Als ondernemer krijg je regelmatig te maken met facturen en offertes. Maar wat is nu precies het verschil tussen deze twee documenten? Wanneer gebruik je een offerte en wanneer stuur je een factuur? In deze blog ontdek je de belangrijkste verschillen en hoe je ze correct inzet.
Wat is een factuur?
Een factuur is een officieel betalingsverzoek aan je klant. Dit document bevat een overzicht van de geleverde producten of diensten, de prijs en de betalingsvoorwaarden. Zodra je een factuur verstuurt, verwacht je dat de klant deze binnen de afgesproken betalingstermijn betaalt. Een factuur is niet alleen een administratief document, maar ook een verplicht onderdeel van je administratie.
Een factuur moet voldoen aan een aantal factuureisen vanuit de FOD Financiën, zoals:
- Je bedrijfsnaam en adres
- Gegevens van de klant
- Een uniek factuurnummer (oplopend en chronologisch)
- De factuurdatum
- Een beschrijving van de geleverde producten of diensten
- Het btw-tarief en -bedrag
- Het totaalbedrag
Wat is een offerte?
Een offerte is een vrijblijvend voortel dat je naar een potentiële klant stuurt voordat je een opdracht uitvoert. Hierin leg je vast wat je gaat leveren, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. De klant kan de offerte accepteren of weigeren. Pas na goedkeuring ontstaat er een overeenkomst en kun je de opdracht starten.
Een offerte heeft geen wettelijke verplichtingen, maar bevat meestal:
- Een beschrijving van de werkzaamheden of producten
- De prijs (eventueel met btw)
- De geldigheidsduur van de offerte
- Eventuele kortingen of extra voorwaarden
De belangrijkste offerte en factuur verschillen
Hoewel een factuur en een offerte soms op elkaar lijken, zijn er duidelijke verschillen:
Kenmerk | Offerte | Factuur |
---|---|---|
Doel | Voorstel voor een opdracht | Officieel betalingsverzoek |
Verplichtingen | Niet bindend | Wettelijk verplicht document |
Moment van versturen | Voor de opdracht | Na de opdracht of levering |
Betalingsverplichting | Geen | Ja, klant moet betalen |
Uniek nummer | Niet verplicht | Verplicht en doorlopend |
Een offerte is een voorstel, terwijl een factuur een betalingsverzoek is. Dit betekent dat je een offerte altijd verstuurd vóór je een factuur maakt. Niet alle ondernemers werken met offertes. Sommige ondernemers gebruiken enkel facturen.
Wanneer gebruik je een factuur of een offerte?
Een offerte maak je wanneer een klant wil weten wat een product of dienst gaat kosten voordat hij beslist. Vaak worden offertes gebruikt bij maatwerk of grotere opdrachten, zoals in de bouwsector.
Een factuur verstuur je zodra de opdracht is uitgevoerd en je betaling verwacht. Het is ook mogelijk om een factuur met een voorschot te sturen voordat je het werk uitvoert of de producten levert.
Veelgemaakte fouten en hoe ze te vermijden
Hier zijn enkele veelgemaakte fouten bij het opstellen van offertes en facturen én hoe je ze voorkomt:
- Geen duidelijke voorwaarden in de offerte
Leg alle afspraken helder vast om misverstanden te vermijden. - Factuur sturen zonder offerte (bij grote opdrachten)
Voor grotere projecten is een offerte handig om de afspraken op voorhand vast te leggen. - Onvolledige factuur
Vermeld altijd alle verplichte gegevens om problemen met de fiscus te vermijden. - Te laat factureren
Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat de betaling vertraagd wordt.
Offertes en facturen maken met WeFact
Wil jij makkelijk professionele offertes en facturen maken? Gebruik dan het facturatieprogramma van WeFact! Hiermee maak je eenvoudig offertes die je klant online kan accepteren. Is de offerte goedgekeurd? Dan zet je deze met 1 druk op de knop om in een factuur. Zo bespaar je tijd en houd je je administratie overzichtelijk.
Benieuwd? Vraag een gratis 30-daagse proefperiode aan!