Als ondernemer ben je vast al wel eens tegen de vraag aangelopen of je nu altijd verplicht bent een factuur te sturen. De Belgische wetgeving is duidelijk, maar soms toch nog complex wanneer het aankomt op facturatie verplichtingen. In deze blog duiken we dieper in op wanneer je als ondernemer verplicht bent een factuur te versturen, de uitzonderingen hierop, en hoe je makkelijk aan deze verplichting kan voldoen met WeFact.
Ondernemers ontkomen er niet aan
In België is de facturatie verplichting grotendeels vastgelegd in de wet. Voor de meeste ondernemers geldt de regel dat wanneer ze goederen of diensten leveren aan andere bedrijven (B2B), ze verplicht zijn om een factuur te sturen. Deze factuur moet bovendien binnen de 15 dagen na de levering van de goederen of diensten worden verstuurd. Facturatie vormt de basis van het btw-stelsel en zonder geldige facturen zou de overheid geen controle kunnen uitoefenen op de btw-inning. Kijk op de website van de FOD Financiën voor alle regels.
Daarnaast is het verplicht om bij elke verkoop aan een particulier (B2C) in bepaalde sectoren een factuur uit te reiken. Denk hierbij aan sectoren zoals de bouw, horeca en vrijberoepen zoals advocaten en artsen. Bij verkopen aan particulieren moet een factuur verstuurd worden als de klant hier specifiek om vraagt, ongeacht het bedrag.
Afwijkende regels voor facturen
Hoewel er algemene regels zijn, bestaan er enkele belangrijke uitzonderingen. Zo zijn er verschillende sectoren waar specifieke facturatie voorwaarden van toepassing zijn. In de horeca bijvoorbeeld geldt de kassa-verplichting voor ondernemingen die een bepaald omzetniveau behalen. De zogenaamde “witte kassa” (GKS) zorgt ervoor dat betalingen meteen worden geregistreerd, waardoor een aparte factuur vaak niet nodig is voor kleinere bedragen.
Ook wanneer het gaat om kleine ondernemingen die onder de vrijstellingsregeling voor btw vallen, is de facturatie plicht iets anders geregeld. Deze ondernemingen mogen namelijk geen btw aanrekenen op hun facturen en zijn vrijgesteld van sommige facturatie verplichtingen, hoewel zij in veel gevallen nog steeds verplicht zijn een factuur te versturen.
Welke ondernemers hebben deze verplichting niet?
Ondernemers die onder de zogenaamde “vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen” vallen, zijn in bepaalde gevallen vrijgesteld van de verplichting om facturen uit te reiken. Deze regeling is van toepassing op ondernemingen die een jaarlijkse omzet hebben van minder dan € 25.000. Deze ondernemers hoeven geen btw in rekening te brengen en hebben enkel een vereenvoudigde administratieverplichting. Toch kunnen zij ervoor kiezen om vrijwillig een factuur te versturen, vooral om een goed overzicht te behouden van hun inkomsten.
Verder zijn particulieren die occasionele verkopen doen, zoals tweedehands-verkoop via een platform of op een rommelmarkt, niet verplicht om een factuur te sturen. Hier wordt vaak gebruikgemaakt van een vereenvoudigde betalingsregistratie, zoals een kassaticket.
Voldoe aan de verplichting door te factureren met WeFact
Het bijhouden van een correcte administratie en het tijdig versturen van facturen kan een uitdaging zijn, zeker wanneer de regels zo strikt zijn. Gelukkig biedt WeFact de perfecte oplossing om snel en eenvoudig facturen te maken, te versturen en op te volgen. Met WeFact zorg je ervoor dat al je facturen voldoen aan de Belgische regelgeving. Het platform biedt tal van voordelen, zoals automatische herinneringen voor openstaande facturen en een overzichtelijke btw-aangifte. Zo verlies je geen tijd aan administratie en kan je je focussen op wat echt telt: je onderneming.
Wil je ook zorgeloos factureren en altijd in regel zijn met de Belgische wetgeving? Probeer dan WeFact 30 dagen gratis en ontdek hoe eenvoudig factureren kan zijn!