Factuurstelsel en kasstelsel: Wat zijn de verschillen?

Als ondernemer is het belangrijk om jouw financiële administratie bij te houden. Daarbij kom je termen tegen als het factuurstelsel en het kasstelsel. Maar wat houden deze begrippen precies in? In deze blog leggen we de verschillen tussen het factuurstelsel en het kasstelsel uit en voor wie deze stelsels verplicht zijn.

Wat is het factuurstelsel?

Het factuurstelsel is de standaardmethode voor btw-administratie België. Hierbij moet de btw worden aangegeven op het moment dat de factuur wordt uitgereikt, ongeacht of de klant de factuur al betaald heeft. Dit betekent dat je als ondernemer de btw verschuldigd bent zodra de factuur naar je klant is verzonden, zelfs als de betaling nog niet binnen is. Voor leveranciers wordt de btw aftrekbaar wanneer ze de factuur ontvangen, niet wanneer ze deze betalen.

Voor welke ondernemers is het factuurstelsel verplicht?

Het factuurstelsel is verplicht voor de meeste btw-plichtige ondernemers. Vooral bedrijven die zakendoen met andere bedrijven, zoals in de groothandel, zakelijke dienstverlening of productie, vallen onder dit stelsel. Bedrijven die werken met langere betalingstermijnen gebruiken vaak dit systeem, omdat facturen de basis zijn voor hun inkomsten en uitgaven.

Voor welke ondernemers is het kasstelsel verplicht?

In België is het kasstelsel verplicht voor specifieke sectoren waar veel contante betalingen plaatsvinden. Denk hierbij aan de horeca, detailhandel (kleinhandel), markthandel, kappers en bakkers. Dit systeem is gunstig voor deze ondernemers, omdat ze alleen btw afdragen over het geld dat ze effectief ontvangen, wat voordelig kan zijn voor hun liquiditeit.

De belangrijkste verschillen tussen het factuurstelsel en kasstelsel

  • Tijdstip van boeking: Bij het factuurstelsel moet je de btw afdragen op het moment dat de factuur wordt uitgereikt, ongeacht wanneer de betaling plaatsvindt. Bij het kasstelsel betaal je btw op het moment dat je de betaling ontvangt of doet.
  • Geschiktheid: Het factuurstelsel is geschikt voor bedrijven die veel werken met facturen en uitgestelde betalingen, zoals in de zakelijke dienstverlening. Het kasstelsel is vooral geschikt voor bedrijven met veel contante transacties, zoals in de detailhandel en horeca.
  • Liquiditeit: Het kasstelsel kan voordeliger zijn voor de cashflow van een bedrijf, omdat je pas btw afdraagt nadat je het geld daadwerkelijk hebt ontvangen. Bij het factuurstelsel kan je echter te maken krijgen met het afdragen van de btw terwijl je nog op de betaling van je klant wacht.

Zowel het factuurstelsel als het kasstelsel hebben hun eigen voor- en nadelen, afhankelijk van het type onderneming dat je hebt. Het is belangrijk om de juiste methode te kiezen die past bij de aard van je bedrijf en de geldende regels voor jouw sector. Voor de meeste ondernemers in België geldt het factuurstelsel, terwijl het kasstelsel verplicht is voor ondernemers met veel contante transacties. Als je vragen hebt over welk stelsel voor jou van toepassing is, kun je altijd terecht bij je accountant of de FOD Financiën.

Of je nu het factuurstelsel of het kasstelsel volgt, het is belangrijk om je administratie op orde te hebben. Met een goed facturatieprogramma, zoals WeFact, kun je eenvoudig digitaal factureren en je online administratie bijhouden. Hierdoor houd je overzicht en bespaar je kostbare tijd.

Wil je meer weten over hoe WeFact jou kan helpen met je administratie? Neem dan contact met ons op of ervaar het zelf met een 30 daagse gratis proefperiode.