Het opmaken van facturen is een essentieel onderdeel van elk bedrijf, of je nu een kleine zelfstandige bent of een grotere onderneming runt. Voor veel ondernemers is Excel een handige tool om facturen te maken. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw facturen professioneel ogen en voldoen aan alle wettelijke eisen? In deze blog bespreken we hoe je facturen kunt maken in Excel, geven we een voorbeeld en delen we nuttige tips om je op weg te helpen.
Waarom Excel gebruiken voor het maken van facturen?
Excel is een handige tool die door veel ondernemers wordt gebruikt om hun administratie te beheren. Een van de grootste voordelen van Excel is de flexibiliteit. Je kunt een factuur helemaal naar wens aanpassen, van de lay-out tot de inhoud en opmaak. Bovendien biedt Excel talloze formules en functies waarmee je berekeningen automatisch kunt uitvoeren, wat veel tijd kan besparen.
Een ander belangrijk voordeel is dat je in Excel gemakkelijk een template kan maken dat je keer op keer kunt gebruiken. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat al jouw facturen consistent zijn. Voor ondernemers, die vaak te maken hebben met specifieke boekhoudkundige eisen, is dit een groot pluspunt. Excel biedt de mogelijkheid om facturen op maat te maken die voldoen aan de Belgische wetgeving.
Voorbeelden van facturen in Excel
Als je net begint met het maken van facturen in Excel, kan het handig zijn om met een sjabloon te werken. Hieronder zie je een voorbeeld van een professionele factuur die je eenvoudig kunt gebruiken in Excel:
Waar moet een factuur aan voldoen?
Om ervoor te zorgen dat jouw facturen voldoen aan de wettelijke eisen in België, is het belangrijk dat ze bepaalde informatie bevatten. Hier is een overzicht van wat er op een factuur moet staan:
- Het woord “factuur”: Dit is verplicht om duidelijk te maken dat het document een factuur betreft.
- De datum en het volgnummer van de factuur: Facturen moeten chronologisch en opeenvolgend genummerd zijn.
- Identiteit van jouw onderneming: Vermeld de naam, het adres van de zetel en het ondernemingsnummer of btw-nummer.
- Identiteit van de klant: Dit omvat de naam, het adres en indien van toepassing het btw-nummer van de klant.
- Het nummer van jouw bankrekening: Hierop moet de klant de betaling uitvoeren.
- Datum van het belastbaar feit: De datum waarop de levering van goederen of diensten heeft plaatsgevonden.
- Omschrijving van de geleverde goederen of diensten: Deze moet voldoende gedetailleerd zijn om alle gegevens en de aard van de handelingen vast te stellen.
- De prijs (inclusief en exclusief btw): Vermeld de prijs per handeling en splits dit op als er verschillende btw-tarieven van toepassing zijn.
- De verschuldigde btw: Vermeld het toepasselijke btw-percentage en splits dit op per handeling als er verschillende btw-tarieven van toepassing zijn.
- Verwijzing naar voorgaande facturen: Dit is nodig als er voor dezelfde handeling meerdere facturen of stukken worden opgemaakt.
- Algemene voorwaarden: Niet verplicht, maar het is aan te raden deze op de achterzijde van de factuur op te nemen.
In specifieke gevallen moeten de volgende bijzondere vermeldingen op de factuur staan:
- “Btw verlegd”: Als de btw verschuldigd is door de ontvanger vanwege verlegging van heffing.
- “Factuur uitgereikt door afnemer”: Dit is van toepassing in het geval van self-billing.
- “Vrijgesteld van btw op grond van artikel … btw-wetboek”: Deze vermelding is vereist als de handeling vrijgesteld is van btw. De wettelijke grondslag voor de btw-vrijstelling moet in detail worden beschreven, bijvoorbeeld bij toepassing van de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen.
- Bijzondere vermeldingen opgelegd door de wetgever: Dit geldt bijvoorbeeld bij de verkoop van kunstvoorwerpen, antiek, motorvoertuigen en tweedehandsgoederen.
Facturen maken met het facturatieprogramma WeFact
WeFact biedt ondernemers een krachtige oplossing voor hun administratie. Naast het eenvoudig maken van facturen, kun je met WeFact ook offertes opstellen, periodiek factureren voor abonnementen en inkoopfacturen verwerken. Het facturatieprogramma helpt je bovendien om jouw productvoorraad bij te houden, waardoor je altijd inzicht hebt in de voorraadstatus.
WeFact heeft ook verschillende integraties met boekhoudprogramma’s en banken. Hierdoor worden facturen en betalingen automatisch gesynchroniseerd en gematcht. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op fouten in jouw administratie.
Kortom, WeFact biedt een complete oplossing voor ondernemers die hun administratieve processen willen stroomlijnen en hun bedrijfsvoering efficiënter willen maken. Vraag nu een 30 daagse gratis proefperiode aan en ontdek zelf het gemak.