Wat is een verzamelfactuur?

Als ondernemer wil je je administratie zo efficiënt mogelijk inrichten. Zeker als je regelmatig levert aan vaste klanten is het omslachtig om voor elke levering een aparte factuur te maken. Een handige oplossing is de verzamelfactuur. In deze blog leggen we je uit wat een verzamelfactuur is, wanneer je die gebruikt en hoe je er eenvoudig mee werkt.

Wat is een verzamelfactuur?

Een verzamelfactuur is één factuur waarop je meerdere leveringen of prestaties aan dezelfde klant bundelt. Je hoeft dus niet na elke afzonderlijke levering een aparte factuur te maken. In plaats daarvan factureer je bijvoorbeeld één keer per week of per maand. Dat maakt je administratie overzichtelijker en goedkoper.

Je zorgt er daarbij wel voor dat je de factuur tijdig aanmaakt. Lever je bijvoorbeeld goederen of diensten in maart, dan moet je daar uiterlijk midden april een factuur voor uitreiken. Zo blijf je netjes binnen de termijn die geldt voor het opmaken van facturen.

Wanneer gebruik je een verzamelfactuur?

Verzamelfacturen zijn vooral handig wanneer je:

• Regelmatig levert aan vaste klanten;
• Veel kleine leveringen of diensten uitvoert;
• De boekhouding van jezelf en je klant eenvoudiger wilt maken.

Denk aan een groothandel die dagelijks bestellingen uitlevert aan een winkel. Of een zelfstandige met meerdere klussen per week voor dezelfde opdrachtgever. Of een transportbedrijf dat wekelijks diensten verricht voor een klant. Door te werken met een verzamelfactuur voorkom je onnodig veel losse transacties, boekingen en bankafschriften.

Voorbeeld van een verzamelfactuur

Stel, je levert in de maand juli meerdere keren producten aan klant X. In plaats van zes aparte facturen maak je op 31 juli één overzichtelijke verzamelfactuur:

Totaal excl. btw: € 450,00
Totaal btw: € 94,50
Totaal te betalen: € 544,50

Je klant betaalt in één keer het totaalbedrag. Jij hoeft slechts één factuur te verwerken in je boekhouding.

Je mag op zo’n factuur alle gegevens van de leveringen opnemen, maar je kunt ook verwijzen naar bijbehorende leveringsbonnen, zolang die voldoende duidelijk maken wat er geleverd is.

Wat moet er op een verzamelfactuur staan?

Een verzamelfactuur moet voldoen aan dezelfde eisen als een gewone factuur. Denk aan:

• Je bedrijfsnaam en btw-nummer
• Gegevens van de klant
• Factuurnummer en factuurdatum
• Datum van levering of periode waarop de verrichtingen betrekking hebben
• Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Aantal, prijs, btw en totaalbedragen
• Verwijzing naar leveringsbonnen (als je daar gebruik van maakt)

Op die manier blijft je administratie correct en volledig.

Wat zijn de voordelen van een verzamelfactuur?

Tijdsbesparing

Minder facturen betekent minder administratie. Voor jou en je klant. Dit bespaart tijd bij het aanmaken, verzenden, verwerken en opvolgen van facturen.

Lagere kosten

Door het bundelen van facturen beperk je het aantal banktransacties en boekingen. Dat scheelt kosten als je per transactie betaalt of werkt met een boekhouder.

Minder kans op fouten

Door alles op één overzichtelijke factuur te plaatsen verklein je de kans dat je iets vergeet of dubbel factureert.

Zijn er ook nadelen?

Een mogelijk nadeel is dat je cashflow iets trager op gang komt. Omdat je pas op het einde van een periode factureert ontvang je ook later je geld. In situaties waarin je klant niet op tijd betaalt kan dat nadelig zijn. Maak daarom goede afspraken over betalingstermijnen.

Verzamelfacturen maken met WeFact

Met ons facturatieprogramma kun je eenvoudig verzamelfacturen opstellen. Je groepeert leveringen of conceptfacturen per klant en stelt daaruit één overzichtelijke factuur op. De btw wordt automatisch correct berekend. Je blijft netjes binnen de termijn voor facturatie en je administratie blijft overzichtelijk.

Dankzij automatische functies en een helder factuuroverzicht ben je verzekerd van correcte, professionele facturen. Bovendien kun je instellen wanneer verzamelfacturen worden aangemaakt en verzonden. Zo werk je efficiënter en hou je grip op je administratie.