Mag je een (verkeerde) factuur achteraf aanpassen?

Fouten maken is menselijk, zelfs bij het opstellen van facturen. Het kan ook gebeuren dat een klant vraagt om een aangepaste factuur vanwege gewijzigde bedrijfsgegevens. Hoewel een factuur die al verstuurd is niet zomaar aangepast mag worden, zijn er manieren om dit probleem correct op te lossen, rekening houdend met de regels van de FOD Financiën.

Je mag een factuur niet zomaar aanpassen!

Volgens de FOD Financiën zijn er strikte regels voor facturatie, waaronder de eis dat factuurnummers opeenvolgend moeten zijn en elk nummer uniek moet blijven. Dit betekent dat:

  • Facturen niet zomaar verwijderd of aangepast mogen worden. Het verwijderen van een factuur zou de opeenvolging van de factuurnummers verbreken.
  • Elk factuurnummer uniek moet zijn. Het opnieuw versturen van een aangepaste factuur met hetzelfde nummer is dus niet toegestaan.

Hoe pas je een (foute) factuur correct aan?

Als je een fout hebt gemaakt op een factuur, kun je deze niet rechtstreeks wijzigen. De oplossing is het gebruik van een creditnota, een correctiedocument dat de oorspronkelijke factuur compenseert. Hier zijn enkele scenario’s en wat je kunt doen:

Het bedrag op de factuur klopt niet

  • Te weinig gefactureerd? Stuur een aanvullende factuur voor het ontbrekende bedrag met een nieuw factuurnummer. Vermeld duidelijk dat het om een aanvulling op de oorspronkelijke factuur gaat.
  • Te veel gefactureerd? Maak een creditnota aan voor het te veel gefactureerde bedrag. Dit document compenseert de fout, waarna de klant het juiste bedrag betaalt of je een terugbetaling regelt.

Verkeerde gegevens op de factuur

Als de gegevens op de factuur onjuist zijn, bijvoorbeeld door veranderingen in de bedrijfsgegevens van de klant, kun je de foutieve factuur corrigeren met een creditnota. Daarna maak je een nieuwe factuur met de juiste gegevens en verstuur je deze naar de klant. Op deze manier blijft de administratie correct zonder dat je de factuurnummering doorbreekt.