Wat is een proforma factuur en wanneer wordt dit gebruikt?

Wanneer je voor een bedrijf werkt dat actief is in internationale handel, heb je wellicht al eens gehoord van een proforma factuur. Maar wat is dit precies? In deze blog leggen we uit wat een proforma factuur is, wanneer je er een gebruikt en hoe je zo'n factuur opstelt. We gaan ook in op de vraag of een proforma factuur rechtsgeldig is en of je die wel of niet moet betalen.

Let op: het is in WeFact niet mogelijk om een proforma factuur op te maken

Wat is een proforma factuur?

Een proforma factuur is een voorlopige factuur zonder fiscale geldigheid, gebruikt om prijzen en voorwaarden vooraf te tonen. Ze dient als offerte of douanedocument, maar verplicht de klant niet tot betaling. Proforma facturen bevatten geen factuurnummer en tellen niet mee in de btw-aangifte.

Wat is het verschil met een gewone factuur?

Een gewone factuur wordt pas opgesteld en verzonden nadat de goederen of diensten geleverd zijn en geldt als een rechtsgeldig document waarbij de betaling verplicht is. Een proforma factuur, daarentegen, is een voorlopige factuur die vóór de levering van de goederen of diensten wordt verstuurd.

Is een proforma factuur rechtsgeldig? Nee, een proforma factuur heeft geen juridische waarde als boekhoudkundig document. Het dient puur ter informatie. Hierna volgt vaak de vraag of je een proforma factuur moet betalen. In principe niet, tenzij je vooraf met de verkoper bent overeengekomen dat er een vooruitbetaling wordt gedaan op basis van dit document.

Wat is het verschil met een offerte?

Een offerte wordt opgemaakt en verstuurd voordat een bestelling geplaatst is en geeft een schatting van de kosten van de goederen of diensten. Het is een vrijblijvende aanvraag tot het plaatsen van een bestelling. Een proforma factuur wordt daarentegen verzonden nadat de bestelling geplaatst is en biedt de klant een gedetailleerde schatting van de kosten van die bestelling.

Wanneer gebruik je een proforma factuur?

Een proforma factuur wordt voornamelijk gebruikt bij vooruitbetalingen of internationale handel. Wanneer je producten wilt importeren uit een ander land, heb je vaak vergunningen en/of inklaringsdocumenten nodig. Om deze aan te vragen, moet je aantonen welke producten je wilt importeren. Een proforma factuur biedt in zo'n geval een oplossing.

Hoe maak je een proforma factuur?

Je kunt een proforma factuur op verschillende manieren maken, denk bijvoorbeeld aan het opmaken in Word of Excel. Let bij het maken van een proforma factuur op de volgende zaken:

• Vermelding proforma factuur: Geef duidelijk aan dat het gaat om een proforma factuur. Doe dit door de titel ‘Proforma factuur’ te gebruiken en zorg dat er geen factuurnummer wordt gebruikt. Een proforma factuur is namelijk geen rechtsgeldig document waarbij betaling verplicht is.
• Informatie over verzending en eventuele export: Geef aan of het gaat om een verkoop, een sample, een reparatie, een retourzending of een gift. Vermeld ook op welke manier het wordt vervoerd, dus met het vliegtuig, de trein, vrachtwagen of per boot.
• Details over de producten: Beschrijf alle producten in detail. Denk aan de kleur, grootte, gewicht, modelnummer, de eenheidsprijs en de totale kosten. 
• Garantie- en retourbeleid: Beschrijf in de voettekst van de factuur extra informatie over het garantie- of retourbeleid om misverstanden te voorkomen.

Het is in WeFact niet mogelijk om een proforma factuur op te maken. Is deze functionaliteit voor jouw gewenst, neem dan contact met ons op via helpdesk@wefact.be om uw interesse kenbaar te maken.