Wanneer je voor een bedrijf werkt dat actief is in internationale handel, heb je wellicht al eens gehoord van een proforma factuur. Maar wat is dit precies? In deze blog leggen we uit wat een proforma factuur is, wanneer je er een gebruikt en hoe je zo’n factuur opstelt.
Wat is een proforma factuur?
Een proforma factuur is een niet-officiële, voorlopige factuur die opgesteld wordt voordat de goederen of diensten aan de klant geleverd worden. Het biedt informatie over de producten of diensten, inclusief de kosten. Een proforma factuur wordt bijvoorbeeld verstuurd om een vooruitbetaling te vragen of om de klant de nodige info te geven voor het aanvragen van importvergunningen.
Wat is het verschil met een gewone factuur?
Een gewone factuur wordt pas opgesteld en verzonden nadat de goederen of diensten geleverd zijn en geldt als een rechtsgeldig document waarbij de betaling verplicht is. Een proforma factuur daarentegen is een voorlopige factuur die vóór de levering van de goederen of diensten wordt verstuurd en is dus niet rechtsgeldig. Hierdoor is de klant niet verplicht om deze te betalen, tenzij er afspraken zijn gemaakt over een vooruitbetaling.
Wat is het verschil met een offerte?
Een offerte wordt opgemaakt en verstuurd voordat een bestelling geplaatst is en geeft een schatting van de kosten van de goederen of diensten. Het is een vrijblijvende aanvraag tot het plaatsen van een bestelling. Een proforma factuur wordt daarentegen verzonden nadat de bestelling geplaatst is en biedt de klant een gedetailleerde schatting van de kosten van die bestelling.
Wanneer gebruik je een proforma factuur?
Een proforma factuur wordt voornamelijk gebruikt bij vooruitbetalingen of internationale handel. Wanneer je producten wilt importeren uit een ander land, heb je vaak vergunningen en/of inklaringsdocumenten nodig. Om deze aan te vragen, moet je aantonen welke producten je wilt importeren. Een proforma factuur biedt in zo’n geval een oplossing.
Hoe maak je een proforma factuur?
Een proforma factuur maak je op dezelfde manier als een gewone factuur, maar je houdt rekening met de volgende punten:
- Vermelding van proforma factuur: Maak duidelijk dat het om een proforma factuur gaat door dit in de titel te vermelden en het factuurnummer weg te laten.
- Informatie over verzending en eventuele export: Geef aan of het om een verkoop, sample, reparatie, retourzending of gift gaat. Vermeld ook op welke manier de goederen worden verzonden, bijvoorbeeld via vliegtuig, trein, vrachtwagen of boot.
- Details over de producten: Beschrijf de producten in detail, zoals kleur, grootte, gewicht, modelnummer, eenheidsprijs en de totale kosten.
- Garantie- en retourbeleid: Voeg in de voettekst van de factuur extra informatie toe over het garantie- of retourbeleid om misverstanden te vermijden.
Door bovenstaande stappen te volgen, kan je eenvoudig een proforma factuur opstellen die zowel jij als de klant van alle nodige informatie voorziet.