De jaarafsluiting van je boekhouding: volledige checklist

Aan het einde van het jaar is het tijd om je boekhouding op orde te brengen en alles af te sluiten voor een frisse start in het nieuwe boekjaar. Hoewel de jaarafsluiting soms overweldigend kan lijken, wordt het met een goede checklist een overzichtelijk proces. In deze blog nemen we je stap voor stap mee door de belangrijkste punten.

Wat is een jaarafsluiting?

De jaarafsluiting is het proces waarbij je de financiële administratie van een volledig jaar afsluit. Dit is een belangrijke stap voor elke ondernemer, want zo krijg je inzicht in je financiële prestaties, verplichtingen en de algemene gezondheid van je zaak. Een juiste jaarafsluiting zorgt ervoor dat je administratie volledig en up-to-date is voordat je aan een nieuw boekjaar begint. Bovendien is het in België verplicht om een sluitende administratie te hebben voor belasting- en controledoeleinden.

De checklist voor je jaarafsluiting

Om niets over het hoofd te zien, volg je deze stappen en streep je ze één voor één af.

1. Controleer de saldo’s en transacties van alle bankrekeningen

Vergelijk de saldi van je bankrekeningen in je administratie met de bankafschriften. Zorg ervoor dat alle transacties juist zijn verwerkt, inclusief betalingen en ontvangsten. Een automatische bankkoppeling in je facturatieprogramma kan dit proces vereenvoudigen en fouten helpen voorkomen.

2. Controleer de balans en winst- en verliesrekening

Neem je balans en winst- en verliesrekening door. Controleer of alle posten kloppen, zoals openstaande klanten en leveranciers. Fouten in deze cijfers kunnen gevolgen hebben voor je belastingaangifte en de berekening van je belastbare winst.

3. Controleer de btw-overzichten en betalingen

Zorg ervoor dat alle btw-aangiften juist zijn ingediend en betaald. Vergeet niet om eventuele btw-correcties voor privégebruik in rekening te brengen. In België is dit bijvoorbeeld van toepassing bij het gemengd gebruik van een bedrijfswagen of telefoon.

4. Controleer de inkomsten in je boekhouding

Bekijk of alle facturen juist zijn geboekt en betaald. Heb je nog openstaande facturen? Volg deze dan op tijd op en verstuur herinneringen indien nodig. Een facturatieprogramma of facturatie app kan hierbij handig zijn om herinneringen automatisch te versturen.

5. Controleer de uitgaven in je boekhouding

Zorg ervoor dat al je aankoopfacturen en ticketjes juist verwerkt zijn. Dit voorkomt onaangename verrassingen tijdens de belastingaangifte. In België is het belangrijk om voor elke aftrekbare kost een bewijsstuk te hebben, zoals een factuur of kassaticket.

6. Controleer je urenregistratie

Voor éénmanszaken is het belangrijk om een sluitende urenregistratie bij te houden, zeker als je werkt met premies of voordelen die afhangen van je werkuren. Dit geldt bijvoorbeeld voor subsidies of belastingvoordelen die gebaseerd zijn op een minimaal aantal werkuren.

Afsluiten van het boekjaar

Wanneer je alle punten op de checklist hebt afgewerkt, kun je het boekjaar officieel afsluiten:

  • Maak een back-up van je administratie: Zorg dat je een digitale en veilige kopie hebt van alle documenten.
  • Stel een samenvatting op: Dit omvat een balans, een winst- en verliesrekening en eventuele bijlagen die relevant zijn voor de belastingaangifte.
  • Overleg met je boekhouder: Bespreek de cijfers en eventuele onduidelijkheden. Een goede communicatie met je boekhouder kan fouten voorkomen en helpt je om optimaal gebruik te maken van belastingvoordelen.

Met deze checklist kun je je jaarafsluiting gestructureerd en vlot aanpakken. Een goed georganiseerde administratie vormt de basis voor een succesvol nieuw jaar.

Heb je hulp nodig bij je administratie? Probeer WeFact gratis en ontdek hoe je eenvoudig en efficiënt je administratie kunt beheren.