Als je zowel klant als leverancier bent voor een andere partij, kan het handig zijn om facturen met elkaar te verrekenen. Maar is dat zomaar toegestaan? In deze blog leggen we uit wat factuurverrekening is, aan welke voorwaarden je moet voldoen en hoe je dit correct afhandelt.
Waarom facturen verrekenen?
Factuurverrekening betekent simpelweg dat je openstaande vorderingen en schulden tussen twee partijen tegen elkaar wegstreept. Dit kan interessant zijn als:
- Je producten levert aan een klant, maar tegelijk diensten afneemt van diezelfde klant.
- Je minder administratie wilt door minder betalingen te verwerken.
- Je een gezonde cashflow wilt behouden door sneller schulden af te lossen.
Door facturen te verrekenen, bespaar je tijd en zorg je voor meer overzicht in je financiële administratie. Maar er zijn strikte regels waaraan je moet voldoen.
De voorwaarden voor factuurverrekening
Je kan niet zomaar elke factuur verrekenen. Er gelden specifieke regels voor schuldcompensatie:
- Wederkerige schuldverhouding
Beide partijen moeten zowel schuldeiser als schuldenaar van elkaar zijn. Dit betekent dat jij een openstaande factuur hebt bij de andere partij én zij bij jou. - Dezelfde juridische entiteiten
De schuld moet bestaan tussen dezelfde juridische entiteiten. Bijvoorbeeld: een eenmanszaak kan alleen verrekenen met een andere eenmanszaak of privépersoon. Je kan niet zomaar facturen verrekenen tussen een eenmanszaak en een dochteronderneming van de andere partij. - Opeisbaarheid van de schuld
Beide vorderingen moeten opeisbaar zijn. Dit betekent dat de facturen geldig en correct opgemaakt zijn én dat er geen discussie over het verschuldigde bedrag of de betalingstermijn is. - Geen beslag of pandrecht
Facturen waarop een beslag is gelegd of als onderpand gebruikt zijn, kunnen niet worden verrekend.
Hoe verreken je facturen correct?
Wil je facturen met elkaar verrekenen? Volg dan deze stappen:
- Overzicht maken van openstaande facturen
Controleer welke facturen in aanmerking komen voor verrekening en zorg dat ze voldoen aan de wettelijke voorwaarden. - Afstemming met de andere partij
Spreek af met de andere partij dat je facturen wilt verrekenen en bevestig dit schriftelijk (bv. via e-mail of een document met beide handtekeningen). - Administratieve verwerking
Bereken het saldo tussen de facturen. Is het totaal gelijk? Dan vervallen beide facturen. Is er een restsaldo? Dan betaalt één partij het resterende bedrag. - Correcte boekhoudkundige registratie
Registreer de verrekening correct in je boekhouding zodat er geen verwarring ontstaat bij een controle.
Mag je nog facturen verrekenen bij een faillissement?
Bij een faillissement gelden andere regels voor verrekening. In sommige gevallen kan het nog, maar enkel onder strikte voorwaarden:
- De schuldverhouding moet al vóór het faillissement hebben bestaan.
- Beide facturen moeten aan alle wettelijke voorwaarden voldoen.
- De rechtbank kan beslissen of verrekening wordt toegestaan.
Bij faillissement is het altijd verstandig om juridisch advies in te winnen voordat je facturen probeert te verrekenen.