Heb je een fout gemaakt op een factuur die je al verstuurd hebt? Of moet je een klant terugbetalen omdat een product werd geretourneerd of een dienst geannuleerd? Geen paniek, dit overkomt elke ondernemer wel eens. Gelukkig kun je dit eenvoudig en correct oplossen door een creditnota op te stellen. Maar hoe werkt dat precies? Wat is een creditnota, wanneer gebruik je deze en wat betekent het voor je btw-aangifte? In deze blog leggen we alles stap voor stap uit, zodat je snel weer verder kunt met een kloppende administratie.
Wat betekent het crediteren van een factuur?
Een factuur crediteren, of het opstellen van een creditnota, betekent dat je een eerder uitgereikte factuur volledig of gedeeltelijk ongedaan maakt. Dit doe je bijvoorbeeld als er een fout in de oorspronkelijke factuur is geslopen, een klant een product retourneert of wanneer een dienst niet is geleverd.
Een creditnota is een officieel document dat ervoor zorgt dat de fout op de correcte manier wordt rechtgezet in je administratie. Het vermeldt het bedrag dat wordt teruggedraaid en verwijst naar de originele factuur. Zo behoud je een transparante en kloppende administratie en voorkom je dat je te veel btw aangeeft of afdraagt.
Wanneer moet je een factuur crediteren?
Je stelt een creditnota op in verschillende situaties, zoals:
- Fouten in de originele factuur
Denk aan een verkeerd btw-tarief, een foutieve prijs of typefouten. - Retourzendingen
Als een klant een product terugstuurt, moet je het betaalde bedrag terugbetalen of verrekenen. - Niet-geleverde diensten
Bijvoorbeeld als een afspraak of levering is geannuleerd. - Vergeten kortingen
Je wilt alsnog de juiste prijs doorberekenen.
Het is wettelijk verplicht om een creditnota op te stellen als correctie van een foutieve factuur. Het is namelijk niet toegestaan om een verzonden factuur nog aan te passen.
Hoe stel je een creditnota op?
Het opstellen van een creditnota hoeft helemaal niet moeilijk te zijn, zeker niet met factuur software zoals WeFact. In WeFact kan je namelijk rechtstreeks vanuit een bestaande factuur een creditnota maken. Open hiervoor de originele factuur en kies bovenaan voor de actieknop “(gedeeltelijk) crediteren”. Op deze pagina kan je eenvoudig het gewenste bedrag of de specifieke factuurregels crediteren. Wanneer je deze optie gebruikt, worden de originele factuur en de creditnota automatisch aan elkaar gekoppeld.
Gebruik je geen facturatieprogramma? Dan kan je handmatig een creditnota opstellen. Maak de creditnota op dezelfde manier als je een gewone factuur maakt. Zorg er wel voor dat je de bedragen negatief invult en duidelijk verwijst naar de originele factuur door het factuurnummer op te nemen in de factuurregels. Vermeld ook duidelijk op de creditnota dat het om een creditnota gaat.
Belangrijke onderdelen van een creditnota
Een creditnota moet dezelfde gegevens bevatten als een reguliere factuur, aangevuld met:
- Het woord “Creditnota”
- Een unieke nummering, die aansluit bij je factuurnummering
- Een duidelijke verwijzing naar de oorspronkelijke factuur
- Het bedrag en btw-bedrag dat wordt teruggedraaid
De impact van een creditnota op je administratie
Een creditnota heeft invloed op je administratie en je btw-aangifte. Het teruggedraaide bedrag moet worden opgenomen in je omzetcorrecties en de btw moet worden aangepast in je btw-aangifte. De boekingen, van de originele factuur en de creditfactuur, kunnen tegen elkaar worden afgeboekt. Hierdoor kom je dus per saldo weer uit op nul. In beiden administraties, zowel jouw eigen administratie als die van de klant, is het op deze manier weer kloppend.
Veelgemaakte fouten bij het crediteren van facturen
Bij het opstellen van een creditnota zijn er een aantal valkuilen:
- Geen verwijzing naar de oorspronkelijke factuur
Dit is verplicht om je administratie sluitend te houden. - Een verkeerd bedrag corrigeren
Controleer altijd of het bedrag correct is en overeenkomt met de fout of aanpassing. - Het niet opnemen in de btw-aangifte
Vergeet niet dat de btw aangepast moet worden in de aangifte van het juiste kwartaal. - Geen uniek nummer toekennen
Net als bij een factuur, moet een creditnota een uniek nummer hebben.
Veelgestelde vragen over facturen crediteren
We geven graag antwoord op een aantal veelgestelde vragen over facturen crediteren:
- Kan ik een creditnota opstellen voor een factuur die al betaald is?
Ja, dat kan. In dat geval betaal je het gecrediteerde bedrag terug aan de klant of verreken je dit met een toekomstige factuur. - Mag ik een factuur aanpassen in plaats van crediteren?
Nee, een verzonden factuur mag niet meer aangepast worden. Het is verplicht om een creditnota op te stellen om de fout recht te zetten. - Moet een creditnota altijd in dezelfde taal zijn opgesteld als de oorspronkelijke factuur?
Ja, de creditnota moet in dezelfde taal zijn als de originele factuur en voldoen aan de taalvereisten van de regio waarin je gevestigd bent.
Met WeFact maak je eenvoudig facturen én creditnota’s, zonder gedoe. Probeer het zelf en ontdek hoe onze software je administratie overzichtelijk maakt!