Creditnota maken: wanneer doe je dat?

Iedereen maakt wel eens een fout op een factuur. Een verkeerd bedrag, een dubbele aanrekening of een geannuleerde bestelling. Wat doe je dan? In zulke gevallen stel je een creditnota op. Maar wanneer is dat wettelijk verplicht? En hoe maak je die correct op volgens de Belgische wetgeving? In deze blog leggen we uit wat een creditnota is, wanneer je deze gebruikt en hoe je ze correct opstelt, inclusief de btw-verwerking.

Wat is een creditnota?

Een creditnota, soms ook creditfactuur genoemd, is een document waarmee je een eerder uitgereikte factuur (gedeeltelijk of volledig) terugdraait. Je vermindert dus het bedrag dat de klant moet betalen of corrigeert een fout in je oorspronkelijke factuur.

In tegenstelling tot een gewone factuur, gaat het hier om een negatief bedrag: je verlaagt je inkomsten én je btw-aangifte wordt aangepast. Het is belangrijk dat je dit correct verwerkt in je boekhouding, want de fiscus volgt dit nauwgezet op.

Wanneer moet je een creditnota opmaken?

Een creditfactuur is een officiële correctie op een eerder uitgereikte factuur. Je gebruikt ze wanneer er iets wijzigt na facturatie, bijvoorbeeld bij een fout bedrag, een annulering of retour. In sommige gevallen is het opmaken van een creditnota zelfs verplicht. Hieronder lees je wanneer dat zo is:

• Je hebt een verkeerd bedrag gefactureerd (te veel aangerekend);
• De klant heeft de bestelling (deels) geannuleerd;
• Er is een fout in de btw (verkeerd tarief toegepast);
• De klant retourneert goederen of zegt een dienst op;
• Je wil korting toekennen nadat de originele factuur al uitgestuurd werd;
• Je klant betaalt niet en je wil de btw terugvorderen (bij oninbare schuld).

Het is dus geen vrijblijvende correctie, maar een officiële aanpassing die in je boekhouding moet verschijnen.

Hoe maak je een creditnota?

Een creditnota bevat grotendeels dezelfde elementen als een gewone factuur, maar dan in omgekeerde zin. Let erop dat je de volgende gegevens opneemt:

1. Vermelding "Creditnota" of "Creditfactuur";
2. Factuurnummer en datum van de originele factuur waarop je terugkomt;
3. Reden van correctie (bijvoorbeeld "fout bedrag", "retourzending";
4. Negatieve bedragen, inclusief correcte btw;
5. Eigen factuurnummering (de creditfactuur krijgt een nieuw, uniek nummer).

Voorbeeld:

Originele factuur: nr. 2024-045 – €1.210 incl. btw  
Creditnota: nr. 2024-045-C – terugbetaling €121 incl. btw (voor retour)

Werk je met facturatiesoftware, dan kun je eenvoudig een creditfactuur aanmaken op basis van de originele factuur. Dat voorkomt fouten in bedragen of btw-berekeningen.

Hoe verwerk je een creditnota in je boekhouding?

Een creditnota vermindert je omzet en je btw-aangifte. Stel dat je een factuur van € 1.000 (excl. btw) hebt uitgereikt, maar je klant annuleert de helft van de bestelling. Dan moet je een creditnota maken van € 500 (excl. btw). Dit bedrag trek je af in je eerstvolgende btw-aangifte.

Houd er rekening mee dat je een creditnota enkel mag opnemen in je btw-aangifte op het moment dat je die opmaakt. Niet retroactief. Daarom is het belangrijk om tijdig te corrigeren wanneer een fout opgemerkt wordt. Als je werkt met een boekhouder, bezorg hem of haar ook altijd een kopie van je creditfacturen, samen met de originele facturen waarop ze betrekking hebben.

Veelgemaakte fouten bij creditfacturen

Creditfacturen lijken eenvoudig, maar toch worden er vaak fouten mee gemaakt. Die kunnen nadelige gevolgen hebben voor je btw-aangifte of je boekhouding. Let daarom op deze veelvoorkomende valkuilen:

• Geen duidelijke verwijzing naar de originele factuur;
• Vergeten om btw correct te vermelden (ook bij een negatieve factuur geldt btw!);
• Creditfactuur gebruiken voor een commerciële korting op voorhand die hoort gewoon in je offerte of factuur;
• Factuur "verwijderen" i.p.v. corrigeren, je mag een factuur niet zomaar weghalen. Een creditfactuur is verplicht.

Corrigeren is normaal, maar moet correct gebeuren

Een creditnota maken is soms onvermijdelijk en volledig wettelijk. Het zorgt ervoor dat je administratie en je klantgegevens kloppen. Zolang je dit netjes doet en de regels volgt rond btw en administratie, is er niets aan de hand.

Gebruik je een digitale tool zoals WeFact? Dan stel je met een paar klikken een correcte creditfactuur op, gekoppeld aan je originele document. Zo ben je zeker dat je facturatie én btw-aangifte klopt!