Reiskosten op je factuur

Reiskosten zijn een veelvoorkomende uitgave voor ondernemers en werknemers. Maar hoe zit het nu precies met het declareren van deze reiskosten? En welke fiscale voordelen brengt dit met zich mee? We vertellen je hier meer over het declareren van reiskosten, verplaatsingskosten als zelfstandige, hoe je deze op de factuur zet en wat de fiscale gevolgen zijn.

Mag je reiskosten declareren?

Ja, als ondernemer of werknemer in België mag je reiskosten declareren wanneer je voor je werk moet reizen. Dit geldt voor verplaatsingen naar klanten, leveranciers of zakelijke afspraken. Zelfs reizen naar vergaderingen, conferenties of beurzen kan in aanmerking komen. Het is belangrijk dat je deze kosten correct bijhoudt in jouw administratie en ze kunt bewijzen. Reiskosten kunnen onder andere bestaan uit:

• Brandstofkosten
• Parkeerkosten
• Openbaar vervoer (trein, bus, tram)
• Tolkosten
• Overnachtingskosten als dit noodzakelijk is voor het werk

Het is belangrijk dat je de gemaakte kosten kunt aantonen met facturen of tickets om ze te kunnen inbrengen.

Hoe zet je reiskosten op de factuur?

Wanneer je als ondernemer reiskosten aan je klant wil doorrekenen, moet je duidelijk zijn over de aard van de kosten. Op je factuur kun je bijvoorbeeld een aparte lijn toevoegen met “Reiskosten naar [locatie]” en het corresponderende bedrag. Dit kunnen kosten zijn zoals:

• Kilometers (via een forfaitaire kilometervergoeding)
• Parkeerkosten
• Treintickets of ander openbaar vervoer

Maak duidelijke afspraken met je klant over het doorrekenen van reiskosten om onduidelijkheden te vermijden. Vergeet niet dat alle door te rekenen kosten verband moeten houden met de zakelijke activiteit waarvoor je de factuur opstelt.

Soorten reiskosten

In België kunnen verschillende soorten reiskosten worden gedeclareerd, afhankelijk van de manier van reizen. De meest voorkomende soorten zijn:

Kilometervergoeding

Wanneer je met je eigen voertuig reist voor zakelijke doeleinden, kun je een kilometervergoeding hanteren. In België is er een officieel vastgelegde kilometervergoeding. Deze wordt driemaandelijks herzien. Dit wordt gedaan via een omzendbrief die in het Belgische Staatsblad verschijnt. Voor nu is de vergoeding € 0,4320 per kilometer. Vanaf 1 juli 2025 zal dit € 0,4309 per kilometer zijn en daarna zal dit in oktober weer worden herzien.

Kosten openbaar vervoer

Trein-, tram- of busreizen die je voor zakelijke doeleinden maakt, kunnen ook gedeclareerd worden. In sommige gevallen is de btw op openbaar vervoer vrijgesteld, afhankelijk van het type vervoer en de bestemming.

Overnachtingskosten

Wanneer een zakelijke verplaatsing een overnachting vereist, kunnen deze kosten ook ingebracht worden. Bijvoorbeeld wanneer je deelneemt aan een meerdaagse conferentie.

De fiscale voordelen van reiskosten declareren

Het declareren van reiskosten heeft enkele belangrijke fiscale voordelen. Voor zelfstandigen en bedrijven worden reiskosten beschouwd als beroepskosten. Dit betekent dat je deze kosten kunt aftrekken van je belastbare winst, waardoor je belastingdruk daalt.

Het belangrijkste voordeel is dat de kosten van zakelijke verplaatsingen volledig aftrekbaar zijn, mits ze correct worden geboekt en gestaafd. Zo kun je niet alleen autokosten aftrekken, maar ook kosten voor het onderhoud van je voertuig, tolwegen, parkeergeld, enzovoort. Let op: enkel de zakelijke verplaatsingen zijn aftrekbaar. 

Werknemers kunnen in bepaalde gevallen ook een onkostenvergoeding ontvangen van hun werkgever voor woon-werkverkeer of zakelijke verplaatsingen. Dit is belastingvrij zolang de vergoeding binnen de wettelijke grenzen blijft, zoals de forfaitaire kilometervergoeding.

Is kilometervergoeding belastbaar in België

Nee, de kilometervergoeding in België is niet belastbaar. Er worden ook geen sociale zekerheidsbedragen van afgehouden.

Hoe bereken je btw over de reiskosten?

Bij het doorrekenen van reiskosten aan een klant moet je ook rekening houden met de btw. In België geldt dat je dezelfde btw-tarieven moet aanhouden voor de reiskosten als voor de geleverde dienst. Dus als de dienst die je levert onder het 21% btw-tarief valt, dan moet je ook 21% btw op de kilometervergoeding belasten.

Er zijn uitzonderingen. Openbaar vervoer is bijvoorbeeld vrijgesteld van btw. Het is dus van belang dat je nagaat welke kosten onder het btw-regime vallen en welke vrijgesteld zijn.

Reiskosten aftrekbaar voor de inkomstenbelasting

Voor zelfstandigen en bedrijfsleiders zijn reiskosten aftrekbaar voor de personen- of vennootschapsbelasting. Dit betekent dat je minder belasting betaalt, doordat je je netto belastbare winst kunt verlagen met de gemaakte kosten. Belangrijk is wel dat deze kosten uitsluitend voor zakelijke doeleinden gemaakt zijn.

Voor autokosten geldt in België een complexere regeling. Alleen de zakelijke verplaatsingen zijn aftrekbaar en hierop worden specifieke regels toegepast. Zo wordt er bij autokosten een aftrekbeperking opgelegd, afhankelijk van de CO2-uitstoot van het voertuig. Hoe hoger de uitstoot, hoe lager de aftrekbaarheid.

Daarnaast moet je rekening houden met het feit dat de Belgische fiscus alleen de werkelijke kosten aanvaardt. Dit betekent dat je bewijsstukken zoals facturen en bonnetjes van brandstof, tolwegen en onderhoud moet kunnen voorleggen.

Reiskosten meteen op je factuur met WeFact

Wil je het graag nog gemakkelijker maken voor jezelf? Meld je dan aan voor ons WeFact programma. Met WeFact maak je sneller online facturen en zonder fouten. Je kunt het 30 dagen gratis uitproberen. We importeren alle nodige klantgegevens, leveranciers, producten en gebruiken ook nog jouw eigen huisstijl.