Als zelfstandige is het belangrijk om een duidelijke en professionele factuur op te maken. Dit is niet alleen essentieel voor je eigen boekhouding en administratie, maar het geeft ook een professionele indruk aan je klanten. In dit artikel bespreken we alles over factureren als zelfstandige, zodat je precies weet hoe je een correcte factuur opstelt en verstuurt naar je klant.
Wat is een factuur?
Een factuur is een document dat een verkoper of leverancier aan de klant bezorgt. Het bevat een overzicht van geleverde producten of diensten, de kosten ervan en de betalingsvoorwaarden. Een factuur is niet alleen een betalingsverzoek, maar dient ook als een juridisch document voor je administratie. Je hebt het nodig voor zowel de btw-aangifte als de jaarlijkse belastingaangifte.
Wat moet er op een factuur staan als zelfstandige?
Wanneer je een factuur maakt voor een klant in België, moet die voldoen aan een aantal verplichte factuureisen. Hieronder zie je de zaken die op een factuur moeten staan:
- Volledige bedrijfsnaam en adres
- Volledige naam en adres van de klant
- Jouw btw-nummer
- Factuurdatum
- Factuurnummer (deze moet doorlopend en oplopend zijn)
- Beschrijving van de goederen of diensten die je geleverd hebt
- Het aantal geleverde goederen of uren aan diensten
- Leverdatum van de goederen/diensten
- Het bedrag exclusief btw
- Het btw-tarief
- Het te betalen btw-bedrag
Hoeveel btw moet ik berekenen voor de klant?
Als zelfstandige heb je keuze uit verschillende btw-tarieven, afhankelijk van de diensten of goederen die je levert. Het is belangrijk om het juiste btw-tarief te kiezen, want dat moet correct worden opgegeven bij je btw-aangifte. Hieronder vind je een overzicht van de btw-tarieven die in België gehanteerd worden:
- 21% btw: Dit is het standaardtarief voor de meeste producten en diensten, zoals elektronica en keukens.
- 12% btw: Geldt voor onder andere sociale woningen en bepaalde landbouwproducten.
- 6% btw: Dit is het verlaagde tarief voor bijvoorbeeld herstellingswerken aan woningen, voedingsmiddelen en farmaceutische producten.
- 0% btw: Voor specifieke gevallen, zoals bepaalde internationale leveringen.
Kijk op de website van de FOD Financiën voor een volledig overzicht van de goederen en diensten per btw-tarief.
Betalingsvoorwaarden en betalingstermijn
Het is belangrijk om de betalingsvoorwaarden en vervaldatum van de factuur duidelijk te vermelden. Zo weten klanten wat er van hen verwacht wordt en vermijd je betalingsachterstanden. Meestal wordt een betalingstermijn van 30 dagen na factuurdatum aangehouden, tenzij anders afgesproken.
Voorbeeld factuur voor zelfstandigen
Hieronder vind je een voorbeeld van een factuur voor zelfstandigen. Dit geeft je een idee hoe een factuur er precies uitziet.
Papieren factuur of digitale factuur?
Je kunt ervoor kiezen om een papieren factuur te versturen via de post of een digitale factuur via e-mail. Tegenwoordig geven veel zelfstandigen de voorkeur aan digitale facturen, omdat dit sneller en goedkoper is. Je bespaart op papier, inkt en verzendkosten. Zorg ervoor dat je digitale facturen verstuurt in een niet-bewerkbaar formaat, zoals pdf, om misverstanden of fraude te voorkomen.
Het gebruik van een facturatieprogramma kan je ook helpen. Zo maak je eenvoudig facturen en verstuur je ze naar je klant. Je kan ook meteen zien of de factuur betaald is.
Hoe vaak verstuur je een factuur als zelfstandige?
De frequentie van factureren hangt af van de afspraken die je met je klant maakt. Sommige zelfstandigen factureren per project, anderen maandelijks of na afronding van een bepaald deel van het werk. Kies een ritme dat past bij je werk en je klant.
Eenvoudig facturen maken met WeFact
WeFact biedt een eenvoudige en efficiënte oplossing voor het maken en beheren van facturen. Met dit programma maak je snel professionele facturen, verstuur je ze naar de klant en houd je eenvoudig je administratie bij. Je kunt ook offertes aanmaken en ze met één klik omzetten naar een factuur zodra ze goedgekeurd zijn.
Benieuwd naar WeFact? Probeer het 30 dagen gratis!