Wat is een proforma factuur en wanneer wordt dit gebruikt?

Wanneer je voor een bedrijf werkt dat actief is in internationale handel, heb je wellicht al eens gehoord van een proforma factuur. Maar wat is dit precies? In deze blog leggen we uit wat een proforma factuur is, wanneer je er een gebruikt en hoe je zo'n factuur opstelt. We gaan ook in op de vraag of een proforma factuur rechtsgeldig is en of je die moet betalen.

Let op: in WeFact kun je geen proforma factuur opmaken. Verderop in dit artikel lees je wat je kunt doen als je deze functionaliteit nodig hebt.

Wat is een proforma factuur?

De proforma factuur betekenis is eenvoudig uit te leggen: het gaat om een voorlopige factuur zonder fiscale geldigheid, gebruikt om prijzen en voorwaarden vooraf te tonen. Ze dient als offerte of douanedocument, maar verplicht de klant niet tot betaling. Een proforma factuur bevat geen factuurnummer en telt niet mee in de btw-aangifte.

Wat is het verschil met een gewone factuur?

Een gewone factuur wordt pas opgesteld en verzonden nadat de goederen of diensten geleverd zijn, en geldt als een rechtsgeldig document waarbij betaling verplicht is. Een proforma factuur is daarentegen een voorlopige factuur die je vóór de levering van de goederen of diensten verstuurt.

Is een proforma factuur rechtsgeldig en moet u die betalen?

Een proforma factuur heeft geen juridische waarde als boekhoudkundig document. Ze dient puur ter informatie. Een proforma factuur betalen is dan ook in principe niet verplicht, tenzij je vooraf met de verkoper bent overeengekomen dat er op basis van dit document een vooruitbetaling wordt gedaan.

Wat is het verschil met een offerte?

Een offerte wordt opgemaakt en verstuurd voordat een bestelling geplaatst is, en geeft een schatting van de kosten van de goederen of diensten. Het is een vrijblijvende aanvraag tot het plaatsen van een bestelling. Een proforma factuur wordt daarentegen verzonden nadat de bestelling geplaatst is, en biedt de klant een gedetailleerde schatting van de kosten van die bestelling.

Wanneer gebruikt je een proforma factuur?

Je gebruikt een proforma factuur voornamelijk in de volgende situaties:

• Import en douane: wilt je producten importeren uit een ander land? Dan heb je vaak vergunningen en/of inklaringsdocumenten nodig. Om deze aan te vragen, moet je aantonen welke producten je wilt importeren. Een proforma factuur biedt in zo'n geval een oplossing.
• Documentair krediet (letter of credit): bij internationale handel via een bank vraagt de bank van de koper vaak eerst een proforma factuur op, om te controleren of de voorwaarden overeenkomen met de kredietbrief voordat de goederen daadwerkelijk verzonden worden.
• Aanbestedingen: bij een overheidsaanbesteding kan een aanbestedende dienst een proforma factuur vragen als onderbouwing van de geraamde kosten, nog voor de eigenlijke bestelling geplaatst is.
• Verzending van monsters of gratis goederen: verstuur je samples of een gift naar het buitenland zonder dat er betaald wordt? Dan toont een proforma factuur de douane alsnog de waarde en aard van de zending.

Hoe maak je een proforma factuur op?

Je kunt een proforma factuur op verschillende manieren opmaken, bijvoorbeeld in Word of Excel. Let bij het opmaken op de volgende zaken:

• Vermelding proforma factuur: geef duidelijk aan dat het om een proforma factuur gaat. Gebruik de titel "Proforma factuur" en zorg dat er geen factuurnummer op staat. Een proforma factuur is immers geen rechtsgeldig document waarbij betaling verplicht is.
• Informatie over verzending en eventuele export: geef aan of het gaat om een verkoop, een sample, een reparatie, een retourzending of een gift, en op welke manier het vervoerd wordt (vliegtuig, trein, vrachtwagen of boot).
• Details over de producten: beschrijf alle producten in detail, denk aan kleur, grootte, gewicht, modelnummer, de eenheidsprijs en de totale kosten.
• Incoterm (bij export): vermeld de gebruikte leveringsvoorwaarde, zoals EXW, FOB of CIF, zodat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor transport, verzekering en douaneformaliteiten.
• Geldigheidstermijn: geef aan hoe lang de opgegeven prijzen en voorwaarden gelden, bijvoorbeeld 30 dagen, zodat de klant weet tot wanneer hij op de voorwaarden kan rekenen.
• Garantie- en retourbeleid: vermeld in de voettekst van de factuur extra informatie over het garantie- of retourbeleid, om misverstanden te voorkomen.

Voorbeeld proforma factuur: je exporteert 200 kg koffie naar een klant in Marokko. Voor de douane en de invoervergunning van jouw klant stel je een proforma factuur op met de omschrijving en oorsprong van de goederen, het gewicht en de eenheidsprijs per kg, het totaalbedrag, de incoterm "FOB Antwerpen" en een geldigheidstermijn van 30 dagen. Zo kan jouw klant de nodige documenten al aanvragen voordat de goederen effectief verzonden worden.

Wil je toch proforma facturen kunnen opmaken vanuit WeFact? Laat het ons weten via helpdesk@wefact.be, zodat wij jouw interesse kunnen registreren.