Als ondernemer komt het je waarschijnlijk wel bekend voor: je hebt een zakelijke aankoop betaald met je privérekening. Misschien was je jouw zakelijke bankkaart vergeten. Omdat het om zakelijke kosten gaat, is het toch belangrijk om deze op te nemen in je online administratie. Gelukkig kan je dit vrij eenvoudig doen. We leggen je graag uit hoe.
Wat is een zakelijke aankoop?
Telkens wanneer je iets koopt voor je zaak – of het nu gaat om nieuwe computers, kantoorbenodigdheden of zelfs het inhuren van een consultant – gaat het om een zakelijke aankoop. Elk bedrijf heeft bepaalde zaken nodig om te functioneren. Of het nu gaat om materialen om je product te maken, software om je processen te optimaliseren of gewoon koffie voor tijdens de pauzes van je medewerkers, dit zijn allemaal zakelijke aankopen. Of je nu een kleine onderneming runt of een groot bedrijf leidt, zakelijke aankopen blijven essentieel.
Hoe boek je een zakelijke aankoop die privé betaald is?
Ongeacht hoe de factuur betaald werd, is het belangrijk om de factuur correct te verwerken in je boekhouding. Je noteert het factuurnummer, factuurbedrag, btw-bedrag en eventueel de juiste grootboekrekening.
Het probleem met deze factuur is dat de betaling via je privérekening gebeurde, die geen onderdeel uitmaakt van je zakelijke boekhouding.
Aangeven dat de factuur privé betaald is in je boekhouding
Normaal gezien gebeurt de betaling via je zakelijke rekening. Je kan dan de factuur koppelen aan de banktransactie en klaar. Maar omdat je hier je privérekening gebruikt hebt, moet je dit op een andere manier doen.
In de meeste boekhoudprogramma’s gebruik je hiervoor het memoriaal. Je selecteert de ingevoerde inkoopfactuur en voegt een nieuwe regel toe met de categorie “Privé”. Hiermee geef je aan dat de factuur met privé-geld betaald werd.
Zakelijke kosten terugbetalen aan jezelf
Na het verwerken van de factuur in de boekhouding kan je ervoor kiezen om het bedrag van je zakelijke rekening naar je privérekening over te boeken. Dit is echter niet verplicht, aangezien je de betaling al correct hebt verwerkt. Wil je dit toch doen, dan boek je de overboeking als een privé-opname.
Wat zegt de FOD Financiën?
Wanneer je zakelijke kosten via je privérekening betaalt, kan dit complicaties geven bij je belastingaangifte. De FOD Financiën hanteert specifieke regels hiervoor. Het beste is dus om altijd je zakelijke kosten via je zakelijke rekening te betalen.
Betaal je toch via je privérekening, zorg er dan voor dat je deze kosten goed verwerkt in de boekhouding en de facturen bewaart. Deze gegevens zijn belangrijk voor je belastingaangifte en kunnen vragen van de fiscus vermijden.
Online administratie met WeFact
Met WeFact kan je eenvoudig al je inkoopfacturen inboeken. Je kan ze manueel of automatisch toevoegen en digitaal verwerken. WeFact probeert alle gegevens van de factuur te herkennen, zodat je enkel nog hoeft te controleren. Wil je geen bonnetjes meer kwijtraken? Maak dan een foto van het bonnetje met de facturatie-app van WeFact! Inkoopfacturen kunnen ook geëxporteerd worden naar het boekhoudpakket van je boekhouder of accountant.
Benieuwd naar de mogelijkheden? Vraag een gratis proefperiode van 30 dagen aan!