Een verkoopfactuur is een document dat een verkoper aan een klant bezorgt na de verkoop van goederen of diensten. Dit document geeft een gedetailleerd overzicht van de verkochte producten of geleverde diensten, inclusief de hoeveelheid, prijs per eenheid en de totale prijs die de koper moet betalen. Verkoopfacturen fungeren als bewijs van de transactie tussen verkoper en koper en zijn verplicht voor de boekhouding van beide partijen.
Waarom is een verkoopfactuur verplicht?
In veel landen, waaronder België, is het wettelijk verplicht om een verkoopfactuur uit te reiken bij het uitvoeren van zakelijke transacties. Deze verplichting zorgt voor transparantie in zakelijke activiteiten en dient als bewijs voor de btw-administratie. Facturen zijn noodzakelijk voor de btw-aangifte en kunnen worden gebruikt om zakelijke uitgaven en inkomsten te verantwoorden bij belastingaangiften of financiële audits.
Het verschil tussen een factuur en een verkoopfactuur
Hoewel de termen ‘factuur’ en ‘verkoopfactuur’ vaak door elkaar worden gebruikt, is er een klein verschil. Een ‘factuur’ kan elk type facturatiedocument zijn, zoals aankoopfacturen, die worden opgemaakt wanneer een bedrijf goederen of diensten aankoopt. Een verkoopfactuur daarentegen, is specifiek een document dat wordt uitgereikt door de verkoper aan de koper na een verkooptransactie. Het is een verzoek om betaling voor de geleverde goederen of diensten.
Hoe maak je een factuur?
Het opstellen van een verkoopfactuur vereist aandacht voor detail om ervoor te zorgen dat alle vereiste informatie correct wordt vermeld. In België verplicht de btw-administratie de volgende onderdelen op een verkoopfactuur:
- Volledige bedrijfsnaam en adres
- Volledige naam en adres van de klant
- Jouw btw-nummer
- Factuurdatum
- Factuurnummer (dit moet doorlopend en oplopend zijn)
- Omschrijving van de goederen of diensten die je geleverd hebt
- Het aantal geleverde goederen of gespendeerde uren
- Leverdatum van de goederen of diensten
- Het bedrag exclusief btw
- Het btw-tarief
- Het te betalen btw-bedrag
Een voorbeeld van een verkoopfactuur
Een goede verkoopfactuur is duidelijk, overzichtelijk en vrij van verwarring. Hieronder zie je een voorbeeld van een correcte verkoopfactuur.
Houd rekening met btw op de factuur
In België moet je op verkoopfacturen altijd de btw vermelden. Het is belangrijk om het juiste btw-tarief toe te passen, dat kan variëren afhankelijk van het type product of dienst. Het btw-tarief kan ook afhangen van het land waar de klant gevestigd is. Het tarief moet duidelijk op de factuur staan, samen met het btw-bedrag dat brekend is over de subtotale prijzen van de verkochte goederen of diensten.
Raadpleeg de website van de FOD Financiën om te weten welk btw-tarief je moet toepassen.
Maak verkoopfacturen met WeFact
Met software zoals WeFact wordt het opmaken van verkoopfacturen eenvoudiger. WeFact biedt gebruiksvriendelijke facturatiesoftware waarmee je snel professionele facturen kunt opstellen, compleet met alle nodige gegevens. Het laat je toe om facturen rechtstreeks naar klanten te sturen en houdt automatisch bij wanneer betalingen zijn ontvangen, wat je administratie vergemakkelijkt en fouten beperkt.
Benieuwd naar de mogelijkheden van WeFact? Vraag dan een gratis 30-daagse proefperiode aan!