Reiskosten zijn een veelvoorkomende uitgave voor ondernemers en werknemers. Maar hoe zit het nu precies met het declareren van reiskosten en welke fiscale voordelen brengt dit met zich mee? In deze blog gaan we dieper in op het declareren van reiskosten, hoe je deze op de factuur zet en wat de fiscale gevolgen zijn.
Mag je reiskosten declareren?
Ja, als ondernemer of werknemer in België mag je reiskosten declareren wanneer je voor je werk moet reizen. Dit geldt voor verplaatsingen naar klanten, leveranciers of zakelijke afspraken. Zelfs het reizen naar vergaderingen, conferenties of beurzen kan in aanmerking komen. Het is belangrijk dat je deze kosten correct bijhoudt in jouw administratie en kunt bewijzen. Reiskosten kunnen onder andere bestaan uit:
- Brandstofkosten
- Parkeerkosten
- Openbaar vervoer (trein, bus, tram)
- Tolkosten
- Overnachtingskosten als dit noodzakelijk is voor het werk
Het is essentieel dat je de gemaakte kosten kunt aantonen met facturen of tickets om ze te kunnen inbrengen.
Hoe zet je reiskosten op de factuur?
Wanneer je als ondernemer reiskosten aan je klant wil doorrekenen, moet je duidelijk zijn over de aard van de kosten. Op je factuur kun je bijvoorbeeld een aparte lijn toevoegen met “Reiskosten naar [locatie]” en het corresponderende bedrag. Dit kunnen kosten zijn zoals:
- Kilometers (via een forfaitaire kilometervergoeding)
- Parkeerkosten
- Treintickets of ander openbaar vervoer
Maak duidelijke afspraken met je klant over het doorrekenen van reiskosten om onduidelijkheden te vermijden. Vergeet niet dat alle door te rekenen kosten verband moeten houden met de zakelijke activiteit waarvoor je de factuur opstelt.
Soorten reiskosten
In België kunnen verschillende soorten reiskosten worden gedeclareerd, afhankelijk van de manier van reizen. De meest voorkomende soorten zijn:
Kilometervergoeding
Wanneer je met je eigen voertuig reist voor zakelijke doeleinden, kun je een kilometervergoeding hanteren. In België is er een officeel vastgelegde kilometervergoeding voor 2024 die € 0,4290 per kilometer bedraagt. Dit bedrag wordt jaarlijks aangepast door de overheid en is belastingvrij binnen de vastgelegde grenzen.
Kosten openbaar vervoer
Trein-, tram- of busreizen die je voor zakelijke doeleinden maakt, kunnen ook gedeclareerd worden. In sommige gevallen is de btw op openbaar vervoer vrijgesteld, afhankelijk van het type vervoer en de bestemming.
Overnachtingskosten
Wanneer een zakelijke verplaatsing een overnachting vereist, kunnen deze kosten ook ingebracht worden. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer je deelneemt aan een meerdaagse conferentie.
De fiscale voordelen van reiskosten declareren
Het declareren van reiskosten heeft enkele belangrijke fiscale voordelen. Voor zelfstandigen en bedrijven worden reiskosten beschouwd als beroepskosten. Dit betekent dat je deze kosten kunt aftrekken van je belastbare winst, waardoor je belastingdruk daalt.
Het belangrijkste voordeel is dat de kosten van zakelijke verplaatsingen volledig aftrekbaar zijn, mits ze correct worden geboekt en gestaafd. Zo kun je niet alleen autokosten aftrekken, maar ook kosten voor het onderhoud van je voertuig, tolwegen, parkeergeld, enzovoort. Let op: enkel de zakelijke verplaatsingen zijn aftrekbaar.
Werknemers kunnen in bepaalde gevallen ook een onkostenvergoeding ontvangen van hun werkgever voor woon-werkverkeer of zakelijke verplaatsingen. Dit is belastingvrij zolang de vergoeding binnen de wettelijke grenzen blijft, zoals de forfaitaire kilometervergoeding.
Hoe bereken je btw over de reiskosten?
Bij het doorrekenen van reiskosten aan een klant moet je ook rekening houden met de btw. In België geldt dat je dezelfde btw-tarieven moet aanhouden voor de reiskosten als voor de geleverde dienst. Dus als de dienst die je levert onder het 21%-btw-tarief valt, dan moet je ook de reiskosten met 21% btw belasten.
Er zijn echter uitzonderingen. Openbaar vervoer is bijvoorbeeld vrijgesteld van btw. Het is dus van belang dat je nagaat welke kosten onder het btw-regime vallen en welke vrijgesteld zijn. Houd deze nauwkeurig bij in je boekhouding om problemen met de btw-administratie te voorkomen.
Reiskosten aftrekbaar voor de inkomstenbelasting
Voor zelfstandigen en bedrijfsleiders zijn reiskosten aftrekbaar voor de personen- of vennootschapsbelasting. Dit betekent dat je minder belasting betaalt doordat je je netto belastbare winst kunt verlagen met de gemaakte kosten. Belangrijk is wel dat deze kosten uitsluitend voor zakelijke doeleinden gemaakt zijn.
Voor autokosten geldt in België een complexere regeling. Enkel de zakelijke verplaatsingen zijn aftrekbaar en hierop worden specifieke regels toegepast. Zo wordt er bij autokosten een aftrekbeperking opgelegd, afhankelijk van de CO2-uitstoot van het voertuig. Hoe hoger de uitstoot, hoe lager de aftrekbaarheid.
Daarnaast moet je rekening houden met het feit dat de Belgische fiscus enkel de werkelijke kosten aanvaardt. Dit betekent dat je bewijsstukken zoals facturen en bonnetjes van brandstof, tolwegen, onderhoud, enz. moet kunnen voorleggen.