De btw-aangifte is een verplicht onderdeel van de administratie voor elke Belgische ondernemer. Toch sluipen er vaak fouten in deze aangifte, wat kan leiden tot boetes of naheffingen van de Belgische fiscus (FOD Financiën). Hier bespreken we de tien meest voorkomende fouten bij btw-aangiften en hoe je deze kunt vermijden, zodat je aangifte correct en zonder zorgen verloopt.
Wat is een btw-aangifte?
Een btw-aangifte is een periodieke rapportage aan de FOD Financiën waarin je de btw aangeeft die je hebt aangerekend aan klanten en de btw die je hebt betaald aan leveranciers. Op basis van deze aangifte bepaal je of je btw moet betalen of kunt terugvorderen.
Fouten in de btw-aangifte
Het juist invullen van de btw-aangifte kan complex zijn waardoor fouten snel zijn gemaakt. Hier volgt een lijst met de tien meest voorkomende fouten bij het doen van de btw-aangifte en hoe je deze kunt vermijden.
1. Btw-aangifte indienen als het niet nodig is
Sommige kleine ondernemers zijn vrijgesteld van btw via de btw-vrijstellingsregeling (voor ondernemingen met een jaaromzet onder de € 25.000). Onterecht een aangifte indienen kan verwarring veroorzaken en onnodige administratie opleveren. Controleer dus altijd of je btw-plichtig bent.
2. Verkeerde periode gebruiken bij facturatie
Bij de btw-aangifte werk je op basis van de factuurdatum, niet de betaaldatum. Dit betekent dat je de btw moet aangeven in het kwartaal waarin de factuur is uitgereikt, ongeacht wanneer de betaling plaatsvond. Fouten hierin kunnen leiden tot inconsistenties in je boekhouding.
3. Btw terugvragen voor privé-uitgaven
Je mag alleen btw terugvorderen over zakelijke kosten. Als je een aankoop doet die deels privé is, kun je enkel het zakelijke deel van de btw terugvragen. Zorg ervoor dat je deze uitgaven goed opsplitst.
4. Onvolledige of ongeldige facturen
Facturen moeten voldoen aan de Belgische factuureisen, zoals het vermelden van:
- Je btw-nummer en dat van je leveranciers
- De volledige naam en adresgegevens
- Het juiste btw-tarief en bedrag. Onvolledige of foutieve facturen kunnen leiden tot weigering van btw-teruggave.
5. Btw boeken op belastingen
In België mag je geen btw boeken op belastingen zoals verkeersbelasting of accijnzen. Dit zijn geen btw-plichtige kosten en het foutief opnemen hiervan kan je aangifte doen afwijken.
6. Btw boeken op verzekeringen
Op verzekeringen betaal je geen btw, maar een specifieke verzekeringstaks. Het opnemen van deze kosten in je btw-aangifte is een veelgemaakte fout die je moet vermijden.
7. Onjuiste toepassing van de vrijstellingsregeling
De btw-vrijstellingsregeling biedt verlichting voor kleine ondernemers, maar moet correct worden toegepast. Je mag bijvoorbeeld geen btw rekenen op facturen als je van deze regeling gebruikmaakt.
8. Btw afrekenen op zakelijke etentjes
De btw op horecakosten is niet aftrekbaar in België. Je kunt deze kosten wel als beroepskosten aftrekken bij je personen- of vennootschapsbelasting, maar je mag de btw niet terugvragen.
9. Buitenlandse btw terugvragen via de Belgische aangifte
Heb je aankopen gedaan in een ander EU-land? Dan moet je de buitenlandse btw terugvragen via een speciale procedure in dat land, niet via je Belgische btw-aangifte.
10. Facturen van de verkeerde periode meenemen
Btw-aangiften moeten per kwartaal of maand worden ingediend, afhankelijk van je situatie. Het is een fout om facturen uit een latere periode op te nemen in je aangifte. Zorg dat je alleen transacties verwerkt die binnen de opgegeven periode vallen.
Voorkom je btw fouten met WeFact
WeFact biedt een gestroomlijnde oplossing voor het beheren van je facturatie en btw-aangifte. Met ons systeem minimaliseer je het risico op fouten en zorg je ervoor dat je administratie altijd op orde is. Probeer ons facturatieprogramma nu en ervaar hoe eenvoudig je btw-aangifte kan zijn!