Hoe snel kun je een factuur maken en versturen met een online facturatiesysteem?

Online factureren gaat vaak sneller dan factureren in Word of Excel. Toch zit er ook verschil tussen online facturatiesystemen onderling. De snelheid hangt niet alleen af van hoe snel het systeem laadt, maar vooral van het aantal stappen dat je moet doorlopen om een factuur te maken en te versturen.

In dit artikel lees je welke factoren bepalen hoe snel je kunt factureren, waar verschillen tussen systemen ontstaan en hoe je tijd bespaart met een goed ingericht facturatiesysteem.

Is er verschil in snelheid tussen online facturatiesystemen?

Ja, er kan zeker verschil zitten in de snelheid tussen verschillende online facturatiesystemen. Dat verschil zit vooral in hoe eenvoudig het systeem werkt en hoeveel handmatige handelingen nodig zijn. Een snel facturatiesysteem helpt je om gegevens automatisch in te vullen, factuurregels makkelijk toe te voegen en de factuur direct te verzenden. Je hoeft dan niet telkens klantgegevens over te typen, factuurnummers bij te houden, pdf's op te slaan of losse e-mails te schrijven.

Met WeFact maken veel gebruikers een factuur in ongeveer 1 tot 2 minuten, wanneer klantgegevens, producten of diensten en de huisstijl al klaarstaan. De factuur kan daarna direct vanuit WeFact worden verzonden. Bij uitgebreidere facturen met meerdere regels, afwijkende btw-tarieven of bijlagen kan dit natuurlijk langer duren.

Welke factoren bepalen hoe snel je factureert?

De snelheid van een facturatiesysteem hangt af van meerdere onderdelen. Niet alleen de software zelf, maar ook de inrichting van je administratie speelt mee. Belangrijke factoren zijn:

• Opgeslagen klantgegevens
• Vooraf ingestelde producten of diensten
• Automatische factuurnummering
• Standaard btw-tarieven
• Een vaste huisstijl
• Duidelijke factuursjablonen
• Directe verzending per e-mail of via Peppol
• Koppelingen met boekhouding, bank of betaalprovider
• Automatisering van terugkerende facturen

Hoe meer gegevens al klaarstaan, hoe minder je per factuur hoeft te doen. Daardoor gaat factureren sneller en maak je minder snel fouten.

Gebruiksgemak maakt een groot verschil

Een facturatiesysteem kan veel functies hebben, maar als je lang moet zoeken naar de juiste knop, verlies je alsnog tijd. Gebruiksgemak is daarom belangrijk. Een overzichtelijk systeem laat duidelijk zien welke stappen nodig zijn. Je kiest de klant, vult de factuurregels aan of selecteert bestaande producten en verstuurt de factuur direct. Hoe minder losse handelingen, hoe sneller het proces.

Met een online facturatieprogramma zoals WeFact werk je vanuit één omgeving. Je hoeft niet te schakelen tussen Word, Excel, pdf-bestanden en je e-mailprogramma. Dat maakt het aanmaken en versturen van facturen overzichtelijk.

Automatisch ingevulde gegevens besparen tijd

Veel tijd gaat verloren aan het handmatig invullen van gegevens. Denk aan klantnaam, adressen, btw-nummers, productomschrijvingen, prijzen en btw-tarieven. In een goed facturatiesysteem staan deze gegevens al klaar. Selecteer je een klant, dan worden de bekende gegevens automatisch ingevuld. Gebruik je vaste producten of diensten, dan kun je die direct toevoegen aan de factuur.

Dat scheelt tijd én voorkomt fouten. Je hoeft minder over te typen en verkleint de kans op verkeerde bedragen of onjuiste klantgegevens.

Direct versturen voorkomt extra stappen

De snelheid van factureren stopt niet bij het maken van de factuur. Ook het versturen bepaalt hoeveel tijd je kwijt bent. Werk je met Word of Excel, dan moet je de factuur vaak eerst opslaan als pdf, terugvinden, toevoegen aan een e-mail en handmatig verzenden. In een online facturatiesysteem kan dat meestal direct vanuit het systeem.

