Een offerte is een belangrijk document om een potentiële klant te overtuigen van jouw product of dienst. Je biedt hiermee een voorstel aan waarin je duidelijk maakt wat je levert, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. Maar wat is een offerte precies, is een offerte verplicht en mag je geld vragen voor een offerte? In dit artikel beantwoorden we deze en andere veelgestelde vragen.
Wat is een offerte?
Een offerte is een schriftelijk voorstel waarin je een overzicht geeft van de te leveren goederen of diensten, met de bijbehorende prijs en voorwaarden. Het biedt je potentiële klant een duidelijke indicatie van de kosten voor de opdracht en helpt hen om een weloverwogen keuze te maken. Vaak vragen klanten offertes op bij meerdere bedrijven om de beste keuze te maken.
Een goed opgebouwde offerte laat zien dat je professioneel werkt en helder communiceert. Bovendien kan een offerte als basis dienen voor een contract zodra de klant akkoord gaat.
Is een offerte verplicht?
Nee, een offerte is niet wettelijk verplicht. Je mag in principe mondeling afspraken maken over een opdracht. Toch wordt een schriftelijke offerte sterk aangeraden – vooral bij grotere of complexere projecten – om latere discussies te voorkomen.
Voor kleinere opdrachten kan het volstaan om per mail afspraken vast te leggen, maar bij langdurige samenwerkingen of bij grote bedragen is een duidelijke offerte gewoon slim zakendoen.
Wat moet er in een offerte staan?
Een goede offerte bevat minimaal de volgende gegevens:
- Jouw bedrijfsgegevens (naam, adres, KvK-nummer, btw-nummer)
- De contactgegevens van de potentiële klant
- De datum van de offerte
- Een uniek offertenummer
- Een beschrijving van de te leveren goederen of diensten
- De totaalprijs inclusief btw (voor particulieren) of exclusief btw (voor zakelijke klanten)
- De geldigheidsduur van de offerte
- Je algemene voorwaarden
Deze elementen zorgen ervoor dat de offerte compleet, helder én professioneel overkomt.
Zijn er wettelijke eisen voor een offerte?
Er bestaan geen harde wettelijke eisen voor de inhoud van een offerte, maar wel enkele richtlijnen die je moet volgen om problemen te voorkomen:
- De prijs moet overeenkomen met wat uiteindelijk geleverd wordt
- De voorwaarden moeten duidelijk zijn
- De klant moet kunnen weten wat hij mag verwachten
Wil je juridische problemen vermijden? Zorg dan voor volledige informatie en. verwijs altijd naar je algemene voorwaarden. Zo dek je jezelf in als er later iets ter discussie staat.
Kan een prijs in een offerte worden aangepast?
Ja, een offerte mag aangepast worden, maar alleen zolang deze nog niet door de klant is geaccepteerd. Gaat de klant akkoord met de originele offerte, dan wordt die bindend. Wil je toch iets wijzigen? Dan moet je een nieuwe offerte sturen of schriftelijk overeenkomen dat er iets wordt aangepast.
Vermeld ook in je voorwaarden dat prijzen kunnen wijzigen bij veranderende omstandigheden (zoals stijgende inkoopprijzen of gewijzigde wetgeving).
Algemene voorwaarden van een offerte
De algemene voorwaarden van een offerte bevatten de afspraken tussen jou en de klant. Het is belangrijk om deze mee te sturen, zodat de klant volledig op de hoogte is van de condities waaronder je werkt. Wanneer de klant akkoord gaat met de offerte, vormen de offerte en de algemene voorwaarden samen de overeenkomst.
Mag je geld vragen voor een offerte?
Ja, je mag geld vragen voor het opstellen van een offerte, zeker wanneer het om een complexe berekening of ontwerp gaat. Denk aan maatwerkprojecten, technische berekeningen of tijdrovende analyses.
Belangrijk: je moet dit altijd vooraf duidelijk communiceren. Vermeld het bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden of geef het expliciet aan bij de aanvraag. Zo komt je klant niet voor verrassingen te staan.
Follow-up na het versturen van een offerte
Een goede opvolging is belangrijk om een klant te overtuigen. Na het versturen van een offerte kun je bijvoorbeeld een korte toelichting geven of een herinnering sturen. Dit laat zien dat je aandacht hebt voor de klant en kan helpen om de deal te sluiten.
Tips voor het maken van een sterke offerte
- Maak de offerte persoonlijk: Zorg ervoor dat je laat zien dat je naar de klant geluisterd hebt en speel in op hun specifieke behoeften.
- Gebruik je huisstijl: Een verzorgde, foutloze offerte in je huisstijl maakt een professionele indruk.
- Wees duidelijk en gedetailleerd: Geef een duidelijk overzicht van de producten of diensten en de bijbehorende kosten.
- Vermeld extra diensten: Licht extra opties toe die de klant kan afnemen, inclusief de kosten hiervan.
- Vermeld btw: Voor particulieren moet de prijs inclusief btw zijn, voor bedrijven mag dit exclusief btw.
- Snelheid is belangrijk: Stuur de offerte zo snel mogelijk naar de klant.
- Gebruik templates of software: Dit maakt het maken van offertes sneller en foutloos.
Bekijk een voorbeeld offerte.
Online tools voor het maken van offertes
Je kunt een offerte maken in Word of Excel, maar een online administratieprogramma is vaak efficiënter en professioneler. Software zoals WeFact helpt je om offertes overzichtelijk te maken, bij te houden en snel om te zetten in facturen zodra een offerte geaccepteerd wordt.
Voordelen van een online administratieprogramma
Met een online administratieprogramma zorg je ervoor dat offertes niet verloren gaan en dat er geen fouten worden gemaakt. Het programma automatiseert veel processen, zoals het toekennen van offertenummers en het verwerken van geaccepteerde offertes. Bovendien wordt het eenvoudiger om alle gegevens, zoals algemene voorwaarden en geldigheidsduur, standaard op te nemen.
Door deze tips en tools te gebruiken, maak je jouw offerteproces efficiënter en zorg je ervoor dat je sneller en professioneler op aanvragen kunt reageren.