Als ondernemer kom je vaak in aanraking met verschillende vormen van (online) administratie, waaronder het beheren van klantgegevens, beter bekend als CRM (Customer Relationship Management). Het verzamelen van klantinformatie is niet alleen belangrijk voor facturatie en het leveren van producten of diensten, maar ook voor marketing en klantenservice. Hieronder lees je meer over klantenadministratie en hoe je deze efficiënt kunt bijhouden.
Wat is klantenadministratie?
Klantenadministratie houdt in dat je alle gegevens en interacties van je klanten beheert en bijhoudt. Dit omvat persoonlijke gegevens, aankoopgeschiedenis, klachten, verzoeken en contactmomenten. Een goed klantenbestand kan helpen om klantrelaties te verbeteren, gerichte marketingcampagnes op te zetten en de algemene bedrijfsprestaties te optimaliseren.
Hoe maak je een online klantenbestand?
Een klantenbestand bevat doorgaans persoonsgegevens, betalingsinformatie en klantnummers. Vanwege privacywetgeving, zoals de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), moet je toestemming vragen aan klanten om hun gegevens te mogen opslaan. Je moet klanten duidelijk informeren over hoe hun gegevens worden gebruikt en ervoor zorgen dat de data veilig wordt bewaard en alleen toegankelijk is voor bevoegden.
Automatisch of handmatig via Excel?
- Klein klantenbestand: Als je een kleine groep klanten beheert, bijvoorbeeld als zelfstandige, kun je overwegen om je klantenbestand handmatig in Excel bij te houden. Het voordeel hiervan is dat je veel flexibiliteit hebt en het overzicht relatief eenvoudig kunt behouden.
- Groot klantenbestand: Voor grotere bedrijven, zoals mkb’s, wordt het bijhouden van klantgegevens in Excel lastiger. Het overzicht kan snel verloren gaan, het risico op fouten neemt toe en oude gegevens handmatig verwijderen kost veel tijd. Bovendien moet je voldoen aan de AVG-regels, wat betekent dat je verouderde data regelmatig moet wissen.
Software voor klantenadministratie
Als je veel klanten bedient, is investeren in CRM-software een logische keuze. Met een CRM-systeem worden klantgegevens centraal opgeslagen, en wijzigingen worden automatisch doorgevoerd. Daarnaast kan CRM-software extra informatie toevoegen over het gedrag van klanten, bijvoorbeeld hun online interacties, wat handig is voor gerichte marketing.
Voordelen van software voor klantenadministratie
- Centraal beheer: Alle klantgegevens zijn op één centrale plek beschikbaar.
- Geschiedenis bijhouden: Je kunt eenvoudig terugzien wat voor contact er met een klant is geweest, wat helpt bij het bieden van consistente klantenservice.
- Marketingmogelijkheden: CRM-systemen kunnen klantgegevens analyseren en gebruiken voor doelgerichte marketingcampagnes.
Klantenadministratie bijhouden met WeFact
In WeFact kun je debiteuren en crediteuren beheren. Dit betekent dat je alle klantgegevens, zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer, kunt toevoegen en automatisch opslaan wanneer je een factuur maakt. Ook is het mogelijk om gebruik te maken van de speciale CRM-module in WeFact. Hierdoor kan je gemakkelijk taken aanmaken en kun je interacties van klanten noteren.