Kostenvergoedingen worden beschouwd als een belastingvrije manier om werknemers te vergoeden voor kosten die zij maken in het kader van hun werk. België heeft een eigen systeem dat bedrijven toelaat om bepaalde kosten van hun werknemers fiscaal vriendelijk terug te betalen, zonder dat dit als loon wordt gezien. Dit kan een interessante manier zijn voor ondernemingen om werknemers financieel te ondersteunen, zonder dat hier extra sociale lasten of belastingen bij komen kijken. Maar hoe werkt dit precies en wat zijn de voorwaarden?
Wat zijn kostenvergoedingen?
Kostenvergoedingen zijn uitgaven die werknemers doen voor zaken die nodig zijn om hun werk goed te kunnen uitvoeren. Denk aan reiskosten, onkosten tijdens een dienstreis, telefoonkosten enzovoort. De werkgever kan ervoor kiezen om deze kosten rechtstreeks terug te betalen aan de werknemer of door middel van een forfaitaire vergoeding, wat inhoudt dat een vast bedrag per maand wordt vergoed.
Belangrijke soorten kostenvergoedingen
Er zijn een aantal soorten kostenvergoedingen waarvan gebruik gemaakt kan worden. De belangrijkste soorten zijn: forfaitaire onkostenvergoedingen, reële kostenvergoedingen en kilometervergoeding.
Forfaitaire onkostenvergoedingen
Dit zijn vaste vergoedingen voor terugkerende kosten, zoals bureaukosten voor thuiswerk, maaltijdkosten of kilometervergoedingen voor werkgerelateerde verplaatsingen. Deze vergoedingen zijn vrijgesteld van belastingen en sociale bijdragen, zolang ze aan een bepaalde voorwaarden voldoen.
Reële kostenvergoedingen
Bij reële kostenvergoedingen moet de werknemer een duidelijk bewijs leveren van de uitgaven. De werkgever betaalt dan het exacte bedrag terug dat de werknemer heeft uitgegeven. Denk hierbij aan kosten voor een trein- of vliegtuigticket voor een zakenreis of hotelovernachtingen.
Kilometervergoeding
Voor werknemers die hun eigen wagen gebruiken voor professionele verplaatsingen, kan een kilometervergoeding worden gegeven. In 2023 bedraagt het maximumtarief voor de kilometervergoeding € 0,425 per kilometer. Dit bedrag is belastingvrij en geldt zowel voor woon- werkverkeer als andere werkgerelateerde verplaatsingen.
Voorwaarden voor belastingvrijstelling
Hoewel kostenvergoedingen fiscaal aantrekkelijk zijn, zijn er strikte voorwaarden verbonden aan de vrijstelling van belastingen en sociale bijdragen. De belangrijkste criteria zijn:
- Werkelijke kosten: De uitgaven moeten echt gedaan zijn in het kader van de professionele activiteiten. Kosten die persoonlijk van aard zijn, zoals privé verplaatsingen of persoonlijke telefoonkosten, komen niet in aanmerking.
- Bewijslast: Bij reële kosten moet de werknemer de nodige bewijsstukken (zoals facturen of bonnen) voorleggen om de vergoeding te rechtbaardigen.
- Redelijke bedragen: De vergoedingen moeten redelijk in lijn zijn met de werkelijke uitgaven. Bij forfaitaire vergoedingen stelt de fiscus duidelijke maximumtarieven vast, zoals bij de kilometervergoeding.
Kijk voor alle voorwaarden op de website van de FOD Financiën.
Kostenvergoedingen zijn een ideale manier om werknemers te vergoeden voor werkgerelateerde uitgaven zonder extra belasting- of sociale zekerheidsbijdragen. Het is echter essentieel dat bedrijven zich houden aan de vastgestelde regels om boetes te voorkomen.