Zakendoen over de grens brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. Eén van die uitdagingen is het opstellen van een offerte in het Engels. Of je nu zaken doet met klanten binnen of buiten de Europese Unie, het is van groot belang dat jouw offerte duidelijk, professioneel en juridisch correct is. In deze blog leggen we stap voor stap uit hoe je een Engelse offerte opstelt, waar je op moet letten met betrekking tot de btw en welke woorden en zinnen vaak gebruikt worden op een Engelstalige offerte. Ook geven we je een voorbeeld van een Engelse offerte zodat je meteen aan de slag kunt.
Hoe maak je een Engelse offerte?
Een Engelse offerte, oftewel een “quote” of “sales quotation”, is in principe hetzelfde als een Belgische offerte. Het verschil is dat een Engelse offerte extra aandacht vereist voor taalgebruik en de juiste vertalingen van vaktermen. Hier zijn de stappen die je moet volgen bij het maken van een Engelse offerte:
- Kies de juiste termen: Gebruik duidelijke en correcte Engelse termen om misverstanden te voorkomen. Een offerte in het Engels wordt vaak aangeduid als een “quote”. Andere synoniemen zijn “quotation”, “price quote”, “offer” of “estimate”.
- Structuur en inhoud: Zorg ervoor dat jouw offerte dezelfde basisstructuur volgt als een Belgische offerte:
– Offertenummer: Bijvoorbeeld “Quote number”.
– Datum: Vermeld de datum van uitgifte als “Quote date”.
– Bedrijfsgegevens: Vermeld jouw bedrijfsnaam, adres, contactgegevens en eventuele registratiegegevens.
– Klantgegevens: Vermeld de naam, het adres en de contactpersoon van de klant.
– Beschrijving van diensten of producten: Een gedetailleerde beschrijving van wat je aanbiedt.
– Prijs: Vermeld de totale prijs inclusief of exclusief btw, afhankelijk van de situatie.
– Betalingsvoorwaarden: Duidelijke instructies over hoe en wanneer de betaling moet worden gedaan.
– Levertijd: De verwachte leverdatum of levertijd.
– Geldigheidsduur van de offerte: Hoe lang de offerte geldig is.
– Bijlagen: Indien van toepassing, voeg aanvullende documenten toe zoals productinformatie of algemene voorwaarden. - Pas het taalgebruik aan: Schrijf in begrijpelijk Engels en vermijd jargon dat de klant mogelijk niet begrijpt. Controleer of de vertaling overeenkomt met de boodschap die je in het Nederlands zou overbrengen.
- Personaliseer de offerte: Voeg een persoonlijke noot toe, zoals een inleidende paragraaf waarin je de klant bedankt voor hun interesse en kort uitlegt wat je aanbiedt.
Btw op een buitenlandse offerte
Bij het opstellen van een offerte voor een klant in het buitenland moet je rekening houden met enkele extra vereisten, afhankelijk van de locatie van de klant en of het een particulier of een onderneming betreft. Hieronder vind je de regels voor het vermelden van btw op buitenlandse offertes.
Particulieren binnen de EU
Wanneer je een offerte maak voor een particulier binnen de EU, hoef je geen extra eisen in acht te nemen. Je hanteert simpelweg het Belgische btw-tarief, zoals je dat ook voor klanten binnen België zou doen.
Ondernemingen binnen de EU
Voor offertes aan ondernemingen binnen de EU geldt de btw-verleggingsregeling. Dit betekent dat je geen btw in rekening brengt op de offerte, maar dat de klant zelf de btw moet afdragen in het eigen land. Het is belangrijk om duidelijk op de offerte te vermelden dat de btw is verlegd, bijvoorbeeld door de term “VAT Reverse Charge” te gebruiken.
Particulieren of ondernemingen buiten de EU
Wanneer je goederen levert aan klanten buiten de EU, pas je een btw-tarief van 0% toe op de offerte. Voor diensten die je levert aan klanten buiten de EU, kunnen de regels verschillen. In dit geval is het belangrijk om de specifieke offerte-eisen voor het betreffende land te raadplegen.
Door deze regels correct toe te passen, zorg je ervoor dat jouw offerte voldoet aan de internationale btw-regelgeving en voorkom je onnodige complicaties bij het zakendoen over de grens.
Veelgebruikte woorden en zinnen op een Engelstalige offerte
Het correct vertalen van veelgebruikte termen en zinnen op een offerte is essentieel om professionaliteit uit te stralen. Hier zijn enkele vertalingen van veelvoorkomende woorden en zinnen in Engelstalige offertes.
| Offertedatum | Quote Date |
| Offertenummer | Quote number, Quotation No. |
| T.a.v. | Attn. (Attention) |
| Geaccepteerd door | Accepted by |
| Handtekening | Signature |
| Een vrijblijvende offerte aanvragen | Request a no-obligation quote |
| Bijgaand treft u de offerte aan | Enclosed you will find the offer |
| Offerte in de bijlage | Quote in the attachment |
| Alle informatie in deze offerte is geldig voor de komende 30 dagen | All information contained within this quote is valid for the next 30 days |
Het gebruik van deze termen zal helpen om jouw offerte duidelijk en professioneel te maken voor jouw Engelstalige klanten.
Voorbeelden van offertes in het Engels
Het is altijd handig om een goed voorbeeld te hebben als referentie bij het opstellen van een offerte. Een standaardvoorbeeld van een Engelse offerte kan er als volgt uitzien:
Engelse offerte maken met WeFact
Het opstellen van een Engelse offerte hoeft niet moeilijk te zijn als je de juiste tools gebruikt. Met WeFact, een gebruiksvriendelijk facturatieprogramma, kun je eenvoudig professionele offertes in het Engels opstellen. WeFact biedt sjablonen aan die je kunt aanpassen en de mogelijkheid om offertes met één klik om te zetten in facturen.
WeFact zorgt ervoor dat jouw offertes voldoen aan alle wettelijke eisen en dat ze er altijd professioneel uitzien. Dit helpt niet alleen bij het binnenhalen van internationale opdrachten, maar bespaart je ook tijd en verminderd de administratieve last. Ervaar zelf het gemak en vraag nu een 30 daagse gratis proefperiode aan.