Voor- en nadelen van werken met een forfaitaire boekhouding

Als zelfstandige in hoofd- of bijberoep moet je een boekhouding voeren. Er zijn verschillende boekhoudvormen mogelijk, waaronder de forfaitaire boekhouding. Die komt vooral voor in sectoren zoals de horeca, ambulante handel of taxi’s. Maar wat houdt zo’n boekhouding precies in én is het ook voor jou interessant? In deze blog overlopen we de voordelen en nadelen van een forfaitaire boekhouding, zodat je beter kan inschatten of dit systeem past bij jouw zaak.

Wat is een forfaitaire boekhouding?

Een forfaitaire boekhouding houdt in dat je belastingen niet worden berekend op je werkelijke inkomsten en uitgaven, maar op een vast forfait: een soort raming die door de overheid wordt bepaald. Dit forfait is gebaseerd op parameters zoals je activiteit, regio, omzet, verbruik of aankoopfacturen.

Houd er rekening mee dat je niet zomaar kan kiezen voor dit systeem. Enkel bepaalde beroepscategorieën komen ervoor in aanmerking, en je moet voldoen aan specifieke voorwaarden van de fiscus.

Voordelen van een forfaitaire boekhouding

Kies je voor een forfaitaire boekhouding, dan brengt dat op administratief vlak heel wat gemak met zich mee. Vooral wie weinig kosten maakt of een eenvoudige werking heeft, kan hier voordeel uithalen. We sommen de belangrijkste pluspunten voor je op:

1. Minder administratief werk

Een van de grootste troeven is dat je geen volledige dubbele financiële administratie hoeft te voeren. Voor veel zelfstandigen betekent dit een aanzienlijke tijdswinst: je hoeft minder documenten bij te houden en minder boekhoudkundige verrichtingen uit te voeren. Denk aan dagontvangsten, enkele aankoopbewijzen en jaarlijkse fiches. Zo blijft je administratie overzichtelijk, zonder dat je fiscale verplichtingen in het gedrang komen.

2. Lagere boekhoudkosten

Omdat de boekhouding eenvoudiger is, heb je vaak minder nood aan intensieve begeleiding door een boekhouder. In sommige gevallen kun je zelfs bepaalde zaken zelf afhandelen. Dat vertaalt zich in lagere kosten voor fiscale ondersteuning, zeker als je een klein bedrijf hebt of als starter nog wat budgetbewust moet ondernemen.

3. Voorspelbare belastingbasis

Je belastingen worden berekend op een vastgelegd forfait, bepaald door de fiscus op basis van je activiteit en enkele parameters. Hierdoor weet je vooraf ongeveer welk bedrag je aan belastingen zult moeten betalen. Dit biedt gemoedsrust en maakt het makkelijker om op voorhand financiële plannen te maken of reserveringen aan te leggen.

4. Interessant bij lage winstmarges

Werk je met producten of diensten waarbij je marge beperkt is, of draai je nog niet veel omzet? Dan kan het zijn dat het forfaitair bedrag waarop je belast wordt, lager ligt dan je werkelijke kosten. In dat geval betaal je minder belastingen dan onder een klassiek boekhoudsysteem. Uiteraard is dit afhankelijk van je situatie, maar in sommige gevallen speelt het forfaitair stelsel fiscaal in je voordeel.

Nadelen van een forfaitaire boekhouding

Hoewel de eenvoud van een forfaitair stelsel aantrekkelijk lijkt, brengt het ook beperkingen met zich mee. Zeker als je onderneming groeit of je veel kosten maakt, kunnen die nadelen zwaar doorwegen. Het is dus belangrijk om ook de keerzijde goed te begrijpen voor je een keuze maakt:

1. Geen aftrek van werkelijke kosten

In tegenstelling tot een gewone boekhouding kun je jouw werkelijke beroepskosten niet inbrengen. Heb je bijvoorbeeld hoge uitgaven voor materiaal, een bestelwagen, energie of investeringen in je zaak, dan verlies je hier fiscaal voordeel. Alles boven het forfaitaire bedrag telt gewoonweg niet mee, ook al zijn het perfect verantwoorde kosten.

2. Beperkt tot specifieke sectoren en voorwaarden

Je mag niet zomaar overstappen naar een forfaitaire regeling. Enkel bepaalde beroepen (zoals marktkramers, kappers, cafés of frituren) komen in aanmerking én je moet voldoen aan voorwaarden zoals een fysieke vestiging of het bijhouden van een dagontvangstenboek. Als je activiteit buiten die lijsten valt, is het forfaitair systeem sowieso geen optie.

3. Kans op hogere belastingdruk

Het forfait wordt op voorhand bepaald en houdt geen rekening met uitzonderlijk lage inkomsten of tijdelijke terugval. Heb je bijvoorbeeld een rustig jaar of werk je parttime, dan kan het zijn dat het forfaitaire bedrag hoger ligt dan je reële winst. In dat geval betaal je dus meer belastingen dan nodig.

4. Minder financieel inzicht

Omdat je geen gedetailleerde boekhouding voert, heb je minder zicht op je inkomsten, uitgaven en marges. Dat maakt het lastiger om bij te sturen, plannen te maken of inzichtelijke rapporten te genereren. Zeker als je wilt groeien of een lening aanvraagt, kan dat een struikelblok zijn.

Past een forfaitaire boekhouding bij jou?

Een forfaitair stelsel kan handig zijn als je een eenvoudig werkingsmodel hebt, weinig kosten maakt en binnen de juiste sector valt. Twijfel je? Bespreek dit dan met je boekhouder of accountant. Hij of zij kan inschatten of het systeem fiscaal interessant is in jouw geval.

Bij WeFact ondersteunen we elke vorm van zelfstandige boekhouding, forfaitair of niet. Je houdt makkelijk overzicht over je uitgaande facturen, ontvangsten en prestaties. En je exporteert alles vlot naar je boekhouder, ongeacht je statuut. Wil je het gemak van onze boekhoudsoftware ontdekken? Probeer WeFact dan 30 dagen gratis!