Heb je als ondernemer te maken met contante betalingen? Dan ben je verplicht om een kasboek bij te houden. In dit artikel leggen we uit wat een kasboek is, waarom het belangrijk is en hoe je een kasboek moet bijhouden.
Wat is een kasboek?
Een kasboek is een onderdeel van de boekhouding waarin je alle contante transacties noteert. Het biedt inzicht in de dagelijkse geldstromen binnen je onderneming. Ondernemingen die met contante betalingen werken, zijn verplicht een kasboek bij te houden om hun administratie op orde te hebben.
Waarom moet je een kasboek bijhouden?
Het bijhouden van een kasboek is om meerdere redenen belangrijk:
- Inzicht in financiën: Het geeft een duidelijk overzicht van de herkomst en besteding van contant geld.
- Bewuste keuzes: Door het overzicht van je inkomsten en uitgaven kun je betere financiële beslissingen nemen en kosten besparen.
- Wettelijke verplichting: Als ondernemer ben je verplicht om contante betalingen te registreren als onderdeel van de online administratie.
Hoe houd je een kasboek bij?
Als je regelmatig contante betalingen ontvangt, bijvoorbeeld in een winkel, kan het aantal transacties snel oplopen. Daarom is het belangrijk om je kasboek op de juiste manier bij te houden. Dit kan zowel op papier als digitaal, waarbij de FOD Financiën beide vormen accepteert.
In een kasboek noteer je enkel contante betalingen, geen banktransacties of betalingen waarvoor een factuur is opgemaakt. De gegevens die je chronologisch in het kasboek moet opnemen zijn:
- Datum van de transactie
- Omschrijving van het product of de dienst
- Bedrag
- Btw-bedrag (indien van toepassing)
Tips voor het bijhouden van een kasboek
Het kan een uitdaging zijn om een kasboek overzichtelijk te houden als je veel contante transacties hebt. Hier zijn enkele tips om je te helpen:
- Bonnetjes bewaren: Zorg ervoor dat je alle kassabonnen bewaart en ze op datum sorteert.
- Bonnen nummeren: Nummer de kassabonnen doorlopend en vermeld dit nummer in je kasboek voor een betere administratie.
- Digitaal kasboek: Gebruik een digitaal kasboek, bijvoorbeeld in Excel of een speciale app, om je kasboek eenvoudiger en overzichtelijker te houden.
- Bewaartermijn: Het is wettelijk verplicht om het kasboek en de bijbehorende bonnetjes minstens 7 jaar te bewaren.
Voorbeeld van een kasboek
Je kasboek kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
