Als eenmansaak maak je heel wat kosten om je zaak draaiende te houden. Gelukkig kun je veel van deze uitgaven aftrekken van je belastingen. Het is wel belangrijk om te weten welke kosten volledig aftrekbaar zijn, zodat je geen belastingvoordelen misloopt. In deze blog leggen we uit wat aftrekbare kosten zijn, welke uitgaven volledig of gedeeltelijk aftrekbaar zijn en hoe je ze correct verwerkt in je administratie. Zo hou je jouw administratie netjes en haal je het meeste uit je belastingvoordelen.
Wat zijn aftrekbare kosten?
Aftrekbare kosten zijn professionele uitgaven die je maakt om jouw zaak te runnen. Deze kosten mag je van je omzet aftrekken, waardoor je belastbare winst lager uitvalt en je minder belastingen betaalt. De FOD Financiën stelt wel specifieke voorwaarden aan welke kosten aftrekbaar zijn en in welke mate.
Welke kosten zijn volledig aftrekbaar voor eenmanszaken?
Heel wat professionele kosten zijn volledig aftrekbaar. Hieronder een aantal veelvoorkomende voorbeelden:
- Kantoorbenodigdheden: Alles wat je nodig hebt om je werk te doen, zoals papier, pennen, inktpatronen en andere dagelijkse werkmaterialen.
- Huur van kantoorruimte: Als je een kantoor of werkplek huurt die uitsluitend professioneel gebruikt wordt, dan zijn de huurkosten volledig aftrekbaar.
- Reis- en vervoerskosten: Zakelijke verplaatsingen met het openbaar vervoer en brandstofkosten voor professionele ritten zijn aftrekbaar. Voor privégebruik van de wagen geldt dit echter niet. In België geldt er vaak een gemengd systeem als je een wagen zowel privé als professioneel gebruikt.
- Telefoon- en internetkosten: Een zakelijke telefoon- of internetabonnement is aftrekbaar maar enkel voor het gedeelte dat je zakelijk gebruikt. Maak hiervoor een duidelijke scheiding.
- Lidgelden en abonnementen: Denk aan vakliteratuur, lidgelden voor beroepsverenigingen en abonnementen die relevant zijn voor jouw sector.
- Software en licenties: De kosten voor boekhoudsoftware, facturatieprogramma’s en andere professionele software zijn volledig aftrekbaar.
Door deze kosten zorgvuldig bij te houden, maximaliseer je jouw belastingvoordelen.
Hoe verwerk je aftrekbare kosten in je administratie?
Een correcte administratie is belangrijk om aftrekbare kosten op de juiste manier te verwerken. Gebruik een betrouwbaar boekhoudprogramma waarin je alle uitgaven nauwkeurig noteert. Zorg ervoor dat je telkens de volgende gegevens bijhoudt:
- Datum van de uitgave
- Een duidelijke omschrijving
- Het exacte bedrag inclusief btw
Bewaar altijd de bonnen en facturen als bewijs voor de FOD Financiën. Digitaliseer deze documenten en koppel ze aan je boekhouding.
Veelgemaakte fouten bij het aftrekken van kosten
Het is belangrijk om fouten te vermijden bij het indienen van je belastingaangifte. Hier zijn enkele veelgemaakte valkuilen:
- Privé-uitgaven als professioneel aangeven: Zorg voor een duidelijke scheiding tussen privé en professioneel. Privé-uitgaven zijn niet aftrekbaar.
- Bonnetjes kwijtraken: Zonder bewijs (bon of factuur) kun je de kosten niet inbrengen.
- Fouten bij btw-berekening: Voor sommige uitgaven, zoals gemengd gebruik van een wagen, mag je de btw niet volledig aftrekken. Controleer de specifieke regels voor jouw sector.
Handige tips om aftrekbare kosten bij te houden
Hier zijn enkele praktische tips om jouw administratie efficiënt te beheren:
- Gebruik een facturatieprogramma: Een facturatieprogramma zoals WeFact helpt je om eenvoudig al je bonnetjes en inkoopfacturen te digitaliseren en bij te houden. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.
- Open een aparte professionele rekening: Betaal alle zakelijke kosten vanaf een aparte rekening. Dit maakt het eenvoudiger om onderscheid te maken tussen privé- en zakelijke uitgaven.
- Bewaar bonnetjes digitaal: Maak een foto van je bonnetjes en sla deze digitaal op in je administratie. Bij WeFact doe je dit gemakkelijk door gebruik te maken van de facturatie app. De FOD Financiën kan bewijsstukken opvragen bij een controle.
Conclusie: Zorg voor een duidelijke administratie
Als éénmanszaak kun je veel kosten aftrekken, maar alleen als je dit correct doet. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de Belgische regels en maak gebruik van betrouwbare factuur software zoals WeFact om je administratie efficiënt te beheren. Zo haal je het meeste uit je belastingvoordelen én hou je jouw administratie op orde!
Wil je meer weten over belastingvoordelen? Lees dan ook onze blog over belastingvoordelen voor zelfstandigen en kmo’s.