Online factureren

WeFact helpt u bij uw facturatie.

Ondanks de vele mogelijkheden blijft online factureren met ons pakket toch eenvoudig in gebruik. In de beveiligde omgeving maakt u een online factuur, verstuurt u deze en houdt u betalingsherinneringen bij. Het denkwerk wordt voor u gedaan, u hoeft alleen nog maar met een muisklik de acties te bevestigen.

Wat is het verschil tussen online factureren en elektronisch factureren?

De term "online factureren" gebruiken we breed: het gaat om elke factuur die u via een online facturatiesoftware opmaakt en verstuurt, ook als dit in de praktijk gewoon een pdf per e-mail is. "Elektronisch factureren" of "e-factureren" is specifieker: dit is een gestructureerde factuur, meestal in het UBL-formaat, die boekhoudsoftware automatisch kan uitlezen en verwerken zonder dat er iets handmatig overgetypt moet worden. Peppol is het beveiligde netwerk waarlangs die UBL-factuur vervolgens wordt verstuurd. Simpel gezegd: UBL is de taal van de factuur, Peppol is de weg waarlangs ze reist.

Dit onderscheid is belangrijk, want een pdf-factuur die u met de hand opmaakt en per e-mail verstuurt, voldoet niet aan de Belgische verplichting voor elektronisch factureren, ook al gebeurde het opmaken en versturen "online". Met WeFact factureert u zowel online als elektronisch: uw facturen worden automatisch in het juiste formaat opgemaakt en, waar nodig, via Peppol verstuurd.

Ook op Europees niveau zet de wetgeving door: naast de Belgische B2B-verplichting werkt de EU aan regels die elektronisch factureren op termijn voor alle zakelijke transacties binnen de Unie verplicht maken. Hoe eerder u overstapt, hoe minder werk de uiteindelijke aanpassing later kost.

Voordelen van online factureren

Een factuur online maken met WeFact brengt veel voordelen met zich mee.

1. U heeft een overzichtelijke administratie, omdat alle elektronische facturen op één plek worden opgeslagen.

2. Er zijn veel zaken die automatisch ingericht kunnen worden dankzij digitale facturatie via digitaal factureren. Dit scheelt tijd!

3. WeFact voldoet aan de Peppol-eisen voor het versturen van een elektronische factuur bij B2B-facturatie in België. Dit is vanaf 1 januari 2026 verplicht voor B2B-facturatie.

4. Doordat de factuur direct binnenkomt bij de klant kan deze ook direct betaald worden.

5. Het bijhouden van de administratie kan volledig geautomatiseerd worden, dankzij digitale facturering.

6. Dankzij de mobiele facturatie app kunt u zelfs via uw mobiele telefoon of tablet een online factuur maken en herinneringen van de factuur versturen.
   

Wat heeft u nodig om te starten met online factureren?

Om vandaag nog te starten met online factureren, heeft u niet veel meer nodig dan:

• Uw ondernemingsnummer (KBO) en btw-nummer, zodat uw facturen aan de wettelijke vereisten voldoen.

• Een overzicht van uw klantgegevens, zodat u deze eenmalig kunt invoeren of importeren.

• Uw huisstijl (logo en kleuren), voor professioneel ogende facturen.

• Een facturatieprogramma dat voldoet aan de Peppol-vereisten, zoals WeFact, zeker als u ook B2B factureert.
  

Meer heeft u niet nodig: WeFact begeleidt u vervolgens stap voor stap bij het instellen van de rest.

Hoe regel ik mijn eigen online facturatie?

Wanneer u met WeFact begint stelt u allereerst een aantal instellingen in. Deze instellingen automatiseren al een aantal zaken. Zo kunt u bijvoorbeeld het factuurnummer en betalingstermijn invullen. Ook kun u uw huisstijl inrichten in WeFact. Staat alles goed? Dan kunt u beginnen met een factuur maken. Nadat u de factuur heeft verstuurd, houdt WeFact de betalingstermijn voor u in de gaten. U weet dus precies wanneer u een herinnering kunt versturen! Zo verloopt het versturen van uw elektronische facturen volledig automatisch.

Online factureren versus factureren met Excel

Het grootste voordeel van online facturatiesoftware versus Excel is dat u tijd bespaart bij het opmaken van een factuur online, en dat u minder snel fouten maakt. Dit komt omdat u in Excel veel handmatige acties moet verrichten, terwijl u met WeFact uw online facturen in enkele klikken opmaakt en verstuurt. Daarnaast is het voor B2B-facturatie vanaf 1 januari 2026 niet meer toegestaan om te factureren via Excel. Het is dan verplicht om elektronische facturen (e-facturen) te versturen via Peppol, zodat u ook op lange termijn voldoet aan de regels rond elektronische facturatie. Naast het maken van facturen, kunt u nog veel meer in WeFact. U kunt namelijk ook offertes maken en aankoopfacturen verwerken.