Ook Peppol kan hierbij helpen. Via Peppol verstuur je een factuur als e-factuur rechtstreeks naar het administratiesysteem van je klant. Daardoor is de factuur sneller en gestructureerder te verwerken dan en losse pdf per e-mail. Peppol wordt ook steeds vaker verplicht. In België is Peppol sinds 1 januari 2026 verplicht voor B2B-transacties. Voor Nederland wordt dit vanaf 2028 verplicht.

Automatisering helpt bij terugkerende facturen

Maak je regelmatig dezelfde factuur aan voor vaste klanten? Dan kan automatisering veel tijd besparen. Bij periodieke facturen stel je in één keer in wat er gefactureerd moet worden, aan wie en hoe vaak. Daarna kan het systeem de facturen automatisch aanmaken of klaarzetten. Dat is handig voor abonnementen, onderhoudscontracten, lidmaatschappen of vaste maandbedragen.

WeFact heeft hiervoor een abonnementsmodule. Daarmee voorkom je dat je elke maand dezelfde factuur opnieuw moet maken.

Koppelingen voorkomen dubbel werk

Facturen moeten vaak ook verwerkt worden in de boekhouding. Als je gegevens later opnieuw moet invoeren, ben je alsnog extra tijd kwijt. Koppelingen met boekhoudsoftware, bank of betaalprovider voorkomen dubbel werk. Facturen, betalingen en administratieve gegevens kunnen dan makkelijker worden verwerkt of gecontroleerd. Zo houd je sneller overzicht op openstaande facturen en betaalde bedragen.

Wat vertraagt het maken en versturen van facturen?

Factureren duurt vooral langer wanneer je veel handmatig moet doen. Denk aan:

• Klantgegevens steeds opnieuw invullen
• Factuurnummers zelf bijhouden
• Producten of diensten telkens opnieuw omschrijven
• Facturen opslaan als losse pdf
• E-mails handmatig opstellen
• Betalingen apart controleren
• Gegevens later opnieuw invoeren in de boekhouding

Deze stappen lijken klein, maar kosten bij elkaar veel tijd. Zeker wanneer je meerdere facturen per week of per maand maakt.

Conclusie

Er zit zeker verschil in snelheid tussen online facturatiesystemen. Dat verschil wordt vooral bepaald door gebruiksgemak, automatisering en het aantal handmatige stappen.

Een snel facturatiesysteem helpt je om klantgegevens automatisch in te vullen, factuurregels makkelijk toe te voegen en facturen direct te versturen. Met een goed ingerichte omgeving maken veel WeFact-gebruikers een standaardfactuur in ongeveer 1 tot 2 minuten.

Zo wordt factureren geen tijdrovende klus, maar een snelle en overzichtelijke stap in je administratie.

Veelgestelde vragen over de snelheid van facturatiesystemen

Is er verschil in snelheid tussen online facturatiesystemen?

Ja, er kan verschil zitten tussen online facturatiesystemen. De snelheid hangt vooral af van het aantal handmatige stappen, de mate van automatisering en hoe eenvoudig het systeem werkt.

Hoe snel maak je een factuur met WeFact?

Met WeFact maken veel gebruikers een standaardfactuur in ongeveer 1 tot 2 minuten, wanneer klantgegevens, producten of diensten en de huisstijl al klaarstaan.

Wat maakt een facturatiesysteem sneller?

Een facturatiesysteem werkt sneller wanneer klantgegevens automatisch worden ingevuld, producten opgeslagen zijn, factuurnummers automatisch worden toegekend en facturen direct verzonden kunnen worden.

Is online factureren sneller dan factureren in Word of Excel?

Ja, online factureren is meestal sneller dan factureren in Word of Excel. Een online facturatiesysteem automatiseert vaste stappen, zoals nummering, klantgegevens, btw-berekening, huisstijl en verzending.