De digitale wereld biedt heel wat gemak, maar is ook een broeihaard voor fraudeurs. Factuurfraude is een toenemend probleem waar elke ondernemer waakzaam voor moet zijn. In deze blog ontdek je het verschil tussen een vervalste en een spookfactuur en hoe frauderus te werk gaan.
Soorten factuurfraude
Om factuurfraude te herkennen, is het essentieel om de verschillende types te begrijpen. Er zijn twee vormen van factuurfraude: vervalste facturen en spookfacturen.
Vervalste facturen
Een vervalste factuur lijkt sterk op een echte factuur van een betrouwbare leverancier, maar er is één belangrijk verschil: het IBAN-nummer is aangepast. In plaats van de betaling naar de rekening van de leverancier te sturen, gaat het geld naar de rekening van de fraudeur. Dit soort fraude vraagt om een grondige controle van de factuurgegevens.
Spookfactuur
Spookfacturen zijn facturen voor producten of diensten die nooit geleverd zijn. Deze facturen worden verstuurd in de hoop dat de ontvanger, door onoplettendheid, toch betaalt. Meestal gaat het om kleine bedragen, zodat ze minder snel opvallen in de boekhouding.
Hoe herken je een vervalste factuur of spookfactuur?
Factuurfraude opsporen vereist een scherpe blik en oog voor detail. Hier zijn enkele tips om factuurfraude te herkennen:
- Controleer de afzender: Kijk na of het e-mailadres bekend is en of je onlangs een bestelling hebt geplaatst bij deze afzender. Bij twijfel, bel altijd even naar de afzender.
- Check het factuur- of ordernummer: Zoek in je administratie naar een overeenkomstige factuur of orderbevestiging. Gaat het om een nieuwe leverancier? Dan is het belangrijk om de factuur grondig na te kijken op andere punten.
- Controleer het IBAN-nummer: Vergelijk het IBAN-nummer op de factuur met de nummers die je in je administratie hebt staan.
- Lees de kleine lettertjes: Factuurfraude kan soms verraden worden door ongewone voorwaarden, zoals “Indien u akkoord gaat met deze offerte”. Deze details staan vaak in kleine lettertjes op de factuur.
Ben je toch het slachtoffer geworden? Doe dan aangifte bij de politie. Zij zullen proberen de fraudeur op te sporen, wat van groot belang is om het groeiende probleem van factuurfraude aan te pakken.
Kies voor duidelijkheid met WeFact
Je bedrijf beschermen tegen factuurfraude begint met een goed gestructureerd en helder overzicht van je financiën. WeFact is een factuurprogramma dat je volledig inzicht geeft in je inkomende facturen en de bijbehorende leveranciers.
Met WeFact heb je alle informatie over je facturen en leveranciers op één plek. Dit maakt het eenvoudig om snel te controleren of de gegevens van een binnenkomende factuur overeenkomen met die van de leverancier. Zo kan je meteen zien of een factuur en de leverancier kloppen, wat een belangrijke stap is om factuurfraude te voorkomen.
Niet alleen zorgt WeFact voor een veilige en georganiseerde financiële omgeving, maar het helpt je ook om efficiënter te werken en met meer vertrouwen je betalingen te beheren. Dankzij de duidelijke interface en gebruiksvriendelijke functies heb je altijd een helder overzicht en kan je snel en accuraat handelen wanneer nodig.
Benieuwd naar de mogelijkheden van WeFact? Probeer het dan 30 dagen gratis!