Kosten doorfactureren aan je klant: hier moet je op letten

Als zelfstandige maak je soms kosten in opdracht van je klant. Denk aan materiaalkosten, vervoerskosten of externe diensten. Je betaalt die kosten eerst zelf en rekent ze daarna door. Maar hoe doe je dat correct? Wat met btw? En wat zet je precies op je factuur? In deze blog leggen we uit waar je op moet letten bij het doorfactureren van kosten aan klanten, zodat je boekhouding correct blijft en je klant niet voor verrassingen staat.

Wat betekent kosten doorfactureren?

Doorfactureren houdt in dat je een gemaakte kost opnieuw aanrekent aan je klant, meestal omdat die kost noodzakelijk was om jouw opdracht uit te voeren. Je schiet het bedrag voor en recupereert het later via je eigen factuur. Voorbeelden hiervan zijn:

• Aankoop van materialen in opdracht van de klant;
• Vervoers- of verblijfskosten;
• Externe diensten (bv. een freelancer of leverancier die je inschakelt).

Het lijkt eenvoudig: je betaalt iets, je telt het op bij je factuur en klaar. Toch zijn er een paar fiscale spelregels die je best kent.

Tip: Lees meer over reiskosten op je factuur.

Wanneer is iets een kost voor jou, en wanneer voor de klant?

Het verschil zit in wie de juridische eigenaar is van de kost. Betaal je iets in eigen naam en gebruik je het voor jouw dienstverlening (bv. een softwarelicentie die je nodig hebt voor een project)? Dan is het een kost voor jouw onderneming, ook al reken je het door. In dat geval moet je btw aanrekenen op het volledige bedrag (inclusief de doorgerekende kost), want het maakt deel uit van jouw totaalpakket.

Koop je daarentegen iets in naam en voor rekening van de klant, dan gaat het om een ontvangst in opdracht, ook wel een 'onkostenvergoeding zonder winstoogmerk'. In dat geval hoef je geen btw aan te rekenen op dat gedeelte op voorwaarde dat je het juiste bewijs levert (zoals het originele kasticket of factuur op naam van de klant).

Hoe zit het met btw bij doorfactureren?

Hier lopen veel zelfstandigen tegenaan, want moet je btw aanrekenen op doorgerekende kosten of niet? Het antwoord hangt af van de situatie:

1. Kosten in jouw naam en voor jouw rekening (die je doorrekent): Btw verplicht, volgens het btw-tarief van je eigen dienst of prestatie.
2. Kosten in naam en voor rekening van de klant: Geen btw op dat deel, zolang het echt om een 'zuivere doorrekening' gaat met bewijsstukken (bijv. reiskosten mét treinbiljet op naam van de klant).

Houd er rekening mee dat je niet zomaar elke post btw-vrij mag doorrekenen. Je moet duidelijk kunnen aantonen dat jij niet de economische eigenaar bent van het goed of de dienst en dat je geen marge aanrekent.

Wat vermeld je op je factuur?

Zorg voor transparantie. Vermeld doorgerekende kosten afzonderlijk op je factuur, bijvoorbeeld:

Drukwerkkosten in opdracht van klant       –    €150,00 (inclusief 21% btw)
Verblijfskosten seminarie (op naam klant) –    €89,00 (geen btw)

Zo ziet je klant duidelijk welke kosten waarvoor zijn. Bij btw-plichtige kosten reken je btw aan zoals bij je eigen diensten. Bij zuivere onkostendoorrekening vermeld je expliciet dat het om een onkostenvergoeding zonder btw gaat. Een correcte factuur is niet alleen belangrijk voor je klant, maar ook voor je eigen online boekhouding én btw-aangifte.

Gebruik een facturatietool die dit ondersteunt

Het doorrekenen van kosten vraagt wat nauwkeurigheid, zeker als je verschillende btw-tarieven moet combineren op één factuur. Met een gebruiksvriendelijke tool zoals WeFact kun je makkelijk meerdere posten toevoegen met of zonder btw en hou je automatisch overzicht van je marges en kostprijzen. Je vermijdt zo fouten bij de opmaak van je facturen én in je online administratie. Bovendien kun je bijlagen toevoegen, zoals tickets of aankoopbewijzen, zodat alles netjes gearchiveerd blijft.

Wil jij je facturatie vereenvoudigen en correct houden? Probeer WeFact nu 30 dagen gratis en ontdek zelf hoe vlot je kosten kan doorrekenen!