Wat als je klant de factuur niet betaalt?

Je hebt een opdracht afgerond, de factuur verstuurd, maar de betaling blijft uit. Helaas komt het vaker voor dan je zou denken. Of je nu werkt als freelancer, consultant of vakman: een onbetaalde factuur is frustrerend en kan zelfs je cashflow in gevaar brengen. Wat zijn je opties als zelfstandige? In deze blog leggen we stap voor stap uit wat je kunt doen als je klant niet betaalt én hoe je jezelf in de toekomst beter beschermt.

1. Dubbelcheck je factuur

Voor je actie onderneemt, loont het om even na te gaan of je factuur wel correct en volledig was. Controleer hierbij op:

• Of het juiste bedrag, btw-percentage en klantgegevens vermeld staan;
• Of de betalingstermijn duidelijke genoteerd is;
• Of je de factuur effectief hebt verstuurd en ze is aangekomen.

Kleine fouten kunnen een betaling vertragen. Is alles in orde? Dan is het tijd voor de volgende stap.

2. Stuur een vriendelijke herinnering

Is de betalingstermijn verstreken? Dan stuur je eerst een vriendelijke herinnering, liefst per e-mail. Houd de toon professioneel maar duidelijk. Vermeld ook onderstaand:

• Het factuurnummer en vervaldatum
• Het openstaande bedrag
• Een nieuwe betaaldatum

Gebruik je een facturatieprogramma zoals WeFact, dan kun je dit automatisch laten verlopen zonder dat je er telkens aan moet denken. Vaak is één factuurherinnering al genoeg om de klant aan te zetten tot actie.

3. Bel je klant op

Blijft het stil na je herinnering? Dan is persoonlijk contact vaak het meest doeltreffend. Een kort telefoontje kan duidelijkheid brengen: is de factuur vergeten, betwist of zijn er betalingsproblemen? Wees beleefd maar kordaat. Vraag een concreet voorstel voor betaling en bevestig nadien alles via e-mail. Zo heb je bewijs als het alsnog fout loopt.

4. Stuur een formele ingebrekestelling

Als je klant na een herinnering en telefonisch contact nog steeds niet betaalt, stuur je best een ingebrekestelling. Dat is een formele brief, of e-mail, waarin je eist dat de betaling binnen een bepaalde termijn gebeurt. Vermeld hierin het volgende:

• Het oorspronkelijke factuurnummer en -bedrag;
• De nieuwe uiterste betalingstermijn (bijv. 7 kalenderdagen);
• De gevolgen bij een verdere wanbetaling (interesten, bijkomende kosten, incasso).

Een ingebrekestelling is vaak vereist om later een juridische procedure te starten of interesten te mogen aanrekenen.

5. Schakel hulp in van incasso of advocaat

Als alle pogingen mislukt zijn, kun je kiezen om een incassobureau, juridisch adviseur of gerechtsdeurwaarder in te schakelen. Vaak volstaat een officiële brief om een klant alsnog tot betaling te bewegen.

Houd er wel rekening mee dat sommige incassodiensten werken op commissiebasis, andere rekenen vaste tarieven aan. Spreek duidelijke voorwaarden af voor je verdergaat.

Wat met de btw op onbetaalde facturen?

Ook als je klant niet betaalt, ben je in principe btw verschuldigd zodra je de factuur hebt uitgereikt. Dat wil zeggen dat je de btw moet doorstorten aan de fiscus, zelfs als je het bedrag nooit ontvangt. Gelukkig kun je in bepaalde gevallen die btw terugvragen, bijvoorbeeld wanneer de factuur officieel oninbaar is verklaard. Denk aan een faillissement of een ingebrekestelling zonder gevolg. De voorwaarden zijn strikt, dus overleg dit met je boekhouder.

Voorkom problemen in de toekomst

Hoewel je niet alles kunt vermijden, zijn er wel een paar dingen die je kunt doen om problemen met wanbetalers te beperken:

1. Vraag een voorschot voor grotere opdrachten;
2. Werk met duidelijke algemene voorwaarden (betalingstermijnen, interesten);
3. Factureer meteen na het afronden van je werk;
4. Gebruik factuursoftware die je facturen én herinneringen automatisch opvolgt.

Met de juiste aanpak bespaar je jezelf tijd, frustratie én financiële zorgen. Wil je sneller betaald worden en beter overzicht houden? Probeer WeFact dan nu 30 dagen gratis en ervaar hoe eenvoudig je je facturen en opvolging automatiseert!