Als ondernemer is het cruciaal dat je administratie op orde is. Je wilt namelijk voorkomen dat foutieve facturen jouw administratie binnensluipen. Maar wat moet je doen als een factuur niet helemaal correct blijkt te zijn? Hier komt een grondige controle om de hoek kijken. In deze blog gaan we dieper in op waarom factuurcontrole belangrijk is en hoe je dit efficiënt kunt aanpakken.
Waarom is controle belangrijk?
Het controleren van facturen is essentieel voor elk bedrijf. Hier zijn enkele redenen waarom:
- Bescherming van je financiële gezondheid: Je wilt natuurlijk geen betalingen doen voor producten of diensten die je niet hebt ontvangen.
- Voorkomen van fraude: Door facturen te controleren, kun je verdachte of valse facturen opsporen.
- Wettelijke naleving: Factuurcontrole helpt je om aan de wettelijke vereisten te voldoen en voorkomt problemen met de fiscus en mogelijke boetes.
- Budgetbeheer: Een goede factuurcontrole zorgt ervoor dat je onverwachte kosten vermijdt, wat helpt om je financiële balans te bewaken.
Hoe controleer je facturen?
Bij het ontvangen van een factuur zijn er enkele belangrijke zaken die je moet controleren. Dit zijn onder andere het verifiëren van de afzender, het controleren van de wettelijke vereisten en het nagaan of de factuur aan jouw eigen specifieke eisen voldoet. Hieronder geven we meer uitleg.
Controleer of de factuur van een bekende crediteur komt
Bij ontvangst van een factuur is het eerste wat je doet, nagaan of de afzender bekend is. Is het een leverancier waarmee je normaal gesproken zaken doet? Check dan meteen de gegevens, zoals het KBO-nummer en het IBAN-nummer en of deze correct zijn.
Ontvang je een factuur van een onbekende leverancier? Dubbelcheck dan of je daadwerkelijk iets bij hen hebt besteld. Dit voorkomt dat je spookfacturen betaalt. Als de gegevens op de factuur niet kloppen, stuur de factuur dan terug naar de afzender.
Controleer of de factuur aan de wettelijke eisen voldoet
De FOD Financiën stelt een aantal eisen waaraan een factuur moet voldoen. Voldoet een factuur niet aan deze eisen, dan moet je deze terugsturen naar de leverancier met het verzoek om een correcte factuur. Belangrijke zaken die op een factuur moeten staan, zijn onder meer de bedrijfsgegevens van de leverancier, een uniek factuurnummer, een correcte btw-specificatie en juiste adresgegevens.
Controleer of de factuur aan jouw specifieke eisen voldoet
Veel bedrijven hebben specifieke eisen voor de facturen die ze ontvangen, zoals inkoopordernummers of kostenplaatsen die vermeld moeten staan. Controleer of deze gegevens correct op de factuur staan. Ontbreken deze of zijn ze onjuist? Neem dan contact op met de leverancier en vraag om een aangepaste factuur.
Facturen gemakkelijk controleren met WeFact
Met WeFact kun je jouw inkoopfacturen eenvoudig verwerken. Dankzij de scan-en-herkenfunctie herkent het systeem automatisch van welke leverancier de factuur afkomstig is. Heb je al eerder een factuur van deze leverancier ontvangen? Dan worden de leveranciersgegevens gecontroleerd met de gegevens die in WeFact bekend zijn.
Benieuwd naar hoe WeFact je administratie kan vereenvoudigen? Vraag een gratis proefperiode van 30 dagen aan!