Wat is administratie?
Administratie is een verzameling van alle informatie over uw bedrijf. Denk aan:
Financiële gegevens zoals inkomsten, uitgaven, facturen en banktransacties
Agenda’s en planningen voor afspraken, deadlines en interne processen
Relatiegegevens van klanten, leveranciers en andere zakelijke contacten
Een goed bijgehouden administratie geeft u inzicht in hoe uw bedrijf ervoor staat, helpt bij het maken van slimme beslissingen en is bovendien wettelijk verplicht. Met een geschikt administratie pakket kunt u al deze gegevens overzichtelijk en efficiënt bijhouden. Door je administratie goed op orde te brengen, voorkom je fouten en bespaart je tijd én geld.
Waaruit bestaat online administratie?
De online administratie bestaat uit alle gegevens die digitaal of op papier zijn vastgelegd over uw onderneming. Online administratie heeft de volgende onderdelen:
- Financiële administratie (boekhouding)
- Privacy verklaring
- Klantgegevens
- Urenregistratie
- Zakelijke correspondentie, zoals uw e-mail
- Uittreksel Kruispuntbank van Ondernemingen
- Contracten
- Algemene voorwaarden
- Verzekeringspolissen
- Rittenadministratie
Het opzetten van de administratie
Als startende ondernemer zijn er een aantal zaken om rekening mee te houden, die zorgen voor een goede administratie. Nadat u bent ingeschreven bij het Kruispuntbank van Ondernemingen ontvangt u een btw-nummer. Hiermee bent u direct belastingplichtig. Het is dus belangrijk dat u meteen uw administratie bijhoudt.
De administratie mag u zowel digitaal of op papier bewaren. U kunt dit met de fiscus afspreken, zodat dit schriftelijk vast wordt gelegd. Zo weet u precies waar u aan toe bent.
Zorg ervoor dat u elk kwartaal, of zoals afgesproken, de aangifte omzetbelasting doet. Bewaar de gehele administratie minimaal 7 jaar en gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken minimaal 10 jaar.
Zelf administratie bijhouden of uitbesteden?
Het is belangrijk om altijd een goed overzicht te hebben van uw administratie. Zo kunt u namelijk snel inspelen op actuele ontwikkelingen. Gaat u zelf de administratie bijhouden of gaat u het uitbesteden?
Veel ondernemers starten met een simpel factuurvoorbeeld in Word of Excel. Bekijk hier een voorbeeldfactuur.
Let op: vanaf 1 januari 2026 is het voor B2B-transacties in België verplicht om facturen via het Peppol-netwerk te versturen. Factureren in Word of Excel is dan niet meer toegestaan. Met WeFact bent u volledig Peppol-klaar en blijft u voldoen aan de nieuwe wetgeving.
Voor kleine ondernemers, zelfstandigen en wanneer u wilt factureren als particulier is het niet verplicht om de administratie uit te besteden aan een accountant of boekhouder. U kunt dus zelf uw zelfstandige administratie bijhouden afhankelijk van uw financiële kennis en bereidheid. Heeft u een complexe administratie, dan is het wellicht verstandig om samen te werken met een accountant of boekhouder. Deze kan uw administratie controleren en advies geven.
Voordelen van een online administratie
Het grootste voordeel van online administratie is tijdbesparing. Wanneer u de administratie online bijhoudt, kunt u veel automatiseren en het voor u zo gemakkelijk mogelijk instellen. Maak hierbij gebruik van automatisering en kies voor een online facturatieprogramma. Er zitten naast tijdsbesparing nog een aantal andere voordelen aan online factureren:
- U heeft overal toegang tot uw administratie. Zeker wanneer u werkt met een mobiele facturatie app. Hiermee kunt u ook nog eens eenvoudig bonnetjes inscannen en ter plekke een factuur maken.
- U heeft altijd inzicht en controle in wat er binnenkomt, uitgaat en of de financiën onder controle zijn.
- U kunt gemakkelijk zelf uw administratie bijhouden door digitaal te factureren en bespaart hier op kosten van de accountant of boekhouder.
