E-facturatie wint snel terrein, vooral nu de overheid in België steeds strengere eisen stelt aan de manier waarop bedrijven facturen versturen. Een belangrijk onderdeel van deze ontwikkeling is het Peppol-netwerk, een beveiligd en gestandaardiseerd netwerk voor het uitwisselen van elektronische facturen. In deze blog bekijken we wat Peppol precies is, waarom het zo belangrijk is voor bedrijven in België en welke verplichtingen eraan verbonden zijn – met name de veranderingen in België vanaf 2026.
Wat is Peppol en waarom is het belangrijk voor e-facturatie?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Het is een internationaal netwerk dat is ontwikkeld om veilige en betrouwbare elektronische documenten uit te wisselen tussen bedrijven en overheidsinstellingen. Met Peppol kunnen bedrijven en overheden eenvoudiger en veiliger communiceren, doordat er een standaardformaat wordt gebruikt dat wereldwijd erkend wordt.
Het Peppol-netwerk zorgt er niet alleen voor dat documenten snel en veilig verzonden kunnen worden, maar biedt ook een gestandaardiseerd protocol. Hierdoor is de kans kleiner dat documenten kwijtraken, in een verkeerd formaat aankomen of dat er fouten ontstaan tijdens het uitwisselingsproces. Met andere woorden: het verlaagt de administratieve lasten en verhoogt de betrouwbaarheid van zakelijke transacties.
De verplichting van e-facturatie via Peppol
In België is het gebruik van Peppol voor e-facturatie aan overheidsinstanties al verplicht bij overheidsopdrachten gepubliceerd na 1 maart 2024. Belgische overheidsinstellingen accepteren alleen nog elektronische facturen die voldoen aan de Europese norm, waarbij Peppol de aanbevolen standaard is. Voor bedrijven die zaken doen met de Belgische overheid betekent dit dat ze hun facturen via het Peppol-netwerk moeten versturen.
In de particuliere sector is Peppol voorlopig nog niet verplicht, maar steeds meer bedrijven stappen vrijwillig over naar het netwerk. Dit komt doordat e-facturatie via Peppol zorgt voor een snellere en efficiëntere verwerking van facturen, wat voordelen oplevert op het vlak van cashflow en administratieve efficiëntie. Bovendien wordt het gebruik van Peppol vanaf 1 januari 2026 verplicht voor B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen.
Peppol e-facturatie 120% fiscaal aftrekbaar
Om bedrijven te stimuleren nu al over te schakelen op Peppol heeft de Belgische overheid een nieuwe maatregel getroffen. Kleine vennootschappen kunnen dankzij deze nieuwe regeling 120% van de kosten voor Peppol e-facturatie fiscaal aftrekken. Je kunt aanspraak maken op deze regeling voor advies- en softwarekosten.
E-facturatie en Peppol in België: wat verandert er in 2026?
Vanaf 1 januari 2026 wil de Belgische overheid e-facturatie via Peppol ook verplicht maken voor zakelijke transacties tussen bedrijven (B2B). Dit betekent dat bedrijven in België niet alleen hun facturen aan de overheid, maar ook aan andere bedrijven via Peppol moeten verzenden. Dit is een aanzienlijke verandering. Het doel is om de facturatieprocessen in de B2B-markt te standaardiseren en te verbeteren.
Met de invoering van deze verplichting wil de Belgische overheid fraude verminderen en transparantie verhogen. Door gebruik te maken van Peppol wordt de controle op btw-verplichtingen eenvoudiger en kunnen bedrijven makkelijker voldoen aan de fiscale regelgeving. Bovendien kunnen bedrijven op deze manier hun interne facturatieprocessen efficiënter en kostenbesparend inrichten.
Hoe kun je als bedrijf voldoen aan de nieuwe Peppol-verplichtingen?
Als bedrijf is het belangrijk om je tijdig voor te bereiden op de nieuwe regels voor e-facturatie via Peppol. Hier zijn een paar stappen die je kunt nemen om zeker te weten dat je voldoet aan de vereisten:
- Kies een Peppol-aanbieder: Veel facturatie software biedt al ondersteuning voor Peppol, maar niet alle software is automatisch compliant. Controleer of jouw software een Peppol-gecertificeerde toegangspoort heeft. Zo niet, overweeg dan een upgrade of een andere aanbieder.
- Pas je processen aan: Overstappen naar Peppol vereist vaak een aanpassing in je administratie. Zorg ervoor dat je medewerkers goed op de hoogte zijn van de nieuwe facturatie vereisten en dat je administratieprocessen hierop afgestemd zijn.
- Start op tijd met de implementatie: Wacht niet tot het laatste moment om Peppol te implementeren. Een tijdige voorbereiding helpt je om problemen te voorkomen en je volledig te conformeren aan de wettelijke verplichtingen in 2026.
De voordelen van e-facturatie via Peppol
Hoewel de overgang naar verplichte e-facturatie via Peppol een investering kan vereisen, biedt het ook veel voordelen voor bedrijven. Enkele belangrijke voordelen zijn:
- Efficiëntere verwerking: E-facturen kunnen automatisch worden verwerkt, wat administratieve tijd en kosten bespaart.
- Minder fouten: Door het gebruik van een standaardformaat neemt de kans op fouten in facturen af.
- Snellere betalingen: Facturen die via Peppol worden verstuurd, kunnen vaak sneller verwerkt en dus betaald worden. Dit verbetert de cashflow.
- Betere naleving van regelgeving: Door Peppol te gebruiken, voldoen bedrijven aan de Europese en nationale normen voor e-facturatie, wat de kans op fiscale fouten en boetes vermindert.
Bereid je nu al voor op de toekomst van e-facturatie
E-facturatie via Peppol is niet alleen de toekomst. In veel gevallen is het al de norm. Voor bedrijven in België zal het vanaf 2026 zelfs verplicht zijn in de B2B-markt. Bedrijven die nu al overstappen naar Peppol kunnen profiteren van efficiëntere processen, lagere administratiekosten en snellere betalingstermijnen. Het is een slimme zet om je e-facturatie op Peppol af te stemmen en klaar te zijn voor de toekomst van digitale facturatie. Heb je hulp nodig met facturen opmaken? Bij WeFact helpen we je graag met online factureren en kun je gratis facturen versturen via Peppol.