De btw-regels zijn volop in ontwikkeling, zeker voor ondernemers met een gemengde btw-plicht. In België zijn er specifieke verplichtingen voor wie zowel vrijgestelde als btw-belaste activiteiten combineert. Met de verplichte invoering van e-facturatie in zicht, is het belangrijk om te weten wat er verandert en hoe je je hierop voorbereidt. In deze blog zetten we alles voor je op een rij.
Wat is gemengde btw-plicht?
Bij gemengde btw-plicht verricht je als onderneming zowel activiteiten die onderworpen zijn aan btw, als activiteiten die daarvan vrijgesteld zijn. Denk aan een arts die naast consultaties (vrijgesteld van btw) ook behandelingen (btw-plichtig) aanbiedt. In dat geval mag je enkel de btw op kosten aftrekken die verband houden met je belaste prestaties.
Om correct te werken, moet je dus:
- Aangeven welke kosten voor welk type activiteit zijn gemaakt als je een factuur maakt.
- Een duidelijke administratie bijhouden.
- Btw-aftrek correct toepassen via de zogenaamde pro rata regeling.
Waar moet je op letten bij gemengde btw-plicht?
Er zijn drie belangrijke zaken om in de gaten te houden:
- Juiste toerekening van kosten: Bepaal of kosten volledig, gedeeltelijk of helemaal niet aftrekbaar zijn.
- Gebruik van de pro rata methode: Als je kosten hebt die niet duidelijk toerekenbaar zijn aan belaste of vrijgestelde prestaties, dan gebruik je de verhouding tussen belaste en totale omzet als leidraad.
- Goede onderbouwing in de administratie: Je moet kunnen aantonen hoe je de btw hebt berekend en verdeeld.
Fouten in deze stappen kunnen leiden tot naheffingen en boetes, dus het is belangrijk om dit strak te organiseren.
E-facturatie in België: wat verandert er?
Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie in België verplicht voor alle btw-plichtige b2b transacties. E-facturen moeten via het Peppol netwerk verstuurd worden en voldoen aan gestructureerde normen. Ook ondernemers met gemengde btw-plicht vallen onder deze verplichting, zolang ze btw-plichtige activiteiten uitvoeren.
Wat betekent dit concreet voor gemengd btw-plichtigen?
Voor wie gemengd btw-plichtig is, biedt e-facturatie heel wat voordelen maar ook extra aandachtspunten:
- Je moet ervoor zorgen dat je facturatiesoftware correct onderscheid maakt tussen vrijgestelde en belaste prestaties.
- Je verkoopfacturen moeten correct opgebouwd zijn, zodat je geen btw-aftrek misloopt en je administratie aan alle eisen voldoet.
- Met e-facturatie krijg je sneller inzicht in je btw-positie en worden fouten makkelijker opgespoord.
Tip: kies software die geschikt is voor gemengde btw-plicht
Gebruik je een systeem zoals WeFact? Dan kun je instellen welke btw-tarieven van toepassing zijn op je producten of diensten. Zo voorkom je handmatige fouten en ben je klaar voor de verplichte e-facturatie. Je facturen worden automatisch in het juiste formaat opgesteld en verwerkt.
Voorbereiden op de toekomst
Wacht niet tot 2026. Begin nu al met het voorbereiden van je administratie op e-facturatie. Ga na of je software Peppol ondersteunt, of je je btw-regels per dienst correct kunt instellen en of je pro rata verdeling helder is ingebouwd in je boekhouding.
E-facturatie en btw-plicht
E-facturatie maakt het mogelijk om online facturen uit te wisselen via gestandaardiseerde formaten, zoals Peppol. Dit biedt voordelen zoals snellere verwerking, minder fouten en betere controle. Voor gemengde btw-plicht is een goede e-facturatie oplossing van groot belang, omdat:
- Je automatisch btw-regels kunt toepassen per product of dienst.
- Je btw-aangiftes gemakkelijker en correcter kunt invullen.
- Je realtime inzicht krijgt in je fiscale positie.
Heb je nog vragen over e-facturatie bij gemengde btw-plicht of ons facturatiesysteem? Neem dan contact op! We helpen je graag verder.