelijke factuur afwijkt van de oorspronkelijke offerte. Wettelijk gezien is dit enkel toegelaten als:
- De klant akkoord is gegaan met de wijzigingen. Dit kan mondeling, schriftelijk of via e-mail. Zorg ervoor dat je dit steeds goed documenteert.
- Er sprake is van onvoorziene omstandigheden. Denk aan bijkomend werk of extra materiaalkosten die niet voorzien waren op het moment van de offerte.
Wil je meer weten over de juridische kant van offertes? Lees dan onze blog “Wanneer is een offerte bindend?“
Wanneer zijn afwijkingen aanvaardbaar?
In de praktijk zijn kleine afwijkingen op een factuur vaak geen probleem, bijvoorbeeld door afrondingsverschillen of een kleine meerprijs voor extra werk. Belangrijk is dat deze verschillen redelijk en goed te verklaren zijn. Communiceer steeds duidelijk met je klant over deze wijzigingen om verrassingen te voorkomen.
Grote afwijkingen zijn een ander verhaal. Een klant kan dit zien als een schending van het vertrouwen, wat kan leiden tot discussies of zelfs juridische stappen.
De risico’s van grote afwijkingen tussen offerte en factuur
Grote afwijkingen kunnen grotere gevolgen hebben dan je denkt. Hier zijn enkele risico’s:
- Juridische conflicten: Een klant kan weigeren de factuur te betalen als de afwijking niet op voorhand werd besproken of verantwoord.
- Schade aan je reputatie: Onverwachte meerkosten kunnen klanten afschrikken en negatieve recensies opleveren.
- Cashflowproblemen: Als een klant de factuur betwist, kan dit leiden tot vertragingen in de betaling.
Zorg er dus voor dat je afwijkingen altijd op voorhand bespreekt en schriftelijk vastlegt. Voor tips over duidelijke offertes, bekijk onze blog “Tips voor een sterke offerte“.
Hoe kun je afwijkingen voorkomen?
Voorkomen is beter dan genezen! Hier zijn enkele tips om verschillen tussen offertes en facturen te minimaliseren:
- Wees gedetailleerd in je offerte: Vermeld duidelijk welke werken en kosten inbegrepen zijn. Voeg ook een clausule toe over eventuele meerkosten.
- Communiceer proactief: Bespreek bijkomende kosten zo snel mogelijk met je klant en vraag expliciet om goedkeuring.
- Werk met deelbetalingen: Factureer grotere projecten in fases om een beter overzicht te houden en onverwachte kosten op tijd te signaleren.
- Gebruik facturatiesoftware: Een programma zoals WeFact helpt je om offertes en facturen overzichtelijk en professioneel te beheren. Zo kun je met één druk op de knop een offerte omzetten in een factuur.
Veelgestelde vragen over facturen en offertes
Is een offerte altijd bindend?
Nee, een offerte is enkel bindend als dit expliciet in de voorwaarden staat. Bekijk onze blog “Zijn er wettelijke eisen voor een offerte?” voor meer informatie.
Wat moet er verplicht op een factuur staan?
Op een factuur moeten wettelijk bepaalde gegevens staan, zoals een factuurnummer en btw-nummer. Lees er alles over in onze blog “Wat moet er verplicht op een factuur staan?“.
Wanneer ben je verplicht een factuur te sturen?
Dit hangt af van de aard van je activiteit. Meer hierover lees je in onze blog “Wanneer ben je verplicht een factuur te sturen?“.
Met de juiste aanpak kun je veel problemen vermijden en blijven je klanten tevreden. Gebruik deze tips en zorg ervoor dat jouw offertes en facturen altijd professioneel en duidelijk zijn.
Wil je meer tijd besparen? Probeer WeFact 30 dagen gratis en ontdek hoe onze software je administratie vereenvoudigt!