Het opstellen van een goede offerte is een cruciaal onderdeel van het verkoopproces. Of je nu een zelfstandige bent of een groter bedrijf runt, een duidelijke professionele offerte kan het verschil maken tussen het winnen en verliezen van een opdracht. Maar wat moet er precies in een offerte staan en hoe zorg je ervoor dat deze aan alle vereisten voldoet? In deze blog bespreken we wat er op een offerte moet staan, geven we enkele voorbeelden van offertes en delen we tips om je te helpen een perfecte offerte op te stellen.
Download gratis onze offerte voorbeelden
Als je niet zeker weet hoe je moet beginnen met het opstellen van een offerte, kan een voorbeeldofferte uitkomst bieden. Voorbeelden helpen je om een idee te krijgen van de opmaak, toon en structuur die je kunt gebruiken. Hieronder zie je voorbeeldoffertes die je kunt gebruiken voor het maken van jouw offertes.
Voorbeeld offerte Word
Voorbeeld offerte Excel
Wat moet er op een offerte staan?
Een offerte is meer dan alleen een prijsopgave; het is een document dat vertrouwen moet wekken bij jouw potentiële klant. Daarom is het belangrijk dat een offerte alle nodige informatie bevat en er professioneel uitziet.
Hieronder staan de belangrijkste elementen die niet mogen ontbreken op een offerte:
- Offertenummer: Elke offerte moet een uniek nummer hebben. Dit maakt het eenvoudiger om offertes te identificeren en te archiveren, zodat je altijd snel kunt terugvinden om welke document het gaat.
- Datum: De datum waarop de offerte is uitgegeven is cruciaal. Het helpt niet alleen bij het volgen van de voortgang, maar geeft ook aan wanneer het aanbod verloopt.
- Bedrijfsgegevens: Vermeld duidelijk de naam van jouw bedrijf, het adres, telefoonnummer en e-mailadres. Dit geeft de klant de zekerheid met wie ze zaken doen en hoe ze contact met je kunnen opnemen.
- Klantgegevens: De gegevens van de klant moeten ook op de offerte staan. Denk hierbij aan de bedrijfsnaam, het adres en de contactpersoon. Dit zorgt ervoor dat er geen misverstanden ontstaan over voor wie de offerte bedoeld is.
- Beschrijving van de diensten of producten: Het is belangrijk om helder te omschrijven welke diensten of producten je aanbiedt. Zorg ervoor dat de klant precies begrijpt wat er geleverd zal worden.
- Prijs: De prijs van de aangeboden diensten of producten moet duidelijk vermeld worden. Vergeet niet om eventuele belastingen, kortingen of extra kosten op te nemen, zodat de klant een volledig beeld heeft van de totale kosten.
- Betalingsvoorwaarden: Geef duidelijk aan wat de betalingsvoorwaarden zijn. Dit omvat bijvoorbeeld de betalingstermijn en de gewenste betaalmethode. Hierdoor weet de klant precies wat er van hem of haar verwacht wordt.
- Levertijd: Specificeer hoe lang het duurt voordat de diensten of producten geleverd worden. Dit helpt de klant bij het plannen en zorgt voor duidelijke verwachtingen.
- Geldigheidsduur: Vermeld hoe lang de offerte geldig is. Het is ook verstandig om aan te geven wat er gebeurt als de geldigheidstermijn verstrijkt, bijvoorbeeld of de prijs aangepast kan worden.
- Bijlagen: Als er aanvullende informatie nodig is, zoals gedetailleerde specificaties van producten of algemene voorwaarden, voeg deze dan toe als bijlagen. Dit zorgt voor volledige transparantie en voorkomt verrassingen later in het proces.
Tips voor het maken van een goede offerte
Het maken van een goede offerte vereist meer dan alleen de juiste informatie vermelden. Hier zijn enkele tips om jouw offerte naar een hoger niveau te tillen:
- Houd het overzichtelijk: Gebruik duidelijke koppen en subkoppen, en maak gebruik van witruimte om de leesbaarheid te verbeteren.
- Pas het taalgebruik aan: Zorg ervoor dat de toon en het taalgebruik passen bij de klant en het project. Vermijd jargon tenzij je zeker weet dat de klant het begrijpt.
- Personaliseer de offerte: Voeg een persoonlijke boodschap toe om de klant te laten zien dat je zijn of haar specifieke situatie begrijpt.
- Controleer op fouten: Niets ondermijnt professionaliteit meer dan spelfouten of incorrecte informatie. Neem de tijd om de offerte grondig te controleren voordat je deze verstuurt.
- Gebruik een template: Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat al jouw offertes consistent zijn qua opmaak en stijl.
Professionele offertes maken met WeFact
WeFact is een handige tool die ondernemers helpt bij het maken van professionele offertes en facturen. Met WeFact kun je eenvoudig offertes opstellen, verzenden en opvolgen. Het programma biedt tal van handige functies, zoals het automatisch berekenen van btw, het opslaan van klantgegevens en het maken van professionele sjablonen. Daarnaast kun je offertes met één klik omzetten in facturen, wat de administratieve last aanzienlijk vermindert.
WeFact zorgt ervoor dat jouw offertes er altijd professioneel uitzien en aan alle wettelijke eisen voldoen. Dit geeft je niet alleen een voorsprong bij het binnenhalen van opdrachten, maar helpt ook om jouw administratie efficiënt en foutloos te beheren.
Of je nu beginnende ondernemer bent of al jaren in het vak zit, met de juiste tools en kennis kun je offertes maken die indruk maken en je helpen succesvol te zijn. Ervaar zelf het gemak van WeFact en start een 30 daagse gratis proefperiode.