Hoe geef je maaltijd- en ecocheques aan je werknemers?

Als werkgever ben je voortdurend op zoek naar manieren om je werknemers te belonen, zonder dat je loonkosten de pan uit swingen. Maaltijdcheques en ecocheques zijn daar een populair en fiscaal interessant hulpmiddel voor. Ze zijn niet alleen aantrekkelijk voor werknemers, maar ook voordelig voor jou als werkgever! In deze blog lees je hoe maaltijdcheques en ecocheques precies werken, wat het verschil is tussen beide, en waarop je moet letten als je ze wil toekennen.

Maaltijdcheques, wat zijn dat?

Maaltijdcheques zijn een extralegaal voordeel waarmee werknemers eten of kant-en-klare maaltijden kunnen kopen bij supermarkten, bakkers, slagers of horecazaken. Ze worden vaak gezien als een vorm van ‘nettoloon’, omdat ze volledig vrijgesteld zijn van belastingen en RSZ-bijdragen (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid). Dit geldt zowel voor de werknemer als voor de werkgever.

Wat zijn ecocheques?

Ecocheques zijn een ander type extralegaal voordeel, bedoeld voor de aankoop van ecologisch verantwoorde producten of diensten. Denk aan energiezuinige toestellen, openbaar vervoer, ledlampen, fietsen of isolatiemateriaal. Ze worden doorgaans één keer per jaar toegekend en zijn net als maaltijdcheques volledig vrijgesteld van belastingen en sociale bijdragen.

Wat zijn de spelregels voor maaltijd- en ecocheques?

Zowel maaltijdcheques als ecocheques volgen een strikt wettelijk kader. Dat betekent dat je als werkgever niet zomaar een bedrag kiest of willekeurig beslist wie ze ontvangt. Je moet rekening houden met maximumwaarden, verdeelsleutels tussen werkgever en werknemer, en enkele praktische spelregels rond toekenning en gebruik. We leggen hieronder uit hoe dat precies in zijn werk gaat voor maaltijdcheques:

• Werkgever: maximum €6,91 per cheque.
• Werknemer: minimum €1,09 per cheque (ingehouden op het nettoloon).

Je mag dus enkel maaltijdcheques toekennen voor effectief gewerkte dagen (geen ziektedagen, vakanties of feestdagen). De cheques worden tegenwoordig uitsluitend elektronisch toegekend via platforms zoals Sodexo, Edenred of Monizze.

Hoeveel mag je toekennen per werknemer?

Er bestaan duidelijke wettelijke grenzen voor de waarde van maaltijd- en ecocheques. Als werkgever ben je verplicht je aan die maximale bedragen te houden, ongeacht het aantal werknemers:

• Maaltijdcheques: maximaal 1 cheque per gewerkte dag, met een waarde tot €8.
• Ecocheques: maximum €250 per jaar per werknemer.

Je bent niet verplicht om de cheques toe te kennen, maar als je dat doet, moet het gelijk voor iedereen gelden binnen dezelfde categorie werknemers. Denk hierbij aan voltijdse of deeltijdse werknemers.

Alle voordelen voor jou als werkgever

Naast het voordeel voor je werknemers, leveren maaltijd- en ecocheques ook voor jou als werkgever interessante troeven op. Zo bieden ze ruimte om extra te belonen zonder dat je brutoloon moet verhogen. Hieronder zetten we graag alle voordelen op een rij:

1. Geen RSZ of belastingen op het bedrag dat je toekent.
2. Hoger netto voordeel voor de werknemer zonder dat je brutoloon moet verhogen.
3. Motiverend extralegaal voordeel dat mee kan helpen om personeel aan te trekken of te behouden.
4. Flexibele invoering, want je kiest zelf de waarde en de frequentie (binnen de wettelijke limieten). 

Belangrijk om rekening mee te houden bij de invoering

Hoewel maaltijd- en ecocheques aantrekkelijk zijn als extralegaal voordeel, zijn er ook een aantal regels en aandachtspunten waarmee je rekening moet houden als werkgever. De toekenning is namelijk gebonden aan wettelijke voorwaarden én administratieve verplichtingen:

1. Verplichte vermelding in het arbeidsreglement

Je mag maaltijd- of ecocheques niet zomaar toekennen zonder enige vorm van documentatie. De toekenning moet expliciet vermeld worden in het arbeidsreglement of in een schriftelijke bijlage bij het arbeidscontract van de werknemer. Zo vermijd je discussies en voldoe je aan de sociaalrechtelijke verplichtingen.

2. Geldigheidsduur en gebruik

Zowel maaltijd- als ecocheques hebben een beperkte geldigheidsduur. Maaltijdcheques zijn doorgaans 12 maanden geldig, ecocheques 24 maanden. Na die periode vervallen ze automatisch. Werknemers moeten dus goed weten waar en wanneer ze de cheques kunnen gebruiken.

3. Uitgifte via erkende leverancier

Je bent als werkgever verplicht om samen te werken met een erkende uitgever zoals Sodexo, Edenred of Monizze. De cheques worden elektronisch toegekend op een persoonlijke kaart per werknemer. Houd ook rekening met jaarlijkse beheerskosten, die per aanbieder kunnen verschillen.

4. Gelijke behandeling van werknemers

Je moet de cheques toekennen aan alle werknemers binnen eenzelfde categorie. Je mag bijvoorbeeld niet alleen voltijdse werknemers maaltijdcheques geven en deeltijdsen niet, tenzij het verschil objectief gerechtvaardigd is en correct pro rata wordt toegepast.

5. Geen vervanging van loon

Je mag maaltijd- of ecocheques niet invoeren als vervanging van een bestaand brutoloon of andere looncomponent. Ze mogen enkel als bijkomend voordeel toegekend worden, anders verlies je de fiscale vrijstelling en kunnen er sociale bijdragen verschuldigd zijn.

Hoe verwerk je maaltijd- en ecocheques in je administratie?

Maaltijd- en ecocheques worden niet beschouwd als loon, dus je hoeft ze niet op te nemen in de loonfiche van je werknemer. De werkgeversbijdrage moet je wél correct verwerken in je online administratie als bedrijfskost.