Wat is een betalingskenmerk en hoe werkt het?

Bij het ontvangen van betalingen is het belangrijk dat je snel kunt zien waar een betaling bij hoort en van wie die afkomstig is. Toch komt het regelmatig voor dat een klant een betaling uitvoert zonder duidelijke referentie of met een fout in het factuurnummer. Dat leidt tot onnodig zoekwerk en fouten in je boekhouding. De oplossing? Een betalingskenmerk, ook wel bekend als een gestructureerde mededeling. In deze blog leggen we uit wat dit is, hoe het werkt en hoe je het als ondernemer correct gebruikt.

Wat is een betalingskenmerk?

Een betalingskenmerk is een unieke code die je aan een factuur toevoegt, zodat betalingen correct gekoppeld kunnen worden aan de juiste klant of factuur. De standaardstructuur bestaat uit 12 cijfers en ziet er zo uit:

Voorbeeld:

 +++123/4567/89101+++

Banken herkennen dit formaat automatisch. Het zorgt ervoor dat binnenkomende betalingen meteen op de juiste plek terechtkomen in je administratie, zonder handmatige tussenkomst.

Waarom is een betalingskenmerk belangrijk?

Zonder duidelijke mededeling of referentie is het lastig om binnenkomende betalingen goed te verwerken. Denk aan klanten die een verkeerd factuurnummer ingeven, helemaal niets invullen of oude referenties gebruiken. Het gevolg? Tijdverlies, fouten en soms zelfs betalingsherinneringen terwijl er al betaald is.

Een duidelijk betalingskenmerk:

• Voorkomt verwarring en fouten;
• Versnelt de verwerking van betalingen;
• Bespaart tijd in je administratie.

Hoe ziet een correcte mededeling eruit?

De meest gebruikte vorm is de gestructureerde mededeling. Deze bestaat uit 12 cijfers in het formaat +++000/0000/00000+++. De opbouw wordt automatisch gecontroleerd op juistheid, waardoor tikfouten snel worden opgemerkt bij het ingeven.

Gebruik je een QR-code op je factuur, dan wordt deze mededeling meestal automatisch ingevuld bij het scannen via mobiel bankieren. Dat verkleint de kans op fouten nog verder.

Waar gebruik je het betalingskenmerk?

Bij het opmaken van je factuur voeg je het betalingskenmerk toe aan de betaalinstructies, net onder het rekeningnummer. Klanten vullen dit in bij het veld "mededeling" of "gestructureerde mededeling" wanneer ze online of mobiel betalen. Gebruik je een QR-code, dan wordt het automatisch ingevuld.

Een duidelijke betaalinstructie ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Gelieve bij betaling de volgende gestructureerde mededeling te vermelden:
+++220/1234/56789+++

Hoe voeg je het toe aan je facturen?

Met een facturatieprogramma zoals WeFact kun je eenvoudig voor elke factuur een uniek en correct opgebouwd betalingskenmerk laten genereren. Je plaatst dit automatisch onderaan je factuur. Dat voorkomt vergissingen, versnelt de verwerking en houdt je administratie overzichtelijk.

Typische fouten en hoe je ze vermijdt

1. Foutieve structuur

Eén verkeerd cijfer in de mededeling en de bank koppelt de betaling niet correct. Door automatisch gegenereerde kenmerken en QR-codes te gebruiken, voorkom je dit.

2. Geen mededeling ingevuld

Zorg dat je klant begrijpt dat het belangrijk is om het kenmerk wél in te vullen. Zet dit duidelijk op je factuur, net zoals je IBAN.

3. Oude referentie hergebruiken

Geef voor elke factuur een nieuwe mededeling. Klanten die eerdere gegevens kopiëren, kunnen per ongeluk het verkeerde kenmerk gebruiken.

Wat als de klant tóch verkeerd betaalt?

Ontvang je een betaling zonder correcte mededeling, dan moet je de transactie handmatig opzoeken aan de hand van bedrag, klantnaam of datum. Dit is tijdrovend en foutgevoelig. Daarom is het beter om problemen vooraf te vermijden door duidelijke instructies te geven en gebruik te maken van een systeem dat automatisch correcte kenmerken genereert.

En wat met betalingen aan de overheid?

Facturen of aanslagen van overheidsdiensten bevatten standaard een gestructureerde mededeling. Je vindt deze meestal bovenaan het document of bij de betaalgegevens. Vul deze exact zo in bij betaling, zodat de verwerking snel en correct verloopt.