Mobiliteitsbudget 2025: ben jij als werkgever al in orde?

Sinds januari 2025 zijn werkgevers die een bedrijfswagen aanbieden verplicht om hun werknemers ook de optie van een mobiliteitsbudget aan te bieden. Hoewel het dus niet verplicht is om het mobiliteitsbudget effectief toe te passen bij elke werknemer, moet de keuze wél beschikbaar zijn. Toch merken we dat veel ondernemingen, zeker kmo’s, nog niet helemaal mee zijn met de regels of worstelen met de praktische invoering. In deze blog leggen we uit wat het mobiliteitsbudget precies inhoudt, welke wijzigingen er dit jaar zijn doorgevoerd, en hoe je als werkgever concreet in regel komt zonder onnodige administratieve rompslomp.

Wat is het mobiliteitsbudget ook alweer?

Het mobiliteitsbudget is een wettelijk systeem waarbij een werknemer het voordeel van een bedrijfswagen kan inruilen voor een budget dat hij of zij naar eigen voorkeur inzet voor duurzame mobiliteit. Dat budget moet evenwaardig zijn aan de totaalkost van de aangeboden bedrijfswagen inclusief: brandstof, verzekering en onderhoud. Het budget mag besteed worden binnen drie pijlers:

• Een milieuvriendelijke wagen, bijvoorbeeld een elektrisch voertuig.
• Duurzame mobiliteitsopties zoals het openbaar vervoer, (elektrische) fietsen, carpooling of zelfs huisvesting dichtbij het werk.
• Uitbetaling van het resterende bedrag onder gunstige fiscale voorwaarden.

Wat is er veranderd in 2025?

De grote verandering dit jaar is dat het mobiliteitsbudget verplicht is voor elke werkgever die een bedrijfswagen ter beschikking stelt. Die verplichting geldt ook voor kleine ondernemingen en zelfstandigen met personeel. Daarnaast zijn er inhoudelijke aanpassingen doorgevoerd:

1. Enkel elektrische of emissievrije wagens komen nog in aanmerking in pijler 1.
2. In pijler 2 is de lijst van toegelaten uitgaven verruimd, met meer mogelijkheden voor voetgangers en fietsers.
3. Er is een verscherpte controle door de fiscus op de correcte toepassing van het budget.
4. Werkgevers moeten de toekenning schriftelijk vastleggen per werknemer.

Wie vandaag geen mobiliteitsbudget voorziet als alternatief voor de bedrijfswagen, riskeert fiscale sancties of verliest de gunstige behandeling van het voordeel alle aard.

Waarom wordt het mobiliteitsbudget hervormd?

De overheid wil het gebruik van bedrijfswagens sterk terugdringen en zet volop in op groen woon-werkverkeer. Door het mobiliteitsbudget verplicht te maken, worden werknemers gestimuleerd om duurzamer te kiezen. Tegelijk worden werkgevers mee verantwoordelijk voor die omslag, ook in kleinere bedrijven. Voor jou als werkgever betekent dit: je krijgt er een wettelijke verplichting bij, maar tegelijk ook een kans om personeelsbeleid flexibeler en aantrekkelijker te maken.

Waarop moet je als werkgever letten?

De verplichting rond het mobiliteitsbudget is intussen van kracht, maar hoe begin je er nu aan in de praktijk? Met een aantal duidelijke stappen kom je snel en correct in regel, zonder onnodige rompslomp:

1. Controleer of je bedrijfswagens aanbiedt

Voor alle werknemers die recht hebben op een bedrijfswagen, ben je als werkgever verplicht om ook een mobiliteitsbudget aan te bieden. Het volstaat dus niet langer om alleen een wagen te voorzien, je moet ook het alternatief actief voorstellen.

2. Bereken de totale kost van de bedrijfswagen

Het bedrag van het mobiliteitsbudget moet gelijk zijn aan de Total Cost of Ownership (TCO) van de aangeboden wagen. Dit omvat niet alleen de aankoop of leasing, maar ook brandstof, verzekering, onderhoud, belastingen en andere bijhorende kosten. Deze berekening vormt de basis voor het mobiliteitsbudget dat je werknemer kan benutten.

3. Stel een individuele overeenkomst op

Per werknemer moet je een schriftelijke overeenkomst opmaken waarin het budget, de toepasselijke pijlers en de manier van opvolging duidelijk omschreven worden. Zonder deze overeenkomst ben je niet in orde bij een controle.

4. Definieer welke kosten toegelaten zijn

Binnen pijler 2 mag je werknemer het budget gebruiken voor duurzame mobiliteitsoplossingen. Maak duidelijk welke kosten in aanmerking komen en welke bewijsstukken nodig zijn. Dit zorgt voor duidelijkheid én vermijdt discussies achteraf.

5. Werk samen met je sociaal secretariaat of boekhouder

Zij kunnen je helpen bij het opstellen van correcte overeenkomsten, het opvolgen van bestedingen en het rapporteren aan de fiscus. Zeker bij meerdere werknemers is een goede administratieve opvolging belangrijk.

Met deze stappen zorg je ervoor dat je mobiliteitsbeleid wettelijk in orde is én een meerwaarde biedt voor je team.

Hoe verwerk je dit in de boekhouding?

De invoering van het mobiliteitsbudget brengt extra online administratie met zich mee, zeker als je werknemers verschillende keuzes maken binnen het budget. Denk aan het bijhouden van kosten, opvolgen van vergoedingen en het correct doorsturen van gegevens naar je boekhouder of sociaal secretariaat.

Je registreert in je boekhoudpakket vlot alle mobiliteitsgerelateerde onkosten of tegemoetkomingen per werknemer, koppelt ze aan de juiste maand of periode, en exporteert alle gegevens in een formaat waarmee je boekhouder meteen aan de slag kan. Zo vermijd je losse Excelbestanden of foutgevoelige manuele berekeningen. Door je administratie centraal te beheren, hou je grip op de besteding van elk mobiliteitsbudget en blijf je als werkgever in regel zonder extra gedoe.