- U maakt minder fouten, omdat er minder handmatig ingevuld hoeft te worden bij elektronisch factureren.
- Uw administratie gaat nooit verloren. U kunt deze altijd online terugvinden.
Online administratie bijhouden met WeFact
WeFact is een gebruiksvriendelijk online pakket waarmee u uw online administratie kunt bijhouden. Bespaar tijd en frustraties! Facturen worden nooit meer te laat verstuurd, u kunt op ieder gewenst moment inzicht krijgen in uw online administratie, en WeFact helpt u bij uw omzetbelasting aangifte. Bekijk hieronder enkele voordelen van online factureren met ons factuurprogramma.
Factureren
WeFact voorkomt veel gemaakte fouten zoals verkeerde BTW optellingen. Ook kunt u periodiek factureren.
Relaties
Beheer uw klanten en leveranciers in de factuur software en verstuur mailings.
Uw eigen huisstijl
WeFact geeft u grote vrijheid over de uitstraling en opmaak. Upload uw logo of gebruik uw briefpapier.
Herinneringen of aanmaningen
Zit boven op uw openstaande facturen en stuur een herinnering na verstrijken van een betaaltermijn.
Verschillende betaalmethoden
Biedt uw klant de mogelijkheid om een factuur te betalen via bankoverschrijving, Bancontact en domiciliëring.
Producten
Voeg uw producten en diensten toe in het facturatie programma om sneller een factuur of offerte te maken.
Statistieken en BTW overzicht
Altijd een actueel en helder inzicht in uw administratie. Tevens is er een BTW aangifte overzicht.
Exporteren
Exporteer uw gegevens vanuit het facturatie programma naar Excel, PDF of het boekhoudpakket.
8 tips om uw administratie bij te houden
Zorg voor een gestructureerde administratie door uw administratieve mail en papieren post te verzamelen en te sorteren.
Bewaar enkel wat u moet bewaren en digitaliseer zoveel mogelijk.
Verwerk uw administratie in een online administratiepakket.
Vraag leveranciers om een digitale (UBL) factuur aan te leveren.
Plan vaste dagelijkse of wekelijkse momenten om uw administratie bij te werken.
Biedt uw relaties de mogelijkheid om online te betalen en krijg facturen sneller betaald.
Voorkom extra kosten door aankoopfacturen op tijd te voldoen.
Lever al uw financiële gegevens digitaal aan bij uw accountant via een boekhoudkoppeling. Lees hier meer over een koppeling met uw online boekhoudsoftware.
9.3/10
Wat zeggen onze klanten over WeFact
Lees de verhalen van onze klanten en ervaar zelf waarom WeFact bij uw onderneming past!
John van Boesschoten
Crossworx B.V.
“Als je de helpdesk een keer nodig hebt, krijg je direct de juiste oplossing.”
9.3
uit 300+ reviews
Daisy Renders
Grafisch ontwerp & fotografie
“Ik maak al jaren gebruik van WeFact en vind het super gebruiksvriendelijk.”
9.3
uit 300+ reviews
Frank van der Weij
Frank van der Weij Studio
“Perfect in te stellen op je eigen bedrijfsvoering.”
9.3
uit 300+ reviews
Online boekhouden, digitaal factureren; WeFact biedt geen compleet boekhoudpakket maar voldoende voor een ondernemer om zelf verkoopfacturen te maken en versturen en aankoopfacturen in te lezen en te laten herkennen om deze digitaal te bewaren. Deze gegevens kunnen online doorgezet worden naar het boekhoudpakket van de accountant. Zodat de accountant nog zaken als aangiften kan doen en de jaarrekening kan maken.
De ondernemer heeft dus een eigen gebruiksvriendelijk pakket wat van alle gemakken is voorzien en biedt het voordeel dat er directe informatie-uitwisseling is met de accountant. Op deze manier wordt online boekhouden/factureren perfect gecombineerd. Ook geschikt voor een de administratie van een zelfstandige. Ook beschikt WeFact over een factuur